Ser gestor é se deparar diariamente com barreiras que impedem o bom funcionamento do seu negócio, principalmente quando sua empresa está em constante inovação. Esses obstáculos acabam se intensificando quando o time está em home office, por exemplo. E, para “quebrar” esse tipo de barreira, os Softwares de Gestão de Projetos online foram desenvolvidos.

Afinal, já que a equipe está distribuída, acaba sendo frustrante não ter as ferramentas certas para gerenciar elas de maneira correta.  Claro que ter um quadro de funcionários habilidosos faz toda a diferença. Mas assim como em qualquer segmento, não é possível fazer um bom trabalho sem os materiais necessários. 

É comum que ainda exista uma resistência quanto ao uso de softwares de gerenciamento de projetos, porém é fato que eles trazem diversos benefícios para as instituições que as aplicam. E, isso fica ainda mais evidente quando se trata de uma ferramenta totalmente hospedada em nuvem, que evita a obrigação de instalar programas e licenças nos computadores da empresa. 

Por isso que, para te ajudar a entender melhor alguns motivos de se ter um Software de Gestão de Projetos, criamos esse artigo. Nele, te mostramos a importância de você ter um em sua empresa. Confira!

4 Motivos para você ter um Software de Gestão de Projetos

Conforme falamos acima, utilizar um software de Gestão de Projetos te ajuda a gerenciar melhor as tarefas da sua equipe remota, aumentando sua produtividade. 

Isso acontece porque a Gestão de projetos é um conjunto de técnicas que tem como objetivo guiar a sua equipe para um trabalho mais produtivo. Ela engloba estratégias e ferramentas, organizando as tarefas do seu time pela sequência que devem ser feitas, sempre considerando os recursos e tempo disponíveis.

Além disso, você é capaz de medir o progresso da atividade em comparação ao plano de metas definidas para  projeto.  

Para que seus resultados sejam satisfatórios é necessário ter uma boa gestão. Por isso que, separamos abaixo 4 motivos para você ter um software de Gestão de Projetos na sua empresa. Confira!

Clareza na priorização de projetos

A rotina de uma equipe de projetos é cheia de tarefas correlacionadas, todas com intuito de fazer a melhor entrega, já que, cada uma tem as suas especificidades. Por exemplo, um projeto pode ter 10 pessoas envolvidas e mais de 400 atividades, como eu vou saber qual devo priorizar?

Nessa hora o uso de um software de gerenciamento de projetos é essencial, visto que ajuda o gestor a analisar as tarefas existentes e saber quais iniciativas priorizar, criando um planejamento efetivo para guiar a equipe durante a performance. 

Ao final, ele vai ter tudo isso documentado em um só lugar e todos os membros terão clareza sobre quando a atividade deve ser entregue e qual ação deve ser tomada primeiro. Isso evita conflitos entre as áreas, principalmente quando o trabalho está sendo feito remotamente, já que ajuda a trazer transparência para o gerenciamento.

Calcular as horas trabalhadas automaticamente

Sempre que um ticket é aberto automaticamente um cronômetro é ligado! Dessa forma, além de conseguir visualizar o total de horas trabalhadas no dia, você também consegue ver quanto tempo cada pessoa despendeu em diferentes atividades. Essa informação pode ser muito útil na hora de justificar o orçamento de um projeto.

Assim, todas as declarações de horas trabalhadas estarão em um painel de controle centralizado, dizendo adeus as diversas planilhas espalhadas pelo seu computador. Em conclusão, você poderá classificar qual atividade está recebendo mais ou menos esforços do que realmente precisa.

Aumentar a satisfação do cliente

Além dessa ferramenta facilitar o dia a dia do gerente de projetos e de sua equipe, ela também pode ajudar o seu cliente. Conhecemos essa rotina e sabemos como é difícil entregar um projeto de acordo com as expectativas do consumidor, estar dentro do prazo, do orçamento e com a qualidade esperada pode ser ainda mais difícil com o time separado.

Com um software de gestão de projetos é possível entregar aos clientes resultados de ótima qualidade por um preço mais justo. Afinal, sua equipe trabalha com maior facilidade em consequência da otimização do tempo de produção.

Isso permite que eles ofereçam uma resposta rápida para diferentes demandas, podendo assim,  até superar as expectativas do consumidor.

Maior engajamento da equipe

Manter uma equipe motivada é um dos desafios que os gestores enfrentam todos os dias, porém, ter um software de Gestão de Projetos pode te ajudar nessa tarefa. Com todas as atividades bem documentadas e planejadas, o seu time tem mais segurança ao realizar os processos, garantindo que ele alcance todos os objetivos e metas da empresa.

Outro benefício é a melhoria na comunicação. Quando se trabalha a distância, por exemplo, essa é a chave do sucesso. Então, antes de escolher um software de gestão de projetos confirme se ele permite fazer comentários nos tickets, assim, você tem todas as informações em um único lugar, facilitando as interações entre as equipes. Afinal, é possível consultar de maneira rápida qualquer mensagem de acordo com a atividade relacionada ao comentário. 

Conclusão

Ter seus projetos documentados em um banco de dados, além de ser mais acessível, permite que você possa controlar as informações relacionadas a todo tipo de projeto. Isso garante um melhor compartilhamento, com uma maior segurança das informações que estão sendo acessadas da empresa, da casa de um funcionário ou de qualquer outro lugar.

Mesmo de longe, é necessário estar a par de quem está envolvido, o que estão fazendo e saber os status das demandas, garantindo a qualidade do serviço mesmo à distância. Em conclusão, o gerente de projetos consegue realizar a tomada de decisão muito mais rápido do que se utilizasse recursos manuais. Se sua empresa ainda não conta com todos os benefícios que um software de gerenciamento de projetos tem a oferecer, não perca tempo e conheça o Acelerato. Acesse agora e agende um teste grátis com um de nossos especialistas clicando aqui!