Quando se trata de realizar um bom atendimento, o tempo de resposta é uma das principais métricas de atendimento que pode determinar a imagem que o cliente possui da empresa. Para o consumidor, interessa que seu problema seja resolvido o mais rápido possível, pois com razão, ele espera ter um bom tratamento.

Quer aprender o que tempo de resposta ao cliente e como otimizar os resultados desta importante métrica? Então continue lendo!

Mas afinal o que é tempo de resposta?

Em linhas gerais, podemos diz que tempo de resposta ao cliente é o tempo que a empresa leva para responder um de seus consumidores. Quanto menor o tempo de resposta, mas satisfeito o cliente fica com o nível do atendimento que recebe.

A medida que um problema, ou mesmo um simples questionamento, demora para ser respondido, o cliente desconfia da empresa e da qualidade de seu atendimento e operação. Com um pouco de empatia no atendimento ao cliente fica fácil compreender o quanto essa métrica é importante.

Como, de fato, agilizar o tempo de resposta do seu setor?

Nos bastidores das empresas, muitos acontecimentos podem tornar os procedimentos demorados. Para otimizar o tempo em que se retorna para o cliente, elaboramos dicas simples para te ajudar:

  • Mantenha a ordem
  • Elabore um histórico com situações semelhantes
  • Comunique-se corretamente
  • Busque conhecer a fundo a empresa em que trabalha
  • Conheça, também, o mercado em que a empresa atua
  • Tenha um bom relacionamento com todos os outros colaboradores

Agora, vamos nos aprofundar em cada uma destas dicas:

1- Mantenha a ordem:

Em tempos de internet acelerada, tudo costuma ser arquivado de forma digital. Manter arquivos atualizados e sempre com identificações adequadas, contribuirá para o fácil acesso dos documentos, quando for necessário utilizá-los. O sistema Acelerato será de grande utilidade, pois seu funcionamento torna as tarefas ágeis, uma vez que pode ser acessado a qualquer momento, do lugar desejado.

2- Elabore um histórico com situações semelhantes:

Procedendo dessa maneira, é possível elencar quais são as principais queixas dos clientes e de que forma elas foram solucionadas. Com essa atitude, torna-se possível traçar caminhos mais ágeis até que se obtenha um desfecho satisfatório a todas as partes envolvidas.

3- Comunique-se corretamente:

Evite solicitar que o cliente repita várias vezes a situação que lhe desagrada. Procure elaborar perguntas de forma clara, e tente interpretar corretamente as respostas recebidas. Do contrário, pode parecer que o colaborador ou a própria empresa, não se importam com o consumidor, refletindo uma avaliação ruim da situação.

4- Busque conhecer a fundo a empresa em que trabalha:

Não contente-se em saber apenas a respeito do setor onde está atualmente. Ter uma compreensão da empresa em sua totalidade, permitirá solucionar os problemas do cliente com maior rapidez e de forma eficaz.

5- Conheça, também, o mercado em que a empresa atua:

Procure por informações complementares a respeito da atual situação do mercado de atuação da empresa em questão. Não é necessário que se realize cursos caros ou algo do tipo, uma busca em sites de confiança já dará uma visão suficiente acerca das novidades e das situações que costumam desagradar ao consumidor. Com isso, será possível avaliar melhor a própria forma de atendimento.

6- Tenha um bom relacionamento com todos os outros colaboradores:

A boa comunicação é essencial para agilizar todo tipo de atendimento, sobretudo em relação as respostas dadas ao cliente. Um bom entrosamento com os colegas e superiores permitirá que dúvidas sejam sanadas com maior agilidade, o que ajuda ao retornar ao consumidor.

 

Agora que você já conhece a importância do Tempo de Resposta e formas práticas de melhorar estes números, é hora de partir para a ação. Não negligencie a satisfação de seus clientes!

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