Como surgiu o 5s?
Após a Segunda Guerra Mundial, o Japão passou por uma restruturação e com isso surgiu o programa do 5s que foi um grande aliado nesse processo. A implantação dessa metodologia contribuiu para recuperação das empresas através da mudança de hábitos e “boas práticas” executadas diariamente.
O nome 5s, vem do significado de 5 palavras que iniciam com a letra “s”, sendo elas: SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU e SHITSUKE. Na interpretação dessas palavras no Inglês, foi possível encontrar palavras que tivessem a mesma interpretação, porém no Português foi necessário incluir a palavra “senso de”, antes de cada etapa, veja a seguir:
Senso de Utilização:
O primeiro passo do 5s, refere-se ao senso de utilização, que nada mais é do que separar aquilo que é realmente necessário daquilo que é desnecessário das tarefas diárias do nosso trabalho, ou até mesmo tudo aquilo que temos em excesso. Aquilo que não é utilizado, poderá ser descartado ou doado para outro departamento.
Quando realizamos este trabalho, percebemos que alguns papéis, processos ou até mesmo informações não são utilizados e que acabam dificultando o trabalho dos colaboradores. Quando descartamos ou doamos o que não estamos utilizando, damos espaço para o novo, ou seja, abrimos novas portas para novas oportunidades.
Senso de Ordenação:
Esse é o passo da Organização, ou seja, após separar o útil do que não será útil, devemos deixar tudo em seu devido lugar. Organizar os equipamentos, informações, processos etc., além de facilitar a utilização a sua empresa não vai ter um desperdício de tempo e energia. No ambiente de trabalho, por muitas vezes é comum, a falta de um processo organizado onde são definidos os passos para utilização das informações. A sistematização é um passo importante pois quando definido de forma clara e disponível para todos, cria-se um hábito positivo de todos os envolvidos no processo.
“Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito. Pitágoras”
Senso de Limpeza:
Uma das coisas importantes para a realização do trabalho, é ter um ambiente limpo e agradável. Quando falamos em senso de limpeza, não estamos falando apenas em limpar as coisas e sim manter a organização de tudo e principalmente não deixar acumular, o que é desnecessário. É importante que todos tenham a devida consciência de que tudo que for tirado do lugar, deverá ser colocado no lugar depois de sua utilização. No ambiente corporativo, todos devem estar dispostos a contribuir com a limpeza do local, isso evitará desperdícios de tempo e dinheiro.
Senso de Saúde:
Nesse passo, devemos padronizar comportamentos, valores, práticas para manter um bom andamento do trabalho. Cada pessoa deve cuidar do seu espaço colocando em prática o que foi apresentado nas etapas anteriores.
Quando temos um bom comportamento, nós nos tornamos pessoas exponenciais, ou seja, um exemplo a ser seguido o que vai favorecer que nossos colegas repitam os nossos comportamentos e até nossos clientes internos e externos.
Senso de Disciplina:
Este é o último e o mais complexo S, pois é a fase de aceitação de comprometimento das equipes de trabalho. Devemos estar em constante evolução para melhoria contínua de tudo aquilo que foi compreendido nos 4 passos. Com disciplina e comprometimento o sucesso será inevitável e a empresa terá redução de tempo na execução das tarefas, rapidez, facilidade e maior organização.
O primeiro passo para implantar essa metodologia em sua empresa é a comunicação. Deve ser explanado o plano de ação com todos os participantes, demonstrando o estado atual e desejado e principalmente as ações que devem ser executadas para alcançar o objetivo.
Podem ser definidos líderes para ajudar na avaliação do resultado. As avaliações e acompanhamentos devem ser constantes e são de extrema importância pois somente aquilo que é medido poderá ser melhorado.
Uma boa ideia é promover reuniões periódicas com os resultados alcançados e até mesmo eleger novos líderes para envolver um número maior de pessoas no projeto.
Lembre-se que este é um programa que quando utilizado corretamente aumentará a produtividade eficácia de sua empresa. Aproveite para conhecer o Acelerato, que será a chave para organização dos seus processos.
Quer saber mais sobre o 5S? Confira um Papo Reto que André Faria fez sobre o assunto para a galera da Bluesoft
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Até a próxima!
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Concordo em ter as coisas organizadas, mas não concordo em seguir cegamente a proposta do 5S. Alguns absurdos do tipo “você só pode ter no máximo uma foto da familia na sua mesa” ou “coloque etiquetas em tudo, para identificar tudo” são completamente fora do que é o Profissional do Conhecimento. Mais ainda, são formas de limitar sua criatividade, produtividade e uma forma de infantilizar as pessoas e levá-las de volta à escola. Bom senso, avaliação do ecossistema e adaptação, sempre, são as atitudes mais adequadas na implementação de qualquer programa.
Olá Marcelo, Obrigada pelo seu comentário!
Concordo com você, por isso adaptamos cada passo como “senso de”, é um processo de adaptação e evolução. Se for imposto com regras ao invés de ajudar pode acabar tendo um efeito reverso nas pessoas. Os processos precisam auxiliar, agilizar e não travar e amarrar. Muitas vezes, o excesso de regras acaba se tornando algo ruim. Por eu ser uma pessoa detalhista, tenho aprendido muito sobre e principalmente a controlar essa questão de ser muito exigente com pessoas e processos.
Novamente agradeço pelo comentário e por ter dividido o seu conhecimento! =D