reuniões

É incontestável a relevância das reuniões em uma organização, pois nesses momentos são discutidos problemas, apresentadas soluções, tomadas importantes decisões, enfim, abordados todos os assuntos de interesse da empresa. Contudo, existem dois grandes problemas em relação a esses encontros, na verdade, um leva ao outro.

É comum muitas pessoas acharem que o excesso de reuniões é o grande problema. Entretanto, isso acontece essencialmente pela baixa produtividade de cada uma delas, já que se os resultados fossem realmente eficazes, não seria necessário realizá-las com tanta frequência. De início, o problema não está na quantidade, mas sim na baixa produtividade.

Contudo, isso pode ser resolvido se forem tomadas algumas atitudes com o intuito de otimizar essa operosidade, o que pode diminuir consideravelmente a quantidade e potencializar os resultados.
 

Pontualidade e Duração

É fundamental que todos os que participarão da reunião estejam presentes no local onde ela acontecerá no momento certo, pois isso evita o desperdício de tempo, já que não se pode começar a conversa sem a presença de quem é parte fundamental do processo.

Isso também está diretamente ligado a questão da duração da reunião, fator que é extremamente importante, pois é necessário definir antecipadamente um horário para o início e o término, o que é essencial para manter-se focado no que realmente tem que ser discutido.
 

Desenvolvimento e Objetivo

É fundamental ter um objetivo bastante claro para a reunião, ou seja, definir qual a finalidade buscada, qual o resultado que se quer obter com aquele encontro. Ter esse intuito bem definido é de suma importância para evitar que outras pautas acabem surgindo e deixando o que realmente interessa imerso em uma conversa que acabará se tornando muito duradoura e totalmente improdutiva.
 

Participantes e Agenda

Outro grande problema relacionado às reuniões é o excessivo número de participantes. Por isso, é primordial que estejam presentes apenas os que são realmente indispensáveis. Além disso, é fundamental que todos saibam antecipadamente o que será discutido, pois quando todos têm conhecimento da agenda, fica mais fácil cada um se planejar e saber qual será seu papel no processo.
 

Uso de Ferramentas para Agilizar o Processo

Usar corretamente a tecnologia também é fundamental para se obter resultados positivos. Nesse sentido, o sistema acelerato é a alternativa ideal, já que possibilita ter um excelente controle dos processos internos, facilitando de maneira singular a definição de pontos a serem discutidos e quais as melhores alternativas para solucionar os problemas.

 
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Este post é um oferecimento de Acelerato – Sistema Online para colaboração, comunicação e produtividade.



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