Tatiane Chan, Autor em Blog do Acelerato

Processos, seja os voltados para o público interno quanto para o externo, são os pontos-chaves para o funcionamento de um negócio. Assim, o mapeamento de processos é a melhor forma para conhecer, gerir e otimizar as atividades executadas em uma empresa. Preparado para descobrir o que é mapeamento de processos e como isso é importante para um negócio? Então continue lendo! Afinal, o que é mapeamento de processos? Mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que analisa, documenta e busca otimizar os processos empresariais de um negócio. O Mapeamento de processos está ligado a gestão de operações das empresas, pois identifica o fluxo de trabalho (workflow) para realizar um processo. Além disso, todas as informações pertinentes para a execução de uma tarefa são descritas no fluxo de trabalho, por exemplo, partes envolvidas e recursos necessários (dados, competências etc.). Quando uma empresa conhece bem seus processos, é mais fácil promover melhorias de gestão. E, assim, conseguir clientes satisfeitos e vantagens competitivas frente a concorrentes. Vantagens do mapeamento de processos Há uma série de vantagens que o mapeamento de processos pode trazer a um negócio. Por exemplo: Maior conhecimento sobre as atividades executadas pelos departamentos; Redução de custos; Ganho de produtividade; Identificar gargalos na produção; Identificar falhas de integração entre sistemas; Definir regras e requisitos mínimos para a execução de um processo; Ajuda a identificar as ações que realmente geram valor para a empresa; Gestão Transparente: Unifica a linguagem adotada nos processos empresariais; Melhora a integração entre departamentos e a comunicação interna; Ajuda gestores a desenvolver pensamento sistêmico, pois identifica como os processos de um setor impactam o restante da empresa e seus resultados; E muito mais! Antes de mapear processos, você precisa conhecer esses termos: BPM (Business Process Management) - Em português, gerenciamento de Processos de Negócio, também conhecido como Gestão de Processos. BPMN™ (Business Process Model & Notation™) - Em português, Modelo e Notação de Processos de Negócio. O BPMN reúne padrões gráficos e símbolos usados em diagramas e modelos de processos. UML (Unified Modeling Language) - Em português, Linguagem de Modelagem Unificada. A UML é uma outra linguagem de modelagem para representar um sistema de forma padronizada. Diferença entre política, processo e procedimentos! Como, de fato, mapear processos? Existem alguns passos e dados que precisam ser levados em conta ao mapear processos em uma empresa. Porém, esses passos podem variar de acordo com o modelo de negócios da empresa, o nível de maturidade de seus processos e até mesmo com as informações já disponíveis sobre as atividades desempenhadas pelos setores. Neste artigo, vamos observar os seguintes passos: Determine o objetivo de cada processo; Identifique as entradas e saídas dos processos; Identifique as partes envolvidas; Identifique os recursos necessários; Classifique os processos; Mapeie regras de negócio e Handoffs; Documente os processos; Otimize os processos. A seguir, vamos nos aprofundar em cada passo para mapear processos. Determine o objetivo de cada processo Pode parecer óbvio, mas acredite: muitas empresas mantêm processos simplesmente porque "sempre foi assim". Por isso, determine o objetivo de cada processo, sua razão de existir e principalmente, o quão relevante ele é para que a empresa alcance seus resultados. Assim, é possível eliminar processos que não agregam valor ou mesmo elaborar uma ordem de priorização de processos. Identifique as entradas e saídas dos processos Podemos conceituar entradas e saídas de processos da seguinte forma: Entradas - Entradas ou “inputs” são os elementos modificados durante o processo. Saídas - Saídas ou “outputs” são o produto do processo, ou seja, o que aquelas atividades, de fato, entregaram. Identificar as entradas e saídas ajuda a compreender o objetivo e o nível de performance dos processos observados. Identifique as partes envolvidas Em qualquer processo, há diversas partes envolvidas e identificá-las é crucial para a compreensão da relevância e efetividade dele. As partes envolvidas de um processo correspondem aos stakeholders de um projeto. Em outras palavras, fornecedores, clientes, colaboradores, etc. Identifique os recursos necessários É fundamental ter no mapeamento de processos os recursos necessários para a execução de uma atividade, ou seja, o que é preciso realizar na entrada de um processo para obter a saída dele. Estes componentes podem ser diversos, por exemplo: Competências dos colaboradores envolvidos; Matérias-primas; Maquinários; Ferramentas e sistemas; E muito mais! Classifique os processos Lembra quando eu disse que mapear processos ajuda (e muito!) na priorização deles? Pois os processos organizacionais são, geralmente, classificados em três tipos: Processos de gestão ou estratégicos - São os que concentram a estratégia do negócio. Processos de missão - São os que concentram os processos da atividade-fim da empresa, ou seja, suprem as necessidades de clientes. Processos de suporte ou apoio - São os que suprem necessidades internas. Mapeie regras de negócio e Handoffs Geralmente, ao avaliar as regras de negócio e os pontos de handoffs, é possível encontrar processos (ou etapas de processos) ineficientes, cujo motivo para existir é pura inércia. Vamos revisar rapidamente o que é Regras de negócio e Handoff: Regras de negócio - São regras e restrições sobre atribuições internas no negócio, elas refletem a política e o posicionamento da empresa. Por exemplo, uma empresa tem definido que compras de material de escritório até R$ 500 podem ser feitas por gestores com seus cartões corporativos Handoff - Segundo o BPM CBOK® (Guide to the Business Process Management Body of Knowledge) um handoff é "qualquer ponto em um processo onde o trabalho ou a informação passa de uma função para a outra”. Essa ação é uma transferência de responsabilidades entre departamentos diferentes, uma passagem de bastão. Por exemplo, um setor precisa comprar material de escritório e para isso envia um pedido de compras com as necessidades e enviar para o setor de compras. Documente os processos Quando se pensa em mapeamento de processos já se imagina um fluxograma das atividades, não é mesmo? Porém, há diversos tipos de representações gráficas de processos à sua disposição. Por isso, o ideal é começar com uma documentação mais simples, listando as ações em bullets, para assim, quando o processo for totalmente conhecido, montar o fluxograma. Além disso, nesta etapa já é possível relacionar formas de controle, acompanhamento de performance (KPIs) e começar a identificar oportunidades de melhoria nos processos. Otimize processos Com os processos mapeados é possível buscar formas de melhorar o desempenho da empresa, seja eliminando ou otimizando processos. As informações reunidas nos passos anteriores - como outputs, públicos atingidos e objetivos - são cruciais para essa etapa. Há inúmeras metodologias voltadas para melhorias de processos organizacionais. Por exemplo: Ciclo PDCA; Metodologia 5w2h; Diagrama de Ishikawa; E muitas outras! Depois do processo revisto e otimizado, é necessário documentar sua versão final. Conclusão Agora que você sabe o que é mapeamento de processos espero que a importância dessa ferramenta gerencial tenha ficado clara! Com os processos mapeados, o próximo passo para obter mais ganho de produtividade é automatizar. Por isso, conte com o Acelerato e sua funcionalidade de Workflow por Processo.

Autor: Tatiane Chan

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