É comum que muitas empresas pensem que certas práticas e iniciativas não sejam para elas ou ainda não seja o momento ideal, como fazer gestão de orçamento, de indicadores e até de qualidade. Mito! Toda empresa, independente do tamanho, precisa se preocupar desde cedo com os indicadores de sucesso e a gestão deles. Quanto maior a organização, mais complexo o processo, o que demandará mais ferramentas. Por isso, a importância de definir bem os Indicadores Chave de Desempenho e monitorá-los desde os primeiros anos de existência.

Para algumas organizações, pode ser difícil definir quais indicadores são primordiais para avaliar o desempenho do negócio. Por isso separamos várias dicas de como definir os KPI’s e como transformá-los em resultados. Lembrando que, quando bem definidos, eles fornecem dados organizados, estruturados e são fundamentais no embasamento das tomadas de decisões.

Classificação dos Indicadores de Desempenho

Também conhecidos como Key Success Indicator (KSI), o Indicador Chave de Desempenho precisa ajudar a entender se a empresa está no caminho certo para alcançar os objetivos. Por isso, antes de definir os KPI’s da sua área ou da empresa como um todo, é necessário diferenciá-los de outras métricas. Esses indicadores precisam ser capazes de indicar onde estão os problemas organizacionais e as principais oportunidades de ganhos e melhorias.

A primeira diferenciação é sobre os níveis dos indicadores: estratégico, tático e operacional. Embora nem todos sejam estratégicos, todos devem aparecer no Dashboard de Gestão e precisam ter a função de monitorar o desempenho dos processos atuais ou o andamento em relação aos objetivos da organização. Vamos ver como funcionam em cada nível:

  • Indicadores Estratégicos: geralmente estão no âmbito da diretoria. São os indicadores primários da organização e a principal finalidade é demonstrar de forma rápida se os objetivos estratégicos estão sendo alcançados. Como tem foco no longo prazo, o plano é mais genérico e os objetivos mais gerais. Exemplo: Faturamento Bruto, Monthly Recurring Revenue (MMR), EBITDA;
  • Indicadores Táticos: no nível de gerentes e gestores, esses indicadores são secundários. Ou seja, geram visão por unidade de negócio ou departamento e os resultados estão intimamente ligados aos resultados dos Indicadores Estratégicos. Nesse caso, o foco é de médio prazo e são detalhadas as principais ações por área. Exemplo: faturamento por linha de produto ou por canal de vendas;
  • Indicadores Operacionais: em última instância, no nível de supervisores, estão os indicadores operacionais. Aqui o detalhamento é por atividades da rotina e o foco é no curto prazo. Por isso é importantíssimo definir objetivos e resultados bem específicos, tudo para fornecer mais detalhes para entendimento dos resultados dos Indicadores Táticos e Estratégicos. Exemplo: número de vendas por canal, quantidade de produtos produzidos.

Feito esse reconhecimento detalhado do que compõe os níveis Estratégico, Tático e Operacional da empresa, é hora de definir os KPIs. Por isso, se ainda há dúvidas ou quer saber um pouco mais sobre essa etapa, sugerimos entender como elaborar o planejamento estratégico e seguir para o passo seguinte, de definição dos indicadores.

Vale a pena ressaltar a importância das metas no planejamento orçamentário nessa fase de planejamento. Elas farão com que o indicador seja mais do que uma simples métrica e mostre se a empresa está realmente caminhando no sentido para atingir um objetivo maior. Um bom aliado para definição de metas relevantes é a metodologia SMART, que diz que as metas devem ser específicas, mensuráveis, atingíveis, realistas e temporizáveis.

Escolhendo os indicadores mais importantes para sua empresa

Tomada a decisão de usar indicadores chave, o desafio passa a ser quais KPI’s usar. Quando falamos de orçamento, alguns indicadores são bem conhecidos e podem servir de base para quem ainda está na etapa de definição, como por exemplo: Faturamento Bruto, Ticket Médio, Margem de Contribuição e Ponto de Equilíbrio.

Entretanto, é preciso compreender a diferença entre indicadores Econômicos, Financeiros e para Análise de Investimentos, o que te ajudará a definir quais fazem mais sentido no momento que a empresa se encontra e em quais áreas devem aparecer e como.

Atenção para os Indicadores Econômicos e Financeiros, que muitas vezes vão mostrar a mesma informação, mas por óticas diferentes (caixa x competência). Por isso a importância de entender as diferenças conceituais e saber aplicá-las.

Portanto, atenção na hora de escolher quais indicadores utilizar na empresa, um KPI mal definido pode induzir decisões erradas. Indicadores inteligentes refletem a estratégia e a realidade da organização. Uma boa dica é utilizar o Princípio de Pareto para identificar os “20% do esforço que geram 80% dos resultados”.

Escolhendo as Ferramentas

Algumas ferramentas podem auxiliar na hora de gerir e monitorar esses indicadores. A escolha da ferramenta mais adequada para gerenciar os indicadores chave precisa levar em consideração o tamanho e momento da empresa. Algumas perguntas podem ajudar nessa escolha:

  • O que pode ser medido? (Isso definirá o que pode ser gerenciado)
  • Como será medido? Quais metas e métricas?
  • Como preciso visualizar essas informações? Planilhas? Gráficos?
  • Qual a melhor forma para colher os dados e compilar os resultados?

Lembre-se que quanto mais automatizado for o processo, mais fácil de gerenciar e atualizar, logo mais tempo para o que realmente importa: solucionar problemas e identificar oportunidades.

Falando nisso…

Imagino que já conheça o Business Intelligence que transforma dados brutos em informação útil para tomadas de decisões estratégicas. A pergunta é como ele pode ajudar nessa gestão de indicadores. O BI possibilita a criação de painéis e de dashboards de acordo com a necessidade do usuário, ou seja, ao acessar o Business Intelligence o usuário cria os painéis de indicadores necessários para fazer a análise que precisa. Como falamos a pouco, ao invés de se preocupar em coletar dados e passar horas elaborando relatórios gerenciais em planilhas, os profissionais focam o esforço na análise dos dados, ou seja, transformando eles em informação. Assim, ganham em produtividade.

Para complementar o BI, o ideal é possuir também uma Solução de Gestão Orçamentária que permitirá uma análise mais centrada no financeiro, ou seja, como cada área afeta no orçamento da empresa. Com esse software é possível fazer o Planejamento e Projeções (vendas, deduções, gastos, investimentos), como também simular cenários (pessimista, realista e otimista), além de acompanhar os resultados econômico-financeiros.

Portanto, o BI oferece uma fotografia diária da operação, que permite ao CEO, CFO e Controller acompanhar os KPI’s operacionais da empresa. Isso aliado ao Software de Gestão Orçamentária, permite fazer o planejamento estratégico, orçamentário e analisar indicadores financeiro-econômico mensais. Ou seja, o BI e a Solução Orçamentária são complementares, um não substitui o outro. Lembre-se que o importante em todo esse processo é definir os Indicadores Chave de Desempenho e se cercar das ferramentas corretas para gerenciá-los e, assim, desprender esforço no que realmente importa: os resultados.

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Sobre o autor

Este artigo foi escrito pelo time da Treasy, especialmente para a Acelerato. O Treasy é a solução completa para Planejamento e Controladoria. Com ele é possível elaborar seu Orçamento Empresarial de forma colaborativa e confrontar os resultados mensalmente com o que foi planejado, identificando com facilidade onde estão os desvios e podendo realizar ajustes antes que sua empresa saia dos trilhos. Tudo isto 100% livre de planilhas!

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