Não há melhor forma de melhorar o desempenho de uma empresa do que gerenciar corretamente seus processos e atividades. Assim, é possível encontrar gargalos, ganhar produtividade e saber como priorizar ações. Há diversas formas de acompanhar tarefas dentro de um negócio, por isso eu gostaria de falar sobre como desenvolver melhoria contínua com Kanban.

Preparado para conhecer formas de alcançar melhoria contínua com Kanban? Então continue lendo!

Primeiramente, vamos lembrar o que é Kanban:

Kanban é uma metodologia de sinalização para controle de fluxo de operação aplicada em indústrias de forma geral. No setor de TI, Kanban também é uma ferramenta visual de gestão de fluxo de desenvolvimento. Os famosos quadros de post-it!

Gerenciar o seu trabalho através de um sistema Kanban revela como as atividades fluem através do processo. Desse modo, se obtém uma visão clara e objetiva sobre o andamento do projeto.

O que, inclusive, permite a identificação de gargalos, oportunidades de melhorias e aumento de eficiência.

O Kanban é uma técnica de evolução, não revolução. Por isso, que o Kanban é um alicerce para a melhoria contínua. Ele incentiva uma abordagem experimental, onde as equipes devem melhorar de forma colaborativa.

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Indicadores de Kanban

Uma das formas de averiguar se o seu processo com Kanban está, de fato, trazendo melhoria contínua para a empresa é através de indicadores-chave de desempenho (KPI).

Conhecer as KPIs que você pode medir permite se concentrar em um objetivo de melhoria específico. Por exemplo, entregas mais rápidas, ter mais previsibilidade nas entregas ou um trabalho de maior qualidade.

Para engajar seu time na Melhoria Contínua do processo, pode ser útil passar algumas semanas utilizando métricas simples e realizando experimentos para discutir nas retrospectivas.

Os principais indicadores e métricas do uso de Kanban são:

  • Work in Progress (WIP);
  • Quantidade de Impedimentos (Blockers);
  • Throughput (ou Vazão Média);
  • Lead Time;

Agora, vamos nos aprofundar em cada um deles:

Work in Progress (WIP)

O Work in Progress (WIP), também chamado de trabalho em andamento, é tudo que alguém do time tenha iniciado, mas não tenha finalizado.

É muito importante limitar o WIP em cada fase do processo. Assim, você perceberá que as entregas serão mais frequentes e com mais qualidade.

Uma forma de limitar o Work in Progress (WIP) é dividir o seu total pelo número de responsáveis na fase do processo que possui gargalos. É possível notá-los ao verificar um grande número de tarefas paradas em uma fase por um longo período.

Quantidade de Impedimentos (Blockers)

Blockers é o número de tarefas em impedimento. Uma tarefa em impedimento não pode ser movida para a próxima etapa por causa de algum tipo de problema.

Geralmente um impedimento ocorre quando há alguma dependência não finalizada, um defeito, falta uma habilidade no time ou ainda que se precisa de informações externas para que a tarefa seja finalizada.

Foque em três perguntas enquanto mensura os impedimentos:

  • Quantas tarefas estão impedidas?
  • Há quanto tempo estão impedidas?
  • Qual fase do processo o impedimento está ocorrendo?

Você pode atualizar o tempo que cada tarefa está em impedimento na reunião diária de equipe.

Throughput

O Throughput, ou Vazão, é o número de tarefas completadas por período de tempo (Sprint se você mescla Kanban com Scrum).

Registre a cada semana, ou a cada Sprint finalizada, quantas tarefas foram entregues. Verifique ainda se houve melhorias conforme suas mudanças no sistema Kanban.

Lead Time

Já o Lead Time é a quantidade de tempo que levou para uma tarefa atravessar o seu quadro Kanban. A contagem começa quando uma tarefa é colocada no quadro e termina quando é movida para a fase de “Done”.

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Retrospectiva – forte aliada da Melhoria Contínua

Não esqueça de sempre atualizar as métricas e compará-las com outros Sprints nas retrospectivas. Isso é importante para verificar a efetividade das mudanças realizadas para melhorar o processo.

Com o tempo seu time começará a ficar melhor em analisar essas métricas. A cada retrospectiva forme uma hipótese, teste com um experimento na próxima rodada ou sprint, meça o resultado e formule uma conclusão. Pense na retrospectiva como um lugar para formular e validar experimentos!

Inclua fases, WIPs, mude algum item do processo, pense em como agilizar a resolução de impedimentos… Experimentar é o melhor caminho para aprimorar seu sistema Kanban, gerar valor e manter o time engajado na melhoria contínua.

Conclusão

Trabalhar a melhoria contínua é fundamental para as empresas que querem crescer de forma sustentável. Não se esqueça, o Kanban é um método evolucionário. Portanto, busque evoluir sempre!

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