O software utilizado por uma equipe de projetos possui um papel fundamental para o desenvolvimento do trabalho pois é um dos fatores responsáveis por determinar a agilidade com que o projeto é encaminhado e também por aumentar ou reduzir os gastos operacionais da empresa. Portanto, escolher qual software adotar é algo muito importante e, quando surge a necessidade de mudar o software, é necessário que toda a equipe se adapte a esse novo sistema.

Para garantir um processo de transição tranquilo e sem conflitos, seguem abaixo algumas sugestões sobre como o gerente de Help Desk deve agir frente a esse cenário.
 

1. Procurar entender todas as funcionalidades do novo software

Antes de comunicar qualquer mudança, é essencial que o gestor dá área de atendimento compreenda quais são as funções do novo software e quais são os benefícios que elas poderão trazer para o dia a dia da equipe. Entre as questões que devem ser levadas em consideração, estão: “Ele conseguirá aumentar a produtividade?” e “Esse software é capaz de diminuir os custos ou economizar tempo?”. Caso as respostas sejam positivas, é hora de dar o próximo passo.
 

2. Estar preparado (a) para lidar com opiniões contrárias

Com a possível mudança do software utilizado pela empresa, é natural que alguns funcionários demonstrem incerteza e até mesmo opiniões adversas. Nesse caso, cabe ao gestor saber escutar a todos os lados e, com o conhecimento adquirido sobre as funcionalidades do novo software, explicar a sua equipe o por que dessa mudança e quais são as vantagens que serão obtidas com essa transição. Tendo a devida calma e paciência, tudo se acertará no momento certo.
 

3. Estabelecer um período de adaptação razoável

Após informar a equipe sobre a adoção de um novo software pela empresa, é importante que o gestor garanta aos seus funcionários que eles terão um período de adaptação justo e plausível para se ajustarem a esse novo sistema. Desse modo, a equipe se sentirá mais segura em relação a mudança e não apresentará tanta resistência à ela.

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