Empresas em fase inicial costumam sugar muita energia e tempo dos colaboradores, que por sua vez se desdobram para garantir que todas as responsabilidades sejam feitas dentro do prazo. No início, o foco principal dos empresários é realizar o produto, lançá-lo no mercado e conquistar seus primeiros clientes. Sendo assim, a desorganização e a desestrutura da empresa é aceitável.

O problema surge quando esse tipo de abordagem persiste ao longo do tempo de atuação da empresa, causando mal-entendidos entre funcionários, deixando tarefas que são importantes de lado ou para a última hora, e até mesmo prejudicando a produtividade da empresa, que consequentemente reflete no crescimento dela.

Nesse momento, o empresário que quer o crescimento de sua empresa deve pensar em pedir ajuda. Essa ajuda não precisa ser necessariamente na forma de um novo funcionário que cuide exclusivamente dos problemas, mas sim de ferramentas que podem auxiliar na interação entre a equipe de trabalho tornando o ambiente mais produtivo. Uma simples aplicação de CRM – Costumer Relationship Management, ou Gerenciamento do Relacionamento com Clientes, em português, pode ser a chave que levará a empresa rumo ao sucesso.

Para quem ainda não conhece o termo, o CRM é um conjunto de práticas, estratégias e tecnologias voltadas para negócio e cliente, podendo auxiliar as pequenas, médias e grandes empresas, assim como os profissionais que atuam de forma autônoma. Esse conjunto é muito usado para a aplicação de gerenciamento da empresa, análise de interações com clientes, antecipação de possíveis necessidades, otimização da rentabilidade da empresa e até mesmo no aumento das vendas.

Por isso, quando uma empresa passa por problemas na administração é aconselhável que aplicações de CRM sejam feitas a fim de melhorar a relação do negócio. A questão, para alguns empreendedores, é quando utilizar essas aplicações. Se essa também é a sua dúvida, confira a seguir sinais de que você precisa de um CRM:

1. Dados que não batem

Esse é um fator muito comum que nem sempre significa que a administração da empresa está indo mal. Se o caso acontecer uma ou duas vezes em fatos isolados, não há com o que se preocupar. Mas se constantemente os dados da empresa não batem, isso significa que há um grande problema na administração.

Isso geralmente acontece quando há planilhas diferentes para cada funcionário, e quando é feito uma revisão dos dados, eles parecem não bater. Na verdade, ter sistemas diferentes para o cadastramento de dados e lugares diferentes para armazena-los torna o trabalho da equipe mais confuso e suscetível a erros.

2. Perda de dados

Tão comum como o fato de dados que não correspondem, a perda de dados também costuma ser um sinal claro de que a administração precisa de ajuda. Se você usa apenas um sistema para guardar informações sobre a empresa e mesmo assim está faltando dados, isso quer dizer que há problemas em sua administração.

Mesmo que aja sistemas múltiplos para o armazenamento de dados, perder informações não é nada legal para um gestor de empresa. Essa perda pode comprometer a integridade da empresa em algum momento, caso os dados sejam mais importantes. Além de comprometer o controle do que acontece dentro de seu negócio.

3. Tempo de resposta lento

Se você trabalha com o atendimento ao cliente, é importante saber que se o tempo de resposta está muito lento, isso significa que há sérios problemas na administração do seu serviço. Embora o caso possa ocorrer algumas vezes em fatos isolados, deixar os clientes constantemente em aguardo nas ligações de atendimento não é nada aceitável.

Esse tipo de demora é visto por diversos clientes como uma falta de atenção e de preocupação com os problemas do consumidor. A demora pode ocorrer por diversos fatores, podendo ser por causa de sistemas lentos, ou por causa de acumulo de tarefas. Não importa o motivo, se isso acontece constantemente você deve se preocupar.

4. Atendimento único para os clientes

Essa abordagem costuma não funcionar quando o assunto é conquistar clientes. Isso porque todas as pessoas são diferentes, e cada uma delas precisa de uma abordagem personalizada. No mundo dos negócios, cerca de 80% dos negócios que acontecem no mundo são realizados com apenas 20% dos clientes respectivos.

Isso significa que uma abordagem mais direta e específica é melhor que uma abordagem mais abrangente. Sendo assim, se sua empresa não consegue atuar no marketing de uma forma que conquiste o público-alvo, isso significa que há problemas no relacionamento da empresa com o cliente.

5. Ambiente de trabalho desorganizado

Não é porque você é um profissional que atua de forma autônoma que não há regras ou definições para o seu local de trabalho. Para um ótimo atendimento do cliente, o profissional deve se preocupar com o espaço onde irá atender o cliente, seja por telefone ou pessoalmente. Se constantemente a sua mesa de trabalho está bagunçada, isso significa que falta tempo ou preocupação em manter tudo no lugar.

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