A Tecnologia e a Gestão de Projetos

O desenvolvimento contínuo da tecnologia tem gerado grandes mudanças na gestão de projetos, permitindo, por exemplo, um gerenciamento mais amplo de todos os aspectos críticos, uma rápida interação entre a empresa e os seus stakeholders em relação ao andamento das etapas de um projeto, um amplo controle de custos, e muito mais, alterando de forma irremediável o modelo e as estratégias utilizadas por uma equipe de projetos.

Atualmente, existem diversas plataformas e ferramentas disponíveis no mercado com o intuito de facilitar o controle do gestor de projetos durante todas as tapas do processo, algo que sequer poderia ser sonhado há vinte ou trinta anos. Para compreender melhor a imensa relevância da tecnologia nesse mercado, a seguir estão alguns aspectos que foram transformados no decorrer dos últimos anos.

A visão estrutural dos projetos

Como já dizia o célebre consultor norte-americano William Deming, “O que não pode ser medido não pode ser gerenciado”. Essa frase destaca o quão importante é possuir uma visão abrangente e integral acerca de um projeto, desde a etapa inicial de seu planejamento.

No passado, as equipes de projeto não contavam com a estrutura necessária para planejar minuciosamente todas as suas etapas, o que aumentava consideravelmente as chances de ocorrerem erros e problemas ao longo desse processo. Nos dias de hoje, por sua vez, é possível fazer uso de plataformas responsáveis por mostrar todo o prospecto de um projeto, oferecendo à equipe uma visão holística de tudo o que deve ser feito.

O pleno controle sobre as questões críticas

O uso da tecnologia é essencial para que os gerentes de projeto possam controlar fatores determinantes para o bom andamento do trabalho, como por exemplo:

• O prazo estabelecido com os clientes para cada fase do projeto;
• O percentual de trabalho já feito até o momento;
• A quantidade de horas exigidas por cada etapa do projeto;
• Fazer uso de ferramentas eletrônicas para calcular a estimativa do término de um projeto;
• Conferir sugestões eletrônicas sobre quais são as melhores formas de redistribuir as atividades entre os membros de uma equipe.

A redução dos riscos

Todo projeto está sujeito a apresentar imprevistos e problemas inesperados. Mesmo nos casos em que toda a estrutura da gestão de projetos foi preparada com grande cuidado, ainda é impossível reduzir completamente os riscos envolvidos nesse processo.

Nessa hora, a tecnologia demonstra o quanto é importante. Através do seu uso, se torna possível avaliar quais são os projetos que apresentam uma taxa reduzida de obter sucesso, propondo assim medidas com o objetivo de resolver os possíveis problemas ocasionados ao longo de seu desenvolvimento.

Desse modo, o gestor de projetos pode iniciar o seu trabalho plenamente consciente dos riscos envolvidos, o que facilita na tarefa de estabelecer um plano de ação adequado para o projeto.

A ajuda na tomada de decisões

A todo momento, um gerente de projetos precisa tomar decisões importantes relacionadas ao andamento do trabalho de sua equipe. Com o auxílio de uma ferramenta digital, os profissionais dessa área conseguem fazer isso de forma mais certeira e controlada, algo que só foi possível graças ao recente avanço da tecnologia.

Sendo assim, se torna mais fácil de descobrir quais aspectos precisam ser melhorados e quais necessitam ser alterados durante o desenvolvimento dos projetos, permitindo que os objetivos da equipe sejam alcançados em menos tempo.

O avanço da comunicação

A comunicação é fundamental para todos os setores corporativos, e dessa maneira, não poderia ser diferente no meio da gestão de projetos. Em ambientes pautados pelo diálogo e pela plena circulação de informações, todo o processo de trabalho é capaz de se tornar muito mais eficaz e produtivos. A razão disso está no fato da comunicação ser o único método de se solucionar dúvidas e também de propor melhorias e alterações construtivas.

Tudo isso faz com que as novas ferramentas de comunicação trazidas pelo avanço da tecnologia sejam essenciais para a gestão de projetos nos dias de hoje. Aliás, investir na melhoria constante a comunicação em um espaço corporativo é um dos grandes segredos para que uma empresa permaneça ganhando relevância no mercado.

O uso do Business Intelligence

O Business Intelligence (BI) é uma espécie de processo capaz de melhorar a gestão de dados de uma corporação. Através desse processo, se torna possível reunir, analisar e operar de forma adequada o conjunto de informações presentes na estrutura empresarial. Isso significa que, com o Business Intelligence, a gestão ganha padronizações e os processos são otimizados, ampliando a visão e as estratégias a serem adotadas por uma empresa.

A geração de relatórios detalhados

A tecnologia com foco na gestão de projetos dispõe de técnicas e sistemas capazes de gerar indicadores de desempenho individual, controle estatístico, gráficos orçamentários e muito mais, ou seja, relatórios extremamente completos sobre o que precisa ser feito para ter a melhor performance possível com os menores custos e no menor tempo.

Essa é uma boa síntese de como a tecnologia tem melhorado o desempenho da gestão de projetos nos últimos anos, além de indicar que isso deverá permanecer ocorrendo em um futuro próximo, com a introdução de novas técnicas ainda mais modernas e revolucionárias nesse meio.

O sistema Acelerato é um exemplo de ferramenta altamente tecnológica, cujo armazenamento de dados é realizado na nuvem, permitindo um acesso rápido e fácil a qualquer hora. Com várias funcionalidades, esse sistema também permite ao gestor de projetos um controle amplo e eficiente de sua equipe.

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