O Getting Things Done (GTD) é uma metodologia de produtividade cujo foco é melhorar os resultados com menos esforço. Esse método surgiu em 2002, através do livro “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” do escritor norte-americano David Allen, e foi traduzido em português com o título “A arte de fazer acontecer”.

Através de ideias simples e fáceis de serem colocadas em prática, o criador desse método busca ensinar as pessoas a como maximizarem a sua organização e produtividade pessoal sem estresse e esforço excessivo.

Um dos conceitos mais interessantes abordados no método Getting Things Done é o mind like water, que em português poderia ser traduzido como “mente clara como a água”. Essa é uma analogia com origem nas artes marciais que explica como as pessoas se tornam mais tranquilas ao terem tudo sob controle.

Ao mesmo tempo, essa analogia da água também compreende que nem sempre é possível ter controle sobre as situações, pois a própria água em alguns momentos não permanece tranquila, como por exemplo, durante uma tempestade em alto mar.

Contudo, o autor do livro, David Allen, destaca que mesmo após a tempestade mais violenta, a água sempre acaba eventualmente voltando ao seu estado de calmaria e tranquilidade. E esse é o diferencial do método Getting Things Done, ensinar as pessoas a se tornarem mais organizadas e produtivas e a conseguirem superar os períodos de instabilidade que são impossíveis de prever e controlar.

Como funciona o Getting Things Done?

De forma simplificada, o método GTD pode ser resumido em cinco etapas principais:

1. Capturar: primeiramente, é recomendável tirar da cabeça as ideias, preocupações e afazeres do dia e escrevê-los (“capturá-los”) em algum lugar de sua preferência. Pode ser em um papel ou até mesmo no bloco de notas do celular, desde que seja em um local de acesso rápido e fácil.

2. Processar: essa é a etapa em que é necessário analisar com bastante atenção tudo o que foi anotado como parte das tarefas, preocupações e ideias daquele dia. Para ajudar nesse processo, o criador do Getting Things Done sugere o uso de um fluxograma.

3. Organizar: um dos pontos chaves desse método é a organização, por isso, para conseguir ser produtivo é necessário manter um padrão de organização até mesmo nessa lista com os afazeres diários pois esse é o pontapé inicial para ter mais controle e domínio sobre os objetivos do dia.

4. Refletir: esse é o momento de definir quais são as prioridades que merecem maior destaque e refletir a razão pela qual uma atividade ou ideia merece mais atenção do que a outra. Em termos gerais, é uma pequena revisão do que foi anotado que também auxilia a manter em mente todas as tarefas depois de fazer essa breve análise.

5. Engajar: por fim, essa é a etapa em que as tarefas e ideias são executadas, com a consciência de estar fazendo naquele momento a atividade mais importante e adequada para ele de acordo com as prioridades estabelecidas anteriormente, o que evita distrações e preocupações sobre o tempo e se será possível concluir tudo o que é necessário.

A importância do Getting Things Done para as empresas

A falta de organização é um problema muito comum em empresas de pequeno, médio ou grande porte, e acaba afetando diretamente na produtividade. Muitas vezes, os funcionários acabam começando a executar várias tarefas ao mesmo tempo e acabam não completando nenhuma delas por falta de atenção e de um controle maior sobre as tarefas do dia a dia.

Nessas circunstâncias, a metodologia Getting Things Done pode servir como uma grande aliada, pois além de ajudar na produtividade pessoal, ela também funciona em ambientes corporativos. Desde que foi criado por David Allen, o GTD já foi ou ainda é utilizado por várias empresas de grande porte e instituições de destaque como o Banco Mundial, Bradesco, Itaú, Microsoft, Siemens, Força Aérea dos Estados Unidos, Nestlé, Natura, O Boticário, Embraer e Metrô de São Paulo, são apenas alguns dos exemplos.

Para ser adotado em um ambiente corporativo, o ideal é que o Getting Things Done seja aplicado através de treinamentos específicos e orientações, que sejam capazes de reunir um grande grupo de profissionais tendo em mente um mesmo objetivo em comum.

Desse modo, é vantajoso investir em programas que forneçam as condições adequadas para que a equipe explore e maximize o seu potencial, suas competências e também as suas habilidades através do conceito conhecido como gerenciamento de ações.

Em suma, o GTD pode ser descrito como uma ferramenta bastante simples e acessível, que produz bons resultados para todas as esferas da empresa. Porém, tão importante quanto adotá-lo é ter a certeza de que a equipe estará engajada e pronta para fazer as mudanças necessárias com o intuito de melhorar o seu desempenho e garantir uma produtividade maior para o negócio.

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