Considerada uma das grandes dificuldades das empresas, a gestão do tempo de seus colaboradores normalmente é um dos grandes desafios enfrentados pelo gestores.

Por isso, para te ajudar com esse desafio, criamos o texto a seguir. Ele conta com algumas dicas para implementar as melhores práticas em sua equipe. Além disso, ele ajuda até mesmo a identificar os principais motivos que fazem a sua equipe procrastinar durante o dia. Confira!

Antes de conhecer essas dicas, vamos entender o que é a Gestão do Tempo

A gestão do tempo é um dos principais desafios que enfrentamos no mercado de trabalho. Para que seja eficiente, ela precisa de muita disciplina, planejamento, organização e definição certeira das prioridades. Lembrando-se sempre de alinhar isso com a ideia de realizar o seu melhor trabalho, no menor tempo possível.

Uma boa forma de começar a trabalhar a gestão do tempo, é conseguir definir quais são as tarefas do dia que são mais importantes e quais podem “ficar para depois”.

Apesar de não ser difícil de entender, esse conceito é mais difícil de colocar em prática. Afinal, cada um é responsável pelas suas tarefas e por entender suas prioridades, não é mesmo?

Mas qual é a importância da gestão do tempo?

Um profissional que consegue realizar a gestão do seu tempo, possui uma maior produtividade. Consequentemente, ele sente-se melhor consigo mesmo em relação ao trabalho desempenhado. 

Além disso, alguns benefícios que adotar essa práticas nos traz são:

  • Nos dá pontualidade nas entregas;
  • Gera confiança para o dia a dia de trabalho;
  • Pontualidade e disciplina com nossas entregas;;
  • Menor stress;
  • Profissionais menos ansiosos;

Como vimos, adotar essa prática é muito positivo e nos rende bons frutos no nosso dia a dia. Além disso, é importante notar a relação que a gestão do tempo possui com a saúde mental dos colaboradores, gerando profissionais mais felizes. Segundo um estudo realizado pela Universidade da Califórnia, produzem em média 31% a mais em comparação com outros colaboradores.

Legal, mas o que eu posso fazer para ter essa gestão eficiente do meu tempo?

Alcançar a gestão eficiente do seu tempo é algo que depende de você. Por isso, para te auxiliar nesse desafio, algumas ações podem ser tomadas. Como por exemplo:

  • Tenha um planejamento e respeite-o;
  • Respeite seus prazos;
  • Saiba dizer não;
  • Conheça seus limites;
  • Reduza ou bloqueie suas distrações;
  • Saiba priorizar as demandas;
  • Saiba delegar as atividades;
  • Separe tempo para os imprevistos;

Agora que conhecemos as ações, vamos entender um pouco mais sobre elas!

Tenha um planejamento e respeite-o

Realizar seu planejamento, seja diário, semanal ou mensal, é o ideal para conseguir definir alguns pontos. Eles são: quais são suas tarefas mais importantes; quais precisam ser entregues naquele dia e quais possuem menos importância de entrega para aquele dia. 

Algumas maneiras de melhorar o seu planejamento e suas entregas, são:

  • Não realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo;
  • Não parar uma tarefa para começar outra;
  • Marcar como “feitas” as tarefas que foram concluídas;
  • Verificar se os prazos estão sendo cumpridos;

Saiba dizer não

Ninguém gosta de fazer tudo sozinho, não é mesmo? Por isso a importância de aprender a falar “não” para algo que você sabe que irá te atrapalhar e que irá modificar todo o seu planejamento, atrapalhando suas entregas e modificando seus prazos.

Conheça seus limites

Muito importante para evitar aquele sentimento horrível de frustração, conhecer os seus limites, seja físico, financeiro ou logístico (vai modificar todo o seu planejamento e atrapalhar sua rotina), é essencial para o estabelecimento das metas e dos objetivos. Além disso, isso é essencial para conseguir realizar a gestão do seu tempo da melhor maneira possível.

Bloqueie as distrações

Um dos grandes vilões da gestão do tempo, são as distrações. Seja aquela olhadinha rápida no WhatsApp, ou aquela notificação do Facebook, por exemplo, elas podem te prender por muito mais tempo do que você gostaria, causando problemas de produtividade e aquele sentimento de frustração, por não realizar as entregas que você propôs a realizar.

Saiba priorizar as demandas

Priorizar as demandas é importantíssimo para o seu controle e para auxiliar a sua tomada de decisão. Separar elas entre urgente, importantes e não urgentes é o ideal para auxiliar a tomada das decisões com calma e aumentar a sua produtividade. Além disso, isso faz com que você cumpra sempre os seus prazos, aumentando o seu valor como profissional e melhorando cada vez mais a sua reputação.

Saiba delegar as atividades

Essencial para os gestores, saber delegar as tarefas é o ideal para não sobrecarregar-se e auxiliar a gestão do seu tempo e o de sua equipe. 

Além disso, isso faz com que os seus colaboradores entendam cada vez mais a sua relevância como gestor e tenham cada vez mais confiança em você.

