Dicas para um excelente Atendimento por telefone no seu Help Desk

Não é segredo para ninguém que todos os clientes são extremamente sensíveis a forma como são tratados pela empresa, principalmente pela área de Help Desk dela. O Nível e qualidade do serviço recebido será diretamente proporcional ao tipo de relacionamento que eles terão com a sua empresa e se serão, ou não, clientes regulares.

É importante para a empresa prover a melhor experiência possível no atendimento. E esse fato é mais verdadeiro quando a interação acontece via telefone, já que o olho-no-olho e a linguagem corporal não são percebidos, podendo acarretar desentendimentos.

Neste post, mostramos algumas estratégias para que as pequenas empresas assegurem a qualidade e satisfação de cada cliente no atendimento por telefone. Confira!

Apresentação profissional

É muito importante cada atendente da sua empresa dialogar pelo telefone de uma forma mais profissional. Mas isso não significa que ele precise atender de forma robótica. A Maneira mais simples ao atender o cliente é o colaborador começar com um simples “Alô!” e depois dizer o nome da empresa da sua própria maneira. Por exemplo, “Olá, bom dia! Obrigado por ligar para Bluesoft. Meu nome é Wilson, como eu posso ajudá-lo?” Bem simples não?

Desta forma, ambos os lados saem ganhando. Respondendo o primeiro contato dessa maneira o dono sabe que o tratamento com o cliente será feito de uma maneira educada, enquanto o próprio cliente terá a impressão, já no começo da conversa, que está lidando com uma empresa séria e de confiança.

Habilidades de ouvinte

Um dos maiores conflitos que ocorrem dentro de um Help Desk é causado pelo fato da empresa não “saber” ouvir o cliente. Quando realmente escutamos o que o consumidor tem as nos dizer, temos em nossas mãos todas as informações necessárias para responder aos problemas e tranquilizar o nosso cliente.

Além de ser um bom ouvinte, sua equipe precisa captar o tom de voz do cliente. Por exemplo, se o consumidor estiver falando rapidamente, palavras curtas e sem muitos modos, isso pode significar que ele está com pressa. Neste caso um atendente inteligente irá eliminar os rodeios e irá logo na resolução do problema.

Tempo de Espera

Quanto mais tempo um cliente esperar para ser atendido, maiores são as chances de ele ser não gostar do serviço mesmo antes de ele ser atendido. O jeito é diminuir ao máximo a espera do cliente. Todas as ligações recebidas devem ser respondidas até o segundo toque ou então caso tenha um serviço automático de atendimento a opção de “falar com um de nossos atendentes” deve ser uma das primeiras.
Caso aconteça do cliente precisar esperar na linha, o atendente deve explicar o real motivo da espera, assim como um tempo de estimado de aguardo na linha.

Sistema/ Software

O atendimento telefônico não se resume, apenas, a um tratamento com cortesia, ele passa por um conjunto de técnicas de comunicação e relacionamento pessoal, assim como saber lidar com situações de conflito.

Uma forma de melhorar o atendimento e torná-lo cada vez mais profissional é utilizar um sistema para abrir chamados por telefone.

Com um sistema você pode configurar todos seus horários de atendimento, transferir e restringir chamadas facilmente, automatizar mensagens de áudio, gravar todas as conversas e o melhor abrir um chamado diretamente do telefone. Você agiliza seu atendimento e reduz o trabalho manual.

Aproveitando este momento, queremos te informar que o Acelerato fez parceria com a empresa referência em soluções de Atendimento Telefônico, o Atende Simples e por meio dessa parceria você pode, em poucos minutos, gravar as ligações e abrir os tickets de atendimento direto no Acelerato.

Gostou?
Tem alguma dúvida, sugestão ou crítica? Por favor deixe seu comentário no final da página.

Até a próxima!

——————————————————————————————-