A distração pode ocorrer a qualquer momento: celular, mensagens, e-mails, notificações, colegas de trabalho. Somos constantemente bombardeados por inúmeras distrações e com isso nossa lista de coisas a se fazer só cresce mais e mais. Em um ponto, serão tantas tarefas na sua agenda que você não saberá por onde começar e nem como terminar.
Definir prioridades, trabalhos 
e calendários são coisas que tornam seu cotidiano mais produtivo. Isso pode soar fácil de fazer, mas nunca é. Se organizar e definir metas são coisas tão difíceis quanto fazer aquele famoso relatório que sempre deixado para última hora.
Que tal começar por aí: não deixe para a última hora. Evite chegar ao limite, as distrações e interrupções e não tente fazer tudo só, pois um time existe para que cada um exercite sua função e todos melhorem juntos. Para isso, aqui vão dez dicas de produtividade:
Divida
Quanto tempo dura sua atenção? Seja 20 minutos ou duas horas, quebre seu dia em pequenas porções de tempo e marque tarefas que podem ser completadas nessas porções.
*Dica Acelerato: Sobre esse assunto, assista o vídeo que Bruno Mendes fez a respeito do Pomodoro Tecnique
Mapeie
Fazer o mapeamento do projeto é uma ótima forma de gerenciar seu tempo. Basta colocar diferentes tarefas de um projeto nos horários vagos da sua agenda, da mesma forma que você marcaria um encontro com um cliente. Ao mapear o projeto por partes pelo calendário, é possível selecionar espaços específicos de tempo para trabalhar nisso e assim realizar essas tarefas.
Calcule
O princípio de Pareto, ou a regra 80/20, diz que 20% do que seja lá o que você estiver falando é vital e 80% não. Aplique para o seu trabalho: 20% do que você faz equivale a 80% do seu progresso. De tudo que precisa ser feito, você consegue focar nos 20% que vão te aproximar do seu objetivo?
Organize
Em uma folha de papel, crie uma lista de afazeres da maneira mais abrangente possível. Depois, em uma folha de papel, faça quatro quadrantes. No 1º quadrante, anote todas as tarefas de sua lista que geram renda (dinheiro). No 2º quadrante, anote as tarefas que podem gerar alguma renda, como atividades de marketing. No 3º Quadrante inclua tarefas que não geram renda , mas que precisam ser feitas. Estas são as suas operações de negócios, como administração de e-mail, gerenciamento da equipe e reuniões, contas etc.. E no 4º quadrante, coloque as atividades que podem ser delegadas a alguém ou simplesmente excluídas da sua lista. Com essa organização, você poderá focar seus esforços e tempo nas tarefas que realmente são importantes para a empresa.
Cronometre
Todo mundo tem um ápice de produtividade, isto é, um momento do dia em que você está mais desperto, mais criativo, mais focado, ou seja, mais produtivo. Faça com que suas tarefas mais difíceis estejam marcadas para as horas em que você for mais eficiente, e deixe as tarefas mais fáceis ou menos importantes para os períodos de baixa energia.
Questione
Se você percebe que algumas tarefas parecem nunca serem completadas, é hora de se perguntar se realmente vale a pena.
Maximize
Maximize seu tempo agrupando tarefas similares. Por exemplo: se você tem um encontro com um cliente, marque em um dia que você precise resolver outras coisas longe de seu escritório. Se você precisa resolver várias coisas em frente ao computador, marque essas tarefas para uma mesma parte do seu dia.
Planeje
Planejar interfere diretamente na sua produtividade. Estude o tempo que tem entre os compromissos e prazos e planeje na noite anterior o que será preciso para preenchê-los.
Descanse
Descansar é uma das formas mais eficientes de se tornar produtivo. Não precisa ser exatamente um cochilo. Tome um banho, olhe suas redes sociais rapidamente ou dê uma caminhada curta. Você se sentirá novo em folha.
Foque
Quando se está afogado em tarefas, focar em uma única atividade ajuda. Isso significa abrir mão de coisas que você faz regularmente. Sua série favorita de TV? Abra mão por um tempo. A saída com os amigos? Remarque para um outro momento. Será um sacrifício a curto prazo para que você possa concentrar toda a sua energia e ser mais produtivo.
Não importa quão rápido você tire as coisas da sua lista, use seu tempo para coisas que importam mais, e assim, aumente sua produtividade.
Agradecimentos a Larissa Ramos pela contribuição com o Tema e desenvolvimento do texto.
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Até a próxima!
fonte: http://www.fastcompany.com/3037758/10-productivity-tips-for-the-overwhelmed-entrepreneur/