Separe tempo para os imprevistos

É importante saber que, por melhor que seja a sua gestão do tempo, imprevistos sempre irão ocorrer e sempre irão te fazer realocar tarefas menos importantes. Por isso, para evitar dores de cabeça com essa questão, é importante separar um espaço para essas atividades não planejadas. Isso permite, acima de tudo, que você não se comprometa caso apareça algo urgente e, consiga entregar as tarefas importantes.

Agora que conhecemos como realizar a gestão do seu tempo de modo eficiente, vamos entender mais sobre algumas técnicas que te auxiliam a ter os melhores resultados e aumentam sua produtividade.

Melhores técnicas para realizar a gestão do tempo e aumentar sua produtividade

Como vimos, as ações para auxiliar a gestão do seu tempo no trabalho são simples de entender. Entretanto, na hora de colocar essas ações em prática, muitas coisas acabam atrapalhando sua produtividade. Por isso, separamos duas técnicas que com certeza irão te auxiliar nesse desafio. Elas são:

Agora que conhecemos elas, vamos entender um pouco mais dessas técnicas!

Método Pomodoro

Criado por volta de 1980, o Método Pomodoro é baseado na ideia de Francisco Cirilo, que acreditava que era possível otimizar os resultados de trabalhos e estudo de maneira que não envolvesse nenhuma tecnologia avançada, mas sim práticas mentais, onde o cérebro é capacitado a avaliar situações cotidianas e os trabalhos apresentem cada vez melhores resultados.

A técnica segue um processo simples de gestão de tempo para trabalhar da melhor forma a maneira como a mente humana processa as informações. O método Pomodoro prova que a mente tem um potencial de aprendizado e desenvolvimento maior e mais eficiente quando não está sobrecarregada.

Ele é dividido em duas partes. Além disso, ele é baseado na ideia de que pausas frequentes podem aumentar a agilidade mental e evitar distrações:

A cada 25 minutos trabalhados (Um Pomodoro), ocorre uma pausa leve de 3 a 5 minutos, onde a mente ficará distraída e assim irá gravar as informações no subconsciente. Utilize essas pausas para acessar seu site favorito, tomar um café ou bater um papo com os amigos.

A cada quatro ou seis Pomodoros, realizar pausas mais intensas de 15 a 20 minutos. Em que devem ser realizadas atividades parecidas com as das pausas menores. Entretanto, vale lembra elas esse é um período para descanso, não realizando algo relacionado com as tarefas.

Assim, sua mente ficará mais relaxada e você evitará a fadiga no final do dia.

Método Getting Things Done (GTD)

O Getting Things Done (GTD) é uma metodologia de produtividade cujo foco é melhorar os resultados com menos esforço. Esse método surgiu em 2002, através do livro Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, do escritor norte-americano David Allen, e foi traduzido em português com o título “A arte de fazer acontecer”.

Acima de tudo, usar ideias simples e fáceis de serem colocadas em prática é o principal desse método. Além disso, o criador desse método busca ensinar as pessoas a como maximizarem a sua organização e produtividade pessoal sem estresse e esforço excessivo.

Um dos conceitos mais interessantes abordados no método Getting Things Done é o mind like water. Em português ele poderia ser traduzido como “mente clara como a água”. Essa é uma analogia com origem nas artes marciais e, ela explica como as pessoas tornam-se mais tranquilas ao terem tudo sob controle.

De forma simplificada, o método GTD pode ser resumido em cinco etapas principais:

  1. Capturar: primeiramente, é recomendável tirar da cabeça as ideias, preocupações e afazeres do dia e escrevê-los (“capturá-los”) em algum lugar de sua preferência. Pode ser em um papel ou até mesmo no bloco de notas do celular, desde que seja em um local de acesso rápido e fácil.
  2. Processar: essa é a etapa em que é necessário analisar com bastante atenção tudo o que foi anotado como parte das tarefas. Ou seja, suas preocupações e ideias daquele dia. Para ajudar nesse processo, o criador do Getting Things Done sugere o uso de um fluxograma.
  3. Organizar: um dos pontos chaves desse método é a organização, por isso, para conseguir ser produtivo é necessário manter um padrão de organização até mesmo nessa lista com os afazeres diários pois esse é o pontapé inicial para ter mais controle e domínio sobre os objetivos do dia.
  4. Refletir: esse é o momento de definir quais são as prioridades que merecem maior destaque e refletir a razão pela qual uma atividade ou ideia merece mais atenção do que a outra. Ou seja, é uma pequena revisão do que foi anotado. Isso também nos auxilia a manter em mente todas as tarefas depois de fazer essa breve análise.
  5. Engajar: por fim, essa é a etapa em que as tarefas e ideias são executadas, com a consciência de estar fazendo naquele momento a atividade mais importante e adequada para ele de acordo com as prioridades estabelecidas anteriormente, o que evita distrações e preocupações sobre o tempo e se será possível concluir tudo o que é necessário.

Ou seja, o GTD pode ser descrito como uma ferramenta bastante simples e acessível, que produz bons resultados para todas as esferas da empresa. 

Conclusão

É interessante notar como algumas ações e técnicas para realizar a gestão do seu tempo e do de sua equipe são simples, mas eficientes, não é mesmo?

Isso torna mais fácil a gestão da sua equipe e aumenta a sensação de valor de cada colaborador. Dessa forma eles maximizam sua produtividade e cada vez mais sentem-se mais importante para a sua empresa.