O atendimento via e-mail constitui uma forma bastante prática e organizada de se solucionar os mais variados tipos de questionamentos ou problemas.

Quer aprender dicas para melhorar o atendimento via e-mail dia sua empresa? Então continue lendo!

Benefícios dos atendimento via e-mail

Escrever o que está acontecendo pode ser melhor, em muitos casos, do que falar. Assim, por exemplo, é possível elencar detalhes que de outra maneira poderiam passar despercebidos.

Alguns cuidados devem ser tomados, tanto sobre como se escreve, quanto ao procedimento a ser adotado para cada situação. A seguir, listamos as principais dicas para um atendimento via e-mail de excelência:

  • Cuidado com erros de português;
  • Interprete bem o texto;
  • Seja cortês e formal;
  • Cumpra com o prometido;
  • Preocupe-se com a forma que as frases são escritas;
  • Tente cativar o cliente;
  • Não se desespere.

Agora, vamos nos aprofundar em cada uma delas.

1- Cuidado com erros de português

Evite erros gramaticais e ortográficos. Caso tenha dúvidas em relação ao uso de alguma palavra, substitua por outra de mesmo significado cuja grafia você saiba. Mas se errar, não se desespere, envie outro e-mail reconhecendo o erro e se desculpando pelo ocorrido.

2- Interprete bem o texto

É importante entender o tom que o cliente utiliza em seu e-mail. Assim, será possível compreender melhor a dimensão que o problema em questão tomou. Tente demonstrar o máximo de respeito pelo descontentamento causado.

3- Seja cortês e formal

A internet nos permite abreviar palavras, utilizar figurinhas, dentre outras ferramentas. Em relação ao e-mail empresarial, essas práticas devem ser a todo custo combatida. A norma culta deve ser respeitada e a cordialidade deve ser mantida por meio do emprego de pronomes adequados de tratamento e saudação respeitosa ao final do texto.

4- Cumpra com o prometido

Se comprometeu-se em dar um retorno dentro de um determinado período de tempo, é importante realizá-lo, mesmo que ainda não se tenha algo satisfatório para dizer ao cliente. Nesse caso, o mais importante é demonstrar consideração pela pessoa atendida.

O Sistema Acelerato é um mecanismo bastante útil para agilizar os mais variados processos, o que o ajudará muito em variadas tarefas.

5- Preocupe-se com a forma que as frases são escritas

Utilizar uma forma correta, amistosa e ao mesmo tempo simpática de escrever, pode ser o começo para reverter um  cliente insatisfeito.

6- Tente cativar o cliente

Algumas pessoas são inesquecíveis e isso não ocorre sem razão. Com eficácia no atendimento, é possível transformar uma situação de crise em algo extremamente positivo para as duas partes.

7- Não se desespere

Assim como o atendimento por telefone, o e-mail pode causar grande angústia, sobretudo quando o cliente, com razão ou não, está alterado. Deve-se compreender que o respeito deve ser mantido, mas caso a situação não esteja ao seu alcance para resolvê-la, o mais indicado é ser bastante claro em seu texto.

Gostou das dicas? Tem alguma dúvida, sugestão ou critica?

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