Todo profissional de Gestão de Projetos deve ser capaz de gerir também pessoas, custos, riscos e tempo, ter noções das práticas adotadas pelo PMI e PMBOK e, de preferência, possuir Certificação PMP. Evidentemente, é uma área que demanda uma grande variedade de habilidades e competências, sem deixar de fora métodos e ferramentas inerentes à área. Conhecimentos em softwares e plataformas de gestão como o Microsoft Project, Trello e Asana são fortemente recomendados, além de informações sobre as metodologias mais utilizadas como PDCA, 5W2H e, mais recentemente o Scrum, que vem tendo uma grande expansão.
O Scrum é uma metodologia ágil que foi inicialmente concebida para ser aplicada em gestão de desenvolvimento de software, e utilizada quase exclusivamente por profissionais de Tecnologia da Informação. Devido à grande capacidade de adaptação e aplicação desta metodologia, seu uso é cada vez mais difundido e presente na gestão de projetos. Há termos específicos listados a seguir, que denotam o funcionamento geral do Scrum:

  • Product Owner: responsável por definir e repassar as funcionalidades requeridas no projeto, bem como suas especificações. Seu foco é “O que fazer”. Deve ser uma pessoa de grande capacidade de expressão e clareza de ideias, além de conhecer o negócio profundamente;
  • Scrum Master: aquele que muitas vezes atua como coach, liderando a equipe, verificando o andamento do projeto, os prazos e recursos disponíveis. Seu foco é “Como fazer”. É recomendável ser uma pessoa com grande capacidade técnica e de proteção da equipe contra interferências;
  • Scrum Team: a equipe de desenvolvimento. Geralmente, a metodologia Scrum utiliza equipes pequenas, de 4 a 9 integrantes, onde cada um deles deve ser capaz de executar tarefas relacionadas ao projeto, em diferentes etapas. O time deve ser auto-gerenciável e comprometido com prazos e metas;
  • Product Backlog: é o montante total do que deve ser entregue ao final do projeto, ou seja, todas as funcionalidades e requisitos previamente descritos;
  • Sprint Backlog: é a divisão ou repartição do Product Backlog em partes menores, a serem entregues uma a uma ou em bloco. É recomendável que a Sprint tenha curta duração e seja de fácil mensuração;
  • User Stories: as “estórias de usuário, ou seja, as especificações do próprio cliente ou usuário final do projeto a ser implementado. Sua característica principal é responder às questões “Quem?”, “O quê?” e “Com que finalidade?”. Das User Stories originam-se as Sprint Backlogs;
  • Daily Scrum: reuniões rápidas e diárias onde são repassadas as tarefas a serem executadas e entregues pela(s) equipe(s) e verifica-se o andamento do processo no dia anterior;

Adentrando um pouco mais nesta metodologia ágil, uma prática vem se destacando por aumentar a produtividade da equipe e a gerência de tempo e riscos. É chamada de DEEP Backlog, e caracteriza-se por adequar o Product Backlog a uma modalidade mais ágil. DEEP é uma sigla para Detailed Appropriately, Estimated, Emergent and Prioritized. Todos estão descritos abaixo:
Detailed Appropriately: o Product Backlog deve estar detalhado o suficiente. A ausência de detalhes provoca falhas no entendimento e na execução, já o excesso causa perda de tempo em tarefas sem necessidade ou importância prática. As User Stories devem estar “granulares”, ou seja, curtas e de fácil entendimento por parte da equipe de desenvolvimento. Também faz-se necessário aplicar testes de validação ou aceitação para as Sprints, de modo a ter maior controle sobre a funcionalidade entregue.
Estimated: é uma boa prática adotar a utilização de estimativas ao longo do projeto. Por exemplo, estimar a média de User Stories que são entregues em cada Sprint Backlog ajuda a mensurar o tempo da Sprint e a torna mais precisa. Deve-se observar se estas estimativas encontram-se todas em uma mesma unidade de medida, seja dias, horas, minutos ou story points.
Emergent: o Product Backlog que está sendo adequado ao modelo DEEP deve ter a capacidade de ser emergente e ser constantemente atualizado, de modo a acrescentar User Stories pertinentes e a remover as que não têm mais importância ou sentido.
Prioritized: Por fim, o Backlog deve ser priorizado, de maneira a organizar as User Stories em valor decrescente de importância e execução. As mais importantes vêm primeiro. Isto auxilia na entrega final e na observação de resultados por parte do Scrum Team.
Para fazer um uso eficiente da metodologia Scrum abordando o DEEP Backlog, é fundamental que o Product Owner seja organizado e tenha visão de negócio, contando com uma equipe ágil e bem gerida por um Scrum Master com autoridade e capacidade de motivação. A metodologia, quando bem aplicada e enraizada pela equipe toda, traz resultados impactantes a toda organização.
No mercado, há ferramentas capazes de auxiliar e facilitar muito a gestão de metodologias ágeis. Uma solução mais completa e intuitiva é o Acelerato, que traz um retorno maior em menos tempo. Devido à sua grande quantidade de funcionalidades embutidas, o sistema Acelerato torna a gestão prática e eficaz. Através dele, é possível realizar o trabalho simultaneamente em equipe, organizar listas de tarefas, prioridades, bloqueios de múltiplas atuações por agente (ou usuário do sistema), além de dados estatísticos de análise de desempenho, ferramentas sempre presentes na medição e acompanhamento da qualidade do projeto.

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