Gerenciar tarefas e processos é uma das atividades mais trabalhosas dentro de uma empresa. É preciso levar diversos fatores em conta, como recursos disponíveis, níveis de prioridade, capacidade de gerar valor e muito mais. Mas a boa notícia é que há várias ferramentas para te ajudar, como é o caso da Matriz de Responsabilidades (Matriz RACI).

Preparado para aprender o que é Matriz de Responsabilidades (Matriz RACI) e como isso pode melhorar a gestão do seu negócio? Então continue lendo.

Afinal, o que é a Matriz de Responsabilidades?

Fazer o mapeamento de processos (ou definir o escopo do projeto) é só o primeiro passo para um projeto bem definido. Para alcançar sucesso nos objetivos do negócio é preciso garantir que os profissionais envolvidos saibam suas responsabilidades.

A Matriz de Responsabilidades é conhecida como Matriz RACI ou ainda como matriz de designação de responsabilidades. Esta ferramenta serve para atribuir papéis e responsabilidades dentro de um processo ou projeto.

RACI é a sigla para Responsible, Accountable, Consulted e Informed.

Agora vamos conhecer o que se espera de cada papel. Por isso, para entender melhor quem faz o quê, vamos usar de exemplo o projeto de desenvolver uma nova funcionalidade em um sistema.

Responsible (Responsável pela execução)

Quem recebe a classificação R na Matriz RACI faz parte da equipe que deve desempenhar uma determinada tarefa. Em outras palavras, é quem verdadeiramente vai executar as tarefas listadas. 

No nosso exemplo, a equipe de desenvolvedores corresponde àqueles que são responsáveis.

Accountable (Autoridade para aprovar)

Os profissionais ou equipe definida como Accountable são os que acompanham, monitoram e até possuem a palavra final sobre a entrega.

Aqueles que possuem autoridade para aprovar seriam os Product Owners.

Consulted (Precisa ser consultado)

Os profissionais envolvidos em oferecer apoio aos que executam a tarefa. Isso porque eles detêm informações cruciais para o projeto ou até sobre as metodologias adotadas.

Os profissionais que precisam ser consultados seriam, por exemplo, Profissionais Seniors, Scrum Masters e Agile Coaches.

Informed (Precisa ser informado)

Este grupo de profissionais são aqueles que devem ser informados sobre o andamento e principalmente sobre a conclusão de uma tarefa ou projeto.

Os profissionais que precisam ser informados seriam os clientes e demais stakeholders.

Mas como funciona a Matriz RACI?

A Matriz RACI consiste em uma planilha onde se lista as tarefas a serem desempenhadas e os profissionais envolvidos. Desse modo, no cruzamento das células é registrado o papel daquele funcionário a cada tarefa. Em outras palavras, a Matriz RACI ajuda a comunicar o papel que as pessoas têm em cada atividade de um processo.

É importante ter atenção há alguns pontos. Por exemplo:

  • Cada tarefa precisa ter, no mínimo, um profissional R e um A.
  • O ideal é que uma tarefa tenha apenas um A para não haver conflitos.
  • Se a tarefa necessitar muitos recursos humanos, talvez seja interessante dividir ela em outras menores.
  • Muitas vezes, a pessoa que é executora em uma tarefa será referência em outras.

Qual a importância da Matriz de Responsabilidades

Vamos destacar os benefícios da Matriz de Responsabilidades pode trazer para a gestão de projetos e de processos em uma empresa:

  • Organiza e comunica as diferentes responsabilidades dos profissionais envolvidos em uma mesma tarefa.
  • Com essa melhor comunicação é possível alocar melhor os recursos.
  • Aumenta a eficiência e a produtividade dos profissionais envolvidos pois não há dúvidas sobre o papel de ninguém. Além disso, pessoas que tem o poder de ajudar no projeto são sinalizadas, o que agiliza a execução a tarefa.
  • Facilita a alteração dos envolvidos quando há uma baixa na equipe.

É possível adaptar a Matriz RACI?

Por mais que os quatro papéis estipulados da Matriz RACI contemplem muitos cenários, sabemos que há atividades com outras necessidades.

Uma excelente notícia para aqueles que se interessam em adotar a matriz de responsabilidades é que ela é altamente adaptável. Por isso, não se preocupe com os papéis exatos da Matriz RACI e sim com o benefício que essa ferramenta pode trazer para a sua gestão.

Matriz RACI x Scrum

Muitos profissionais acreditam que a Matriz de Responsabilidades não combina com a metodologia Scrum.

É correto afirmar que ferramentas como a matriz RACI se adequem melhor a processos no modelo cascata. Porém, durante um processo Scrum pode surgir a necessidade de “voltar ao básico”, ou seja nesse caso, definir claramente os papéis de cada envolvido.

Lembra quando dissemos que a Matriz de Responsabilidades pode ser adaptável? Pois essa é uma das principais maneiras dela apoiar um projeto em Scrum.

Matriz RACI & Acelerato

A matriz RACI ajuda muito quando se adota um sistema de gestão de projetos e processos, como o Acelerato, por exemplo.

Uma das principais dificuldades que os clientes possuem é o nível de permissão dos usuários para atuar e acompanhar projetos ou tickets abertos no atendimento.

Com o Acelerato é possível definir tarefas para uma equipe específica de profissionais, assim como as permissões para acompanhar e seguir as tarefas.

As configurações iniciais do Acelerato possuem quatro papéis: administrador, analista, atendente e visualizador. Mas você pode customizar os papéis que seus profissionais podem exercer, desde o que eles podem fazer, relatórios que podem gerar e até mesmo informações que podem acessar.

Conclusão

Espero que tenha ficado claro o que a Matriz de Responsabilidades pode fazer pela gestão do seu negócio. 

Quer receber dicas sobre atendimento, gestão e projetos ágeis? Então inscreva-se na newsletter no canto superior direito desta página.



Ainda não conhece o Acelerato? Não perca tempo, acesse agora e cadastre-se gratuitamente clicando aqui