Gestão de projetos: conheça as principais falhas e saiba como evitá-las

Gerir projetos não é exatamente uma tarefa das mais fáceis. Isso decorre do fato de que o gestor deve ser bastante atento às várias etapas em que um determinado trabalho pode demandar. É comum, contudo, que o líder cometa alguns erros, ainda que acredite ter feito o melhor possível. Conheça as principais falhas e saiba como evitá-las:

1- Pouca clareza quanto aos objetivos desejados:

Em meio a um cotidiano de trabalho atribulado, trata-se de algo muito frequente nas empresas da atualidade, tornando-se bastante fácil que o profissional responsável pela gestão de projetos não consiga vislumbrar como determinada tarefa poderá render resultados positivos. Dessa maneira, o mais recomendado a se fazer é traçar um planejamento minucioso sobre cada etapa do processo antes de sua execução.

2- Falta de engajamento da equipe:

Ainda que o líder seja responsável pela tomada de decisões estratégicas, o sucesso de um projeto depende também dos demais colaboradores do grupo de trabalho. Com isso, mais que dar ordens, deve-se motivar os membros da equipe de modo que se empenhem com afinco até que os planos saiam como o esperado.

3- Ter dificuldade em saber delegar tarefas:

Concentrar todas as decisões para si é uma forma de demonstrar à equipe que não se confia em sua capacidade. Além de não se conseguir dar conta de finalizar todas as tarefas, quando não se delega atividades para os outros profissionais, perde-se muito tempo com preocupações que ocupam o lugar de decisões que poderiam ser cruciais à organização. Nesse caso, é importante que haja um desprendimento por parte do gestor que deve confiar mais nas habilidades do grupo que lidera.

4- Ultrapassar prazos estabelecidos:

Sabe-se que as pessoas podem atrasar, uma vez que imprevistos acabam acontecendo ao longo de suas vidas. O problema reside na reincidência desses atrasos, sobretudo quando a tarefa em questão envolve dinheiro. Dessa maneira, o gestor deve assumir uma postura mais incisiva no momento de esclarecer que deve-se fazer o possível para que todas as tarefas sejam cumpridas dentro do tempo estipulado.

5- Não saber impor limites quando necessário:

Sugestões devem ser sempre bem recebidas por quem se incumbe da gestão de projetos, mas as principais tomadas de decisão devem ser feitas pelo líder. Há diversas razões para que alguém esteja em uma posição de liderança, sendo o preparo profissional uma delas. Para tanto, no momento de vetar alguma tarefa ou qualquer outra coisa relacionada a determinado projeto, o responsável deve agir da forma que julgar melhor, ainda que seja recebido com certa desaprovação pelos demais.

6- Esquecer da política de contenção de gastos:

Grandes companhias costumam evitar que o dinheiro da organização escoe por meio de decisões equivocadas ou desnecessárias. Conter gastos é algo imprescindível, sobretudo no atual momento de crise econômica que o mundo atravessa. Deve-se, portanto, estudar a empresa de modo detalhado, de forma que se possa economizar também na execução dos projetos.

Dicas para otimizar a gestão de projetos:

1- Nunca deixe de aprender:

O mundo muda muito rapidamente, o que influencia nas formas como a gestão deve ser realizada. Para não ficar desatualizado quanto à realidade do mercado, o gestor precisa investir na busca constante por conhecimento. Engana-se, porém, quem acredita ser necessário possuir uma vultosa quantia para que se possa estudar, já que até mesmo é possível estar por dentro das novidades por meio de materiais gratuitos disponibilizados na internet.

2- Faça uso da tecnologia:

Com os lançamentos tecnológicos, muito pode ser feito pelo companhia onde se atua. O Sistema Acelerato, por exemplo, permite que sua utilização seja feita de qualquer lugar no momento em que se desejar, o que organiza e agiliza os processos, de modo a facilitar o trabalho do líder e de sua equipe.

3- Saiba ser flexível quando necessário:

Saber lidar com pessoas é algo que sempre estará presente na vida de quem trabalha com a liderança de alguma equipe. Para que o trabalho aconteça de maneira harmoniosa e satisfatória, é importante atentar para o fato de que cada um possui uma forma peculiar de realizar uma mesma tarefa. Querer imprimir um mesmo jeito de atuação para todos pode ser algo que atrapalhará no resultado final.

4- Reconheça os esforços empregados:

Ainda que o gestor adote uma linha mais rígida de administrar o trabalho que lhe foi designado, é necessário que ele saiba reconhecer quando alguém de sua equipe realizou uma tarefa com brilhantismo, pois isso servirá como estímulo para que os colaboradores continuem dando sempre o máximo de si.

5- Mensure os resultados obtidos:

A avaliação do obejtivos deve ser feita periodicamente, ou seja, antes mesmo da execução do projeto chegar ao fim. Com essa atitude é possível ter uma prévia de como está indo o trabalho planejado, de modo a ser possível que alguns ajustes sejam feitos para que o andamento do processo não comprometa a totalidade das tarefas.

6- Veja o projeto em sua totalidade:

O gestor precisa ter uma visão holística sobre cada etapa dos processos que lidera, pois com isso saberá reconhecer quando algo precisar ser modificado. Essa tarefa de observação poderá até mesmo ser realizada em etapas para que não se torne algo muito exaustivo, mas não deve nunca ser deixada de lado. Dessa forma, alguns riscos serão evitados, ao passo que os pontos positivos de determinado trabalho poderão ser potencializados.

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