Na atualidade, é muito importante manter um sistema de gestão bem equipado e que permita algumas funções chaves como controlar de forma ampla o próprio desempenho e a produtividade da equipe, para que assim as empresas consigam se manter competitivas no meio corporativo.

No que diz respeito ao sistema de Help Desk, este é considerado como o cartão de visitas de uma corporação, pois é a ferramenta que as empresas possuem para oferecer ao cliente um tratamento diferenciado e convencê-lo a voltar a fazer negócio futuramente. Por essa razão, é fundamental contar com um sistema de Service Desk de qualidade, que consiga ajudar nas tarefas e maximizar a produtividade de toda a equipe.

Caso isso não esteja acontecendo, talvez seja a hora de investir na mudança do sistema de Service Desk da empresa. Essa mudança de sistemas é necessária principalmente quando as características a seguir são identificadas:

1) O sistema atual é limitado e possui poucas funcionalidades

Um sistema completo de Help Desk deve auxiliar o gestor da equipe de atendimentos a melhorar a interação com os clientes da empresa através do uso de uma plataforma rápida e moderna. Caso isso não esteja acontecendo devido a limitações desse sistema, esse é um indicativo importante de ineficácia da ferramenta, o que significa que já está na hora de adquirir um sistema mais funcional e eficaz para o dia a dia da empresa.

2) O sistema vem apresentando inconsistências nos dados

Na era tecnológica em que vivemos atualmente, é essencial ter um sistema de Service Desk que mantenha os dados armazenados na nuvem, com a possibilidade de acessa-los a qualquer hora e de qualquer lugar. Quando o sistema apresenta inconsistências e gera dificuldades para a equipe de atendimento ao cliente, além de causar atrasos, ainda poderá resultar em erros e problemas para a empresa, sendo esse um dos fatores mais notáveis para a realização de uma troca de sistemas.

Com um sistema de Help Desk online e moderno como o Acelerato, os gerentes de atendimento ao cliente conseguem manter todo o seu histórico de atendimentos, sem limitações, e encontrá-los facilmente em caso de dúvidas ou mesmo para conferir as informações.

3) Os custos com a manutenção do sistema estão pesando no orçamento

Há alguns anos, quando o setor de gestão online de Service Desk ainda estava se expandindo, era comum que esses sistemas custassem caro para as empresas, pois existia pouca concorrência e esse mercado ainda estava se estabelecendo aos poucos. Contudo, nos dias de hoje é possível encontrar ferramentas de gestão de última linha, com diversas funcionalidades diferentes e tudo isso por um preço melhor e mais vantajoso. Portanto, caso o gerente de Help Desk perceba que está pagando caro para manter um sistema antigo e pouco funcional, a melhor alternativa é fazer a troca por um sistema mais moderno e interativo.

Sendo assim, ao serem identificadas uma ou mais situações listadas acima, significa que é o momento certo de trocar o sistema. Porém, para um gestor de Help Desk, uma mudança de sistemas pode parecer uma ideia complicada, tendo em vista todas as implicações que uma mudança como essa é capaz de gerar. Desse modo, a seguir estão algumas dicas sobre como trocar de sistema de forma fácil e sem ter tanto trabalho.

– Testar a nova ferramenta

Uma etapa muito importante do processo de troca de sistemas de Service Desk é no que diz respeito aos testes e ao treinamento da equipe que irá utilizá-lo. Assim, para evitar problemas e garantir que o processo de adaptação ao novo sistema seja o mais tranquilo possível, o ideal é realizar vários testes com a nova ferramenta e ter a certeza de que as principais dúvidas estejam solucionadas antes da troca de fato acontecer.

– Ter o aval da equipe de suporte

É fundamental que a equipe responsável pelo suporte da empresa também esteja de acordo com uma mudança de sistemas, pois são eles que terão que lidar com possíveis dúvidas acerca desse novo sistema e se preparar para realizar uma manutenção contínua da ferramenta.

– Conhecer o novo sistema antes de adquiri-lo

Por fim, ao fazer uma troca de sistemas de gestão de Service Desk, também é preciso pesquisar bastante e garantir que essa nova ferramenta seja capaz de cumprir todas as demandas da equipe de atendimento. Caso o foco da empresa seja maximizar a produtividade, por exemplo, é importante procurar um sistema que ofereça essa opção, além de oferecer uma interface fácil e organizada através da qual o contato com os clientes ocorra de forma simples e ágil.

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