Gerir bem um projeto, é algo bastante desafiador, não é mesmo? Por serem os responsáveis por conduzir a equipe ao melhor caminho para fazer as entregas, os gestores muitas vezes podem acabar não conseguindo otimizar seus processos.

Por isso, criamos esse artigo. Nele, te mostramos algumas dicas para otimizar seus processos que te auxiliam a gerir melhor seus projetos. Afinal, fica bem mais fácil de se tomar as decisões, quando conseguimos saber exatamente para que serve cada processo da nossa gestão. 

Confira no artigo abaixo, as dicas que trouxemos para otimizar seus processos e veja também como elas te auxiliam na gestão dos seus projetos!

Dicas para otimizar seus processos que te auxiliam na Gestão de Projetos

Mapeamento de Processos

Os Processos, seja os voltados para o público interno quanto para o externo, são os pontos-chaves para o funcionamento de um negócio. Dessa forma, mapear quais são esses processos é a melhor maneira para conhecer, gerir e otimizar as atividades executadas em uma empresa.

O Mapeamento de Processos é uma ferramenta gerencial que analisa, documenta e busca otimizar os processos empresariais de um negócio.

Ele está ligado a gestão de operações das empresas, pois identifica o fluxo de trabalho (workflow) para realizar um processo.

Além disso, todas as informações pertinentes para a execução de uma tarefa são descritas no fluxo de trabalho, por exemplo, partes envolvidas e recursos necessários (dados, competências, etc.).

Quando uma empresa conhece bem seus processos, se torna muito mais fácil melhorar a sua gestão. E, por consequência, fica mais fácil também você ter clientes satisfeitos e, consequentemente, vantagens competitivas frente a concorrentes.

Algumas das principais vantagens do mapeamento de processos, são:

  • Maior conhecimento sobre as atividades executadas pelos departamentos;
  • Redução de custos;
  • Ganho de produtividade;
  • Identificar gargalos na produção;
  • Ajuda a identificar as ações que realmente geram valor para a empresa;
  • Ter uma Gestão Transparente, unificando a linguagem adotada nos processos empresariais;
  • Melhora a integração entre departamentos e sua comunicação interna;

Ter a Gestão dos seus apontamentos de maneira eficiente

Os apontamentos são muito úteis na gestão de projetos, principalmente os ágeis. Por isso, fazer uma boa Gestão de Apontamentos pode ser o que separa o sucesso do fracasso na operação. 

A Gestão de Apontamentos é um recurso usado para controlar gastos efetivos com atividades e entender como estes custos se relacionam com o atendimento ou processo. Através da Gestão de Apontamentos, é possível, por exemplo:

  • Controlar as horas despendidas para áreas ou clientes atendidos;
  • Administrar recursos disponíveis para analistas e equipes externos;

Apesar do seu uso variar de acordo com o processo e tipo de negócio, uma das principais vantagens da Gestão de Apontamentos é verificar como o tempo da equipe está sendo consumido. 

A Gestão de Apontamentos proporciona uma melhor gestão da equipe ao controlar os custos dos serviços prestados e o tempo gasto. Dessa forma, é possível otimizar processos e melhorar os resultados obtidos. 

Além disso, é possível ter ganho na confiabilidade de informações e até integração com outras áreas da empresa, como cobrança para clientes. Porém, este nível de controle só é possível com uma boa ferramenta.

Estabeleça Metas Claras para a sua equipe

Como se manter motivado sem saber o propósito do seu trabalho? Os gestores devem planejar e compartilhar as metas, assim, seu time pode focar nos projetos de maneira produtiva, entregando os melhores resultados.

Por isso, para ajudar você a estabelecer metas claras para sua equipe, que tal aplicar o ciclo motivacional na sua equipe?

O primeiro passo para um ciclo efetivo é encontrar o motivo da insatisfação dos seus funcionários. Isso nem sempre será fácil, já que, pela correria do dia-a-dia elas possam passar sem você perceber. Por isso, aproveite esse momento para conversar com seus colaboradores e times individualmente.

Caso você pense que eles não consigam passar suas insatisfações em conversas, que tal investir nas pesquisas de satisfação? Ela é muito importante para que você chegue na real raiz do problema, descobrindo os motivos que influenciam direta ou indiretamente na produtividade de cada um.

Por isso, não deixe de investir em maneiras de saber como anda a satisfação de sua equipe com o trabalho. Afinal, pesquisas informam que um funcionário feliz produz até 31% mais, é 3 vezes mais criativo e vende cerca de 37% a mais. 

Por isso, investir na felicidade do seu colaborador também é uma maneira de aumentar o fluxo de suas entregas. E, ao estabelecer metas claras para sua equipe, você trabalha ativamente para deixar seus colaboradores felizes.

Conclusão

E aí, o que achou de conhecer as nossas dicas para otimizar seus processos e te ajudar na gestão de seus projetos? É importante que você, gestor, tente sempre melhorar o gerenciamento dos seus projetos, pensando sempre na felicidade do seu colaborador. 

Vale lembrar que com a gestão dos apontamentos, você evita que seus colaboradores façam hora extra, algo importante para não sobrecarregar eles e aumentar sua felicidade.

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