A principal função das áreas de atendimento ao cliente é garantir que ele tenha suas demandas atendidas, mantendo a agilidade necessária e o alto nível de satisfação do cliente. E hoje há uma série de boas práticas e métricas que nos garantem os resultados desejados.

As mais importantes são o tempo médio de espera e a taxa de cumprimento de SLA, que devem ser acompanhadas de outras como as taxas de abandono e o tempo médio de atendimento.

São essas métricas que geram resultados que avaliam o desempenho e produtividade de cada analista. E é de olho na qualidade que devemos pensar em práticas que os tornem ainda mais eficientes.

Confira 5 dicas que vão agilizar o tempo de atendimento e garantir a satisfação do cliente:

Capacitação

Geralmente, bons analistas passam por períodos de treinamento que chegam há três meses. Depois disso, passam por um período de acompanhamento interno que dura cerca de um mês, testando seus conhecimentos em problemas reais de clientes. Só então ele está pronto para a linha de frente, onde ele será acompanhado por seus coordenadores. Analistas bem preparados garantem resultados extraordinários no atendimento.

Direcionamento

É importante manter equipes distintas para cada canal de atendimento. O profissional que atende ao telefone não pode ser o mesmo que atende o cliente pelo chat. A separação é importante para que se possa dar foco ao atendimento feito em cada canal.

Base de conhecimento

É muito importante ter uma base de conhecimento, pois além de ser um registro, serve de exemplo para futuros casos. Quando atualizada com frequência, a base de conhecimento auxilia muito nos atendimentos, podendo reduzir a demanda da área e o stress dos analistas. É também um importante canal de “auto atendimento” para os clientes.

Feedback

Para que as metas sejam atingidas, é preciso transparência. Cabe às áreas que coordenam o atendimento aos clientes determinar quais são as métricas de qualidade de atendimento e fornecer aos analistas feedbacks constantes sobre qualidade e ferramentas que permitam a eles acompanharem a sua evolução. Com isso, o próprio analista consegue acompanhar o seu desempenho.

Reconhecimento

Outra prática comum é a premiação por resultados. Parte do salário dos analistas depende do atingimento de metas, o que faz com que eles se comprometam com elas. Em alguns casos, a prática vai além e se traduz em premiações aos melhores analistas, geralmente aqueles que ultrapassam as metas estipuladas.

A transparência é parte mais importante em todo processo. Todas as informações – indicadores, treinamentos, métricas etc. – devem estar disponíveis no sistema e nos indicadores de resultados. Além disso, as metas atingidas devem ser divulgadas periodicamente, permitindo seu acompanhamento, assim como os canais de atendimento devem estar integrados a sistemas de gestão (ERPs), agilizando a construção de indicadores.

Manter todos estes fatores alinhados não é um trabalho fácil, mas é a partir deles que se garante a qualidade e a satisfação no atendimento ao cliente.

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Até a próxima!

fonte: http://www.administradores.com.br/noticias/negocios/5-dicas-para-garantir-um-melhor-atendimento-ao-cliente/91526/

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