Uma das tendências que veio para ficar, com certeza é o home office.  Segundo um estudo realizado pela Grant Thornton, no Brasil, 32% dos executivos entrevistados pretendem tornar o trabalho remoto permanente, após a pandemia. Somado a isso, outro estudo, este realizado pela Oberlo, diz que 71% dos profissionais que trabalham em home office, se dizem mais felizes. 

Mas estar feliz, significa ter maior produtividade? 

De acordo com uma pesquisa realizada pela Fundação Dom Cabral, 58% dos profissionais se sentem mais produtivos trabalhando remotamente. Porém, a mesma pesquisa mostra que 24% dos entrevistados sentiram um aumento no volume de horas trabalhadas e 16% uma maior dificuldade de comunicação.

Adaptação, provavelmente, foi uma das palavras mais utilizadas pelas empresas no último ano.

A maioria das companhias tiveram que adaptar processos, políticas de atendimento e segurança, contratar novas ferramentas, comprar equipamentos, mudar workflows de desenvolvimento, migrar para o trabalho remoto, entre outras coisas, de forma muito rápida. E já que o cenário é novo, os desafios também são.

Do lado do funcionário temos, a falta de contato social, ambiente cheio de distrações, mais interrupções, horário de trabalho não definido, menor visibilidade e dificuldade de comunicação com a equipe. Já do lado do empregador algumas perguntas podem surgir:

  • Como eu sei que meu colaborador está sendo produtivo?;
  • Como saber o que ele está fazendo ou quanto falta para terminar uma tarefa?
  • Será que ele está cumprindo a carga horária normal? Trabalhando mais ou menos?
  • Ele tem uma estrutura adequada para trabalhar de casa?
  • E o meu cliente, será que continua sendo bem atendido?

Essas e outras dúvidas são comuns para grande parte dos gestores de empresas que começaram a trabalhar no modelo Home Office. Então, para te ajudar a entender como Gerenciar Equipes à Distância e continuar sendo produtivo criamos este artigo com algumas dicas e boas práticas.

Gerenciar Equipes à Distância

#1DICA: Ter Comunicação 100% Web

Procure criar uma comunicação de ponta-a-ponta 100% pela internet. Ferramentas que ajudem tanto na comunicação externa, com os seus clientes, quanto na interna, entre equipes e colaboradores. Da mesma forma, também é interessante definir o canal oficial para realizar as videoconferências e também, para documentar as decisões. 

Além disso, contar com um kanban online também é algo que auxilia muito o gestor, enxergar e repassar tarefas para os times, ver quem está com mais ou menos demandas e delegar sem sobrecarregar.

Outras boas funcionalidades, são as bases de conhecimento e os fóruns, que permitem que você compartilhe com sua equipe informações sobre processos, ou assuntos em geral.

#2DICA: Rastrear e Limitar o Horário de Trabalho

Muitas empresas perderam a capacidade de rastrear o tempo de trabalho dos colaboradores no Home Office. Um bom sistema de gestão de projetos, permite ter uma visão dos horários trabalhados, por colaborador, por time, por demanda ou de forma geral.

O mesmo sistema pode ajudar a limitar os horários de trabalho de cada funcionário evitando que os colaboradores trabalhem além do horário estipulado. Afinal, você não quer que ninguém trabalhe além do horário combinado, não é mesmo?

#3DICA: Acompanhamento em tempo real a evolução dos projetos

A terceira dica para fazer o trabalho remoto dar certo, é conseguir acompanhar em tempo real como seus projetos estão evoluindo. Além disso, é interessante poder contar com sistemas que permitam o compartilhamento de imagens, arquivos, status, inclua observações e comentários e atribua responsáveis para cada atividade do projeto de forma sincronizada.

Também contar com sistemas que possuam relatórios e dashboards para visualizar rapidamente a evolução dos projetos. Dessa forma, você consegue ter uma visão do seu próximo passo de forma rápida e clara, diminuindo os impedimentos para isso.

#4DICA: Defina metas alcançáveis e dê feedbacks para sua equipe

Uma maneira de manter seus colaboradores sempre engajados com a missão da empresa, é definir metas alcançáveis para eles. Por isso, planeje e compartilhe metas que façam sentido com as estratégias da empresa. 

Comunique, se possível todos os dias, os prazos e os objetivos das atividades que estão em andamento. Isso ajuda a sua equipe a ter um norte do que é necessário para iniciar os trabalhos e avançar da melhor maneira. 

Outra boa pratica é realizar feedbacks periódicos. Quando realizado de maneira construtiva, é uma comunicação eficiente entre gestor e colaborador, que busca mostrar para o funcionário quais foram os pontos positivos e em quais aspectos ele precisa melhorar. 

#5DICA: Procure por um sistema que tenha todas essas funcionalidades.

Contar com um software que atue diretamente em todas essas frentes é o ideal. Esse tipo de sistema, melhora o atendimento ao cliente, permite que você tenha um maior controle de suas demandas, realiza a priorização correta dos atendimentos e os separa por tickets, facilitando muito o fluxo de trabalho, tornando o processo mais eficiente.

Ter um sistema de Gerenciamento de Processos e Pessoas, que seja capaz de manter todos os dados e arquivos relativos aos clientes também é outra etapa fundamental para um bom relacionamento entre a empresa e os seus consumidores. 

Como dissemos no começo, o Home Office é uma tendência que veio para ficar. Por isso, diversas empresas precisaram se adaptar rapidamente a esse modelo de trabalho e muitas, viram que as tarefas que eram realizadas dentro do escritório, hoje podem ser feitas na casa do colaborador.

E o sistema ideal para te ajudar com esses desafios, é o Acelerato. Ele une Atendimento e Projetos em um ambiente único, de forma intuitiva e fácil de usar. Além disso, o Acelerato possui todas as funcionalidades descritas neste e-book, além de ter implantação remota, evitando gastos com deslocamento e protegendo seus colaboradores de se exporem a riscos desnecessários.  Saiba como Gerenciar Equipes à Distância com Acelerato!

E ai, gostou? 
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Até a próxima!