Os checklists já fazem parte do nosso cotidiano quando o assunto é organização. São ferramentas simples de serem utilizadas e que podem facilitar a visualização e organização de tarefas, otimizando tempo e reduzindo riscos de que algum processo seja deixado de lado.
Checklists podem ser utilizados em: tarefas domésticas, compras, projetos de empresas, hábitos de estudos etc. Quando acordamos, já começamos a planejar nosso dia a dia com uma lista em nossa mente, ou seja, um checklist sobre o que será realizado naquele dia.
Então, que tal entender um pouco mais sobre essa ferramenta incrível?
O que é um Checklist?
De forma simples, o checklist nada mais é do que uma lista de afazeres. Não existe uma regra universal de como criá-lo ou utilizá-lo, mas costuma-se seguir algumas boas práticas.
Criar um checklist depende principalmente do propósito dele, mas geralmente serve para que você, ou quem vai usá-lo, não se esqueça de alguma etapa ou de alguma coisa.
Por exemplo, se você vai viajar, não quer esquecer de colocar na mala um tipo específico de roupa, itens de higiene e o passaporte. Agora se você vai abrir sua loja pela manhã, precisa verificar se o chão está limpo, se tem ítens suficientes no estoque, ligar as câmeras de segurança e abrir o caixa.
Para criar um checklist simples você pode perguntar a si mesmo: “Para eu fazer ou finalizar um trabalho, quais etapas eu preciso cumprir?”
Voltando para o exemplo da Viagem: “O que eu não posso esquecer de colocar na minha mala? 5 blusas, 3 shorts, 2 calças, 1 sapato, 1 chinelo, meias, roupas íntimas, toalha, carregador de celular, dinheiro para o passeio, passaporte…” Seu checklist está pronto! Agora é só ir montando a mala e riscando ou dando check em cada item.
Muitas vezes o trabalho a ser feito, pode tornar a criação do checklist um pouco mais complexa. Além da pergunta: “quais etapas eu preciso cumprir?” Você pode se questionar com relação às prioridades e dar pesos aos itens da lista: “Qual tarefa irá me demandar mais tempo? Existe algum item prioritário? Consigo realizar tarefas em paralelo? Outras pessoas irão trabalhar comigo neste checklist?“
Pegando o exemplo de abrir a loja pela manhã: Se você estiver sozinho, talvez seja mais simples seguir uma determinada ordem de tarefas: “ligar as luzes, iniciar os computadores, ativar as câmeras, verificar estoque, receber fornecedores, limpar e organizar a loja e abrir as portas“. Agora se estiver com outra pessoa, vocês podem fazer coisas em simultâneo, ou cada um ter uma lista própria.
É necessário que fique claro o objetivo do checklist para que a execução da tarefa seja efetiva e faça sentido para todos os envolvidos. Além disso, é importante entender que o checklist pode ser adaptado para o nível de conhecimento ou experiência que cada pessoa. Alguém mais experiente geralmente trabalha com itens no checklists mais amplos, enquanto uma pessoa iniciante trabalha com itens mais específicos.
Dependendo do propósito, um checklist pode ser utilizado de forma recorrente. Nestes casos, é interessante possuir um histórico de preenchimento e formas rápidas de acessar versões anteriores.
Também é interessante, o responsável pelo checklist conseguir visualizar o andamento, em qual etapa está, o que está sendo feito e quem está executando. Geralmente, o responsável também precisa verificar se todas as etapas foram cumpridas corretamente.
Tenha bem definido quem são os responsáveis por utilizar o checklist. Com a definição dos responsáveis, caso seja necessário, aplique um treinamento demonstrando como utilizar e a sua importância.
Como dissemos, os checklists são uma ferramenta que independe do cargo, ainda assim, é importante que ele comece a introduzir este hábito até para benefício próprio, pois confiar apenas em nossa memória pode fazer com que deixemos alguma etapa importante para trás.
Dentro da empresa, há uma variedade de situações em que o checklist pode ser utilizado. Por exemplo:
- Organização de Ambientes;
- Controle de Processos;
- Atividades das Pessoas;
- Manutenção de Equipamentos e Máquinas;
- Uso de Ferramentas e Relatórios;
- Criação e atualização de Documentos;
Principais Benefícios de usar o checklist
- Organização – Quando não temos uma sequência bem definida do que vamos executar corremos o risco de esquecer alguma etapa importante.
- Redução de custos – Todos os ganhos acima vão gerar impacto na sua empresa. A partir do momento em que um checklist está bem estruturado, existe uma redução de custos para executar determinada tarefa, além da redução de falhas.
- Padronização de processos – O importante é que até mesmo o menos experiente consiga fazer a mesma coisa que qualquer outra pessoa.
- Aumento de produtividade – Se você possui um passo a passo de realização de um procedimento, não precisa perder tempo pensando no que fazer, pois está tudo documentado.
- Aumento da qualidade de produtos e processos – Junto com a padronização vem o aumento da qualidade, logo, você poderá garantir que o resultado final sempre será de excelência.
- Redução de riscos e falhas – Ao criar o checklist devemos colocar todos os itens importantes do processo. Dessa forma nada ficará para trás e não precisaremos depender do nosso cérebro para lembrarmos das tarefas. Com isso, a chance de esquecer um item importante é reduzida.
Entendemos que a criação e uso de checklist é um processo que demanda tempo e disciplina, mas existem maneiras de deixá-lo mais rápido e prático.
Com a ajuda de ferramentas específicas para checklist, é possível padronizar alguns processos dentro de uma empresa para que o fluxo de trabalho seja mais ágil e continue trazendo bons resultados, seja pela otimização do tempo, redução de custos ou segurança na execução.
Além de todo o processo estar em uma plataforma, os checklists podem ser compartilhados rapidamente com os envolvidos na operação. Além de ser possível criar e adaptar planos de ação para cada item da lista.
Como falamos no início deste artigo, checklists são ferramentas de extrema importância para que tarefas possam ser realizadas em menos tempo, com mais qualidade, e de maneira padronizada. Independente se o checklist é para tarefas domésticas ou empresariais, ele apenas traz benefícios para quem o usa.
Aqui no Blog do Acelerato já apresentamos maneiras de como o checklist pode ser muito útil em alguns setores como supermercados, indústria e logística mostrando como ele pode ser uma ferramenta que se adequa de acordo com a sua necessidade.
