Alcançar metas dentro do ambiente empresarial não é exatamente tarefa das mais fáceis. Com a aplicação da metodologia 5w2h esta missão pode tornar-se perfeitamente possível. Embora a sigla possa remeter a algo muito complicado, na verdade trata-se de uma prática bastante simples e norteadora.

Para que seu funcionamento seja efetivo, os profissionais envolvidos em determinado projeto devem responder à sete perguntas, que iniciam-se com as letras “w” e “h”, por tratarem-se de palavras da língua inglesa. Com a sequência de questionamentos respondidos, os gestores conseguem traçar os objetivos com maior clareza. Confira:

O que (What)?

Esta pergunta esclarece o que de fato se almeja realizar, podendo ser uma tarefa, um objetivo ou até mesmo uma meta. Como exemplos, pode-se citar o lançamento de determinado produto, pagamento de dívidas dentro do prazo, expandir franquias, aumentar a clientela, dentre outras atividades. É o início de todo o processo dentro do 5w2h.

Por que (Why)?

O profissional responsável pelo projeto deve traçar nessa fase quais os motivos que levam a determinada tarefa. A aplicação prática costuma tomar corpo quando desse questionamento, como por exemplo quando se objetiva pagar dívidas dentro do prazo estabelecido com o objetivo de não se pagar juros ou fazer com que a clientela aumente para que consequentemente haja um aumento da lucratividade final.

Onde (Where)?

Refere-se ao local em que a atividade terá sua efetiva aplicação na organização. Pode ser um departamento, filial ou até mesmo uma área externa à empresa. Para ilustrar tal ocasião, pode-se vislumbrar onde serão reduzidos custos, em qual região da cidade será aberta uma nova franquia, etc.

Quando (When)?

O tempo costuma ser símbolo de ganho de dinheiro quando bem administrado. Nessa fase ocorre justamente o objetivo de se adequar aos prazos. Deve-se atentar, entretanto, aos projetos em que há diversas atividades com períodos de entrega diferentes, algo que precisa ser respeitado para que a conclusão do projeto seja bem sucedida.

Quem (Who)?

Nessa fase, a empresa deve traçar que profissionais que estarão envolvidos no projeto. Além de se elencar quem participará da execução das atividades, as incumbências de cada colaborador também deverão estar bem claras para que haja maior fluidez na hora da ação.

Como (How)?

Quando se chega a esse nível do planejamento, é sinal de que as demais etapas já foram solucionadas, ao menos teoricamente. Como o plano se desenvolverá é uma das mais importantes fases do 5w2h e consequentemente do projeto. Um exemplo dessa fase é como algo poderá ser feito para que haja efetiva redução de custos de uma empresa.

Quanto (How much)?

Como não poderia deixar de ser, o dinheiro é a razão e a consequência de muitas ações instauradas nas companhias. Nesse caso trata-se da última fase dessa metodologia e diz respeito ao viés financeiro do projeto. É necessário que se atue com bastante discernimento, sempre adequando os planos à real situação financeira da organização. Se algo precisa ser feito mas esbarra em um dano ao caixa da empresa, por exemplo, trata-se de uma atitude que poderá prejudicá-la a longo prazo.

Desenvolvendo um planejamento com o 5w2h:

Tal metodologia costuma ser altamente indicada por especialistas em gestão empresarial dada a sua facilidade de aplicação dentro do ambiente corporativo. Para que os resultados comecem a surgir, um plano de ação deve ser elaborado.
De maneira bastante simplificada, o responsável pelo planejamento pode responder às sete perguntas de modo a realizar uma planilha simples, onde em uma coluna se farão os questionamentos e na outra as respectivas respostas.
Para as empresas que dispõem de mais recursos tecnológicos e desejam até mesmo de mais detalhes podem acrescentar mais campos à planilha ou inserir mais arquivos para que a execução do plano seja realizada.

Unindo a equipe:

Todas as empresas necessitam de capital humano para que todos os tipos de trabalho sejam de fato realizados. Com o 5w2h há a possibilidade de tornar a equipe unida. Para que isso aconteça, é importante delimitar o que cada colaborador irá fazer, além de informar todos os demais acerca do que será executado, ainda que alguns profissionais não estejam diretamente ligados a determinado projeto.

Recursos tecnológicos podem auxiliar nesse momento, como a ferramenta Acelerato que possibilita o gerenciamento online de projetos. O armazenamento em nuvem também permite o posterior compartilhamento com os colaboradores. O responsável por liderar o plano pode, entretanto, permitir por meio da tecnologia que apenas alguns profissionais editem o que foi publicado, ao passo que os demais terão os documentos apenas para visualização.

Integrando o 5w2h:

A metodologia pode ser perfeitamente combinada com outras formas de se gerir determinado negócio. Alguns gestores encontram no uso da tecnologia uma forma de aprimorar o desempenho das atividades desenvolvidas. Os mais variados setores também podem ser contemplados quando da utilização do 5w2h, uma vez que os questionamentos são bastante diversificados e abrangem uma extensa gama de respostas.



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