Uma das grandes inovações no formato de trabalho que estamos presenciando, é a adoção do home office. Segundo uma pesquisa realizada pela Oberlo, 71% dos profissionais que trabalham em home office, se dizem mais felizes. E, se estamos falando em produtividade, a felicidade no ambiente de trabalho é essencial.

Isso é mostrado pela mesma pesquisa, que diz que 78% dos brasileiros que trabalham em home office se sentem mais produtivos.

Porém, isso não quer dizer que para que seus funcionários sejam produtivos, apenas oferecer o home office seja suficiente.

E, quando falamos em equipes de atendimento ao cliente, houveram diversas mudanças, inclusive com estrutura física, que os funcionários precisaram fazer em casa. Além disso, é necessário que você, como gestor, consiga oferecer um ambiente virtual de trabalho que seja acolhedor e que auxilie o seu colaborador a manter a mesma qualidade de trabalho que tinha anteriormente, em casa.

Por causa dessas mudanças no modelo de trabalho, os desafios de hoje são outros. Um deles, quando falamos de home office, são as distrações. A pesquisa que citamos acima, nos mostra que 1, a cada 5 profissionais, listam que as distrações causadas pela família estão entre os maiores problemas do trabalho remoto.

Pensando nisso, separamos abaixo 5 Dicas de Produtividade para seu Help Desk. Confira!

Reconheça a importância que cada membro possui na sua equipe

Reconhecer a importância de cada membro da sua equipe é primordial para que o ambiente de trabalho continue saudável no dia a dia. Afinal, com o reconhecimento, seus trabalhadores conseguem perceber a importância deles para a empresa, aumentando assim sua motivação no trabalho. 

E, para reconhecer um colaborador, não é necessário investir em coisas espalhafatosas. Alguns exemplos são um do elogio sincero do gestor, um cupom com um valor para ele comprar alguma refeição especial via delivery, um dia de folga após um período turbulento de atendimentos, entre outras coisas. 

Além disso, não deixe de reconhecer também o trabalho de sua equipe. Isso é tão importante quanto reconhecer o desempenho individual de cada um, sendo parte importante do processo de felicidade do colaborador no trabalho.

Documente seus processos da melhor maneira

Documentar os processos é importantíssimo para auxiliar seus colaboradores a serem mais produtivos. Afinal, é sempre importante que o seu suporte técnico possua documentado as melhores maneiras de resolver um problema que possa aparecer.

Além disso, ao documentar seus processos, você fica sempre preparado para alguma baixa que a sua equipe possa vir a ter.

E, ao contratar atendentes novos, fica muito mais fácil de treinar ele, afinal, todo o conhecimento de atendimento não está retido apenas com um colaborador.

Outro ponto importante de documentar seus processos, é que isso facilita na hora de você criar uma base de conhecimento para a sua equipe.

Isso auxilia bastante na hora de você sugerir um material de apoio para um cliente ou então para auxiliar o seu colega que precisa de alguma ajuda específica em um atendimento.

Defina metas alcançáveis para sua equipe

Uma maneira de manter seus colaboradores sempre motivados, é definir metas alcançáveis para eles. Afinal, se eles conhecem o propósito do que eles fazem, fica muito mais fácil engajá-los em sua empresa. 

Por isso que, você, como gestor, precisa planejar e compartilhar as metas, assim, seu time pode focar na qualidade do atendimento prestado, entregando os melhores resultados. 

E, uma das maneiras de te auxiliar a estabelecer metas claras para sua equipe, é a de alinhar como é o dia a dia do seu atendimento, criando também um planejamento da rotina da sua equipe. Afinal, é preciso que elas saibam quais ações irão auxiá-los a concluir suas metas.

Dê sempre feedbacks

O feedback, quendo realizado de maneira construtiva, é uma comunicação eficiente entre gestor e colaborador, que busca mostrar para o funcionário, quais foram os pontos positivos e em quais aspectos ele precisa melhorar.

Ele serve para mostrar para seu funcionário, se ele está indo no caminho correto. Essa comunicação entre gestor e colaborador também auxilia no engajamento dele em sua empresa. 

Afinal, com o feedback construtivo, o colaborador percebe que a empresa se preocupa com o seu bem-estar e crescimento profissional. Além disso, essa prática passa maior transparência e possibilita que os profissionais entendam em quais pontos podem melhorar e como eles fazem isso.

Por isso que oferecer um feedback construtivo para a sua equipe ou colaborador, é algo tão importante. Afinal, isso faz com que o trabalhador se sinta valorizado por ter uma empresa que se preocupa com seu desenvolvimento, promovendo um ambiente propício para que ele cresça em sua carreira.

Monitore sempre os KPIs do seu atendimento

Realizar o monitoramento constante dos KPIs de seu atendimento é fundamental para saber como melhorar a performance de seu help desk.

Afinal, eles são os indicadores de desempenho que nos mostram se a qualidade do atendimento e a performance de seus atendentes está de acordo com o estabelecido.

Os principais KPIs de atendimento que destacamos, são:

  • Tempo de Atendimento médio; 
  • Índice de First Call Resolution; 
  • Média do SLA; 
  • Quantidade de Up Sells; 
  • NPS Médio; 
  • Taxa de Abandono; 
  • Média de absenteísmo da equipe; 
  • Rotatividade dos colaboradores; 
  • Índice de treinamento dos colaboradores.

Esses são os principais KPIs que destacamos quando falamos sobre medir a qualidade do atendimento e o desempenho de nossos atendentes.

Ao monitorar os KPIs do seu atendimento, você consegue ver onde eles estão falhando e como você pode ajudá-los a oferecer novamente um atendimento excelente. Isso é importante para que você melhore os seus feedbacks, já que permite que você faça uma análise pessoal de cada atendente. 

Porém, vale destacar que esses índices que destacamos só serão efetivos se estiverem alinhados com o que você espera do seu atendimento. Afinal, cada empresa possui a sua realidade, não é mesmo?

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