Os técnicos em Help Desk e atendimento ao cliente são profissionais de grande importância para as empresas, tendo em vista que esse setor exerce um papel essencial para a fidelização de clientes. Por lidarem diretamente com os consumidores, os técnicos que trabalham nessa área precisam estar se aperfeiçoando de forma constante para garantir que o nível do atendimento permaneça alto. Pensando nisso, a seguir estão algumas dicas sobre como esses profissionais podem se tornar ainda melhores no trabalho que exercem.

1) Manter a organização

Os funcionários da área de Help Desk precisam manter em um local de fácil acesso os registros dos atendimentos realizados, além das informações dos clientes e outros dados. Para isso, é fundamental manter o ambiente de trabalho organizado, tanto para que a rotina de tarefas funcione corretamente, como também para que toda a equipe consiga interagir de forma orgânica.

Atualmente, já existem sistemas desenvolvidos especialmente para auxiliar na organização da área corporativa do Help Desk, como é o caso do Acelerato. Além de ser completamente online e armazenar uma quantidade enorme de dados na nuvem, essa ferramenta otimiza o tempo da equipe de atendimento ao cliente e permite que os funcionários realizem mais de uma tarefa ao mesmo tempo, tudo isso sem comprometer o alto padrão de qualidade do atendimento.

2) Se acostumar a trabalhar em equipe

O atendimento ao cliente de uma empresa depende diretamente do quão bem integrada se encontra a equipe responsável pelo Help Desk. Por essa razão, os profissionais dessa área precisam se adaptar ao trabalho em equipe, compreendendo que em muitos casos, para que os clientes permaneçam satisfeitos, é necessário haver um esforço coletivo.

Apesar do trabalho em equipe parecer desafiador e às vezes complicado, os profissionais dispostos a aceitar esse desafio acabam se surpreendendo com a quantidade de informações que é possível aprender através do trabalho realizado em conjunto com outros profissionais.

3) Saber se expressar de forma simples e de fácil compreensão

Mesmo existindo vários termos técnicos em sua rotina de trabalho, os profissionais de Help Desk precisam treinar a forma como se expressam, com o intuito de evitar explicações muito técnicas. Para o fácil entendimento por parte dos clientes, é essencial saber se explicar de forma breve e orgânica, tendo em vista que os consumidores procuram a ajuda desse setor querendo soluções, e não para se sentirem ainda mais confusos em relação ao seu problema.

4) Dominar o sistema e os softwares com os quais trabalha

Por ser um cargo que exige multi-tasking com frequência, os técnicos de Help Desk precisam ter o domínio dos sistemas operacionais utilizados no atendimento, sendo esse um fator fundamental para que o trabalho seja realizado de forma rápida e eficiente. Nesse caso, é importante que a empresa invista na qualificação contínua da equipe e também na adoção de um sistema inteligente, fácil de usar e que possua uma ampla gama de funcionalidades.

5) Ter paciência e empatia

Para lidar bem com o público, nesse caso, os clientes da empresa, os técnicos em Service Desk precisam ter bastante paciência e empatia para tentar entender e se colocar na situação dos clientes. Muitas vezes, é preciso saber driblar as dificuldades e manter a postura, indo de acordo com os princípios e valores da corporação. Portanto, mesmo quando as situações parecerem difíceis de serem resolvidas, esses profissionais precisam saber se comunicar corretamente e garantir que todos os esforços estão sendo feitos em prol de ajudar os clientes.

6) Otimizar o tempo dos clientes

Quando se trata de um Help Desk, a ampla maioria dos clientes espera por soluções e respostas que sejam ao mesmo tempo claras e rápidas. Devido a complexidade de certos problemas, muitas vezes é preciso transferir os clientes para outros ramais ou mesmo para que outro membro da equipe resolva a pendência. Nesses casos, é fundamental que o técnico em atendimento informe previamente a situação daquele cliente, evitando que este tenha que explicar novamente o seu problema, algo que gera insatisfação e sensação de descaso aos clientes.

7) Não esquecer da importância do pós-atendimento

Em alguns casos, o técnico de Help Desk não deve apenas arquivar um atendimento bem-sucedido, e sim se organizar para conseguir checar posteriormente com o cliente se tudo deu certo e os problemas foram realmente solucionados. Ao fazer isso, o profissional demonstra aos clientes o quanto a empresa se preocupa com o seu bem-estar e satisfação, fatores essenciais para que um cliente volte a fazer negócio no local.

Ao adotar essas dicas a sua rotina de trabalho, os profissionais que trabalham no ramo de atendimento ao cliente terão a chance de perceber uma visível melhora de desempenho, além de otimizarem o seu tempo e poderem realizar as diversas tarefas do dia-a-dia de forma mais ordenada.

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Este post é um oferecimento de Acelerato – Sistema Online para colaboração, comunicação e produtividade.



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