Durante um projeto, é normal que você, líder, busque sempre inovar, visando aumentar a quantidade de entregas, sem sobrecarregar sua equipe. Por isso, contar com algumas atividades na gestão de projetos é essencial para que esse objetivo seja alcançado.

Afinal, é com elas que você descobre como facilitar a vida dos seus colaboradores que, combinando com práticas ágeis de gestão, faz com que o ritmo de suas entregas seja constante.

Por isso, para te ajudar a entender como manter essa constância, criamos esse artigo. Nele, te mostramos 4 Atividades da Gestão de Projetos para impulsionar suas entregas. Confira!

4 Atividades da Gestão de Projetos para impulsionar suas entregas 

Como falamos acima, além de manter um ritmo de entrega constante, líderes de projetos precisam conseguir tirar mais da sua equipe, sem sobrecarregar ela. Por isso, contamos com algumas atividades que o ajudarão nesse desafio, fazendo com que o seu colaborador não sinta a mudança de forma negativa no dia a dia. Elas são:

  • Utilizar o Cumulative Flow Diagram no dia a dia;
  • Limitar o seu Work in Progress;
  • Usar o Kaizen como ferramenta de melhora constante;
  • Sugerir o Método Getting Things Done para aumentar a produtividade;

Abaixo, vamos entender melhor sobre cada uma dessas atividades!

Utilizar o Cumulative Flow Diagram no dia a dia

A primeira atividade que destacamos, é a de utilizar o Cumulative Flow Diagram no seu dia a dia! O CFD é definido de forma bem simples como um gráfico de acompanhamento do que ocorre no projeto. Com ele, conseguimos rastrear e prever quando serão concluídos os trabalhos. Assim, torna-se possível antecipar a necessidade de mudar o fluxo e/ou os processos internos.

Dessa forma, conseguimos ver com facilidade a quantidade de trabalho que entra em um comparativo com o que é entregue. Isso nos permite acompanhar o tempo que já foi gasto no projeto e, o escopo total dele.

Sua construção é simples, tendo como base, uma tabela que nos mostra o fluxo de trabalho do sistema. Sendo elas: itens de trabalho a fazer, tarefas em desenvolvimento e, as tarefas que foram entregues.

Por isso, é correto afirmar que o Cumulative Flow Diagram é essencial para analisar e entender onde estão os gargalos em nosso processo. Porém, vale lembrar que ele não deve ser utilizado para modificar o sistema de trabalho, e sim, para nos gerar insights do que podemos melhorar, aumentando a produtividade de sua equipe.

Limitar o seu Work in Progress

Limitar o seu Work in Progress é essencial para evitar que seus colaboradores fiquem sobrecarregados. Afinal, na gestão de projetos ágeis, o Work in Progress são as tarefas em execução, aquelas que estão na coluna Doing, ou “Fazendo” do Kanban. Por isso, é importante limitar o número de tarefas em execução.

Caso o WIP não seja limitado, haverá uma grande quantidade de tarefas em realização. Isso impacta em diversos indicadores de desempenho, mas podemos destacar o maior tempo para concluir uma atividade.

Além disso, há um enorme ganho de produtividade e motivação na equipe de projetos que limita o WIP. Isso porque essa forma de trabalho impede multitarefas e o prejuízo da mudança de contexto pode trazer na assertividade do funcionário.

Vale lembrar que não há um número mágico sobre qual a quantidade ideal de tarefas em execução. Por isso, para determinar a quantidade máxima de WIP é preciso, por exemplo, analisar a capacidade do seu time, a complexidade das tarefas no Backlog, o escopo do projeto e vários outros fatores.

Acredite, focar nas tarefas que estão sendo executadas vai ajudar na qualidade e assertividade do projeto como um todo.

Usar o Kaizen como ferramenta de melhora constante

Usar o Kaizen como ferramenta de melhora constante é sim uma atividade que nos ajuda a melhorar o ritmo e qualidade das nossas entregas. Afinal, essa filosofia japonesa nos ajuda a ser mais eficientes no nosso dia a dia. 

Em japonês, Kaizen significa “Mudança para Melhor” e, no contexto empresarial, sua principal característica é a busca por melhorias contínuas. Isso, em todas as áreas da empresa, seja em processos internos e até nas entregas aos clientes.

Uma das bases para o Kaizen acontecer, são os 5 S. São eles: senso de utilização, senso de ordenação, senso de limpeza, senso de organização e senso da autodisciplina.

O objetivo do Kaizen é reduzir custos e aumentar a produtividade, evitando desperdícios. Assim, o indicador mais importante para esta metodologia é a redução do tempo desprendido em uma tarefa, seja ela produtiva ou administrativa.

Uma empresa que adota o Kaizen acredita que seus colaboradores podem sempre melhorar o desempenho de suas atividades e em seus resultados.

Sugerir o Método Getting Things Done para aumentar a produtividade

Sugerir o Método Getting Things Done para aumentar a produtividade é mais uma atividade que você, como gestor de projetos, pode fazer para auxiliar a sua equipe a aumentar o ritmo de suas entregas. 

Afinal, o GTD é uma metodologia de produtividade cujo foco é melhorar os resultados com menos esforço. Esse método surgiu em 2002, através do livro “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” do escritor norte-americano David Allen, e foi traduzido para o português com o título “A arte de fazer acontecer”.

Através de ideias simples e fáceis de serem colocadas em prática, o criador desse método busca ensinar as pessoas a como maximizarem a sua organização e produtividade pessoal sem estresse e esforço excessivo.

Um dos conceitos mais interessantes abordados no método Getting Things Done é o mind like water, que em português poderia ser traduzido como “mente clara como a água”. Essa é uma analogia com origem nas artes marciais que explica como as pessoas se tornam mais tranquilas ao terem tudo sob controle.

Ao mesmo tempo, essa analogia da água também compreende que nem sempre é possível ter controle sobre as situações, pois a própria água em alguns momentos não permanece tranquila, como, por exemplo, durante uma tempestade em alto mar.

Em suma, o GTD pode ser descrito como uma ferramenta bastante simples e acessível, que produz bons resultados para todas as esferas da empresa. 

Porém, tão importante quanto adotá-lo é ter a certeza de que a equipe estará engajada e pronta para fazer as mudanças necessárias com o intuito de melhorar o seu desempenho e garantir uma produtividade maior para o negócio. 

Por isso, é o seu papel, como líder, sugerir e treinar os colaboradores que quiserem adotar essa metodologia em seu dia a dia, preparando-os para aumentar suas entregas.

Conclusão

E aí, o que achou de conhecer as atividades da gestão de projetos que sugerimos para aumentar a produtividade da sua equipe e também aumentar o ritmo de suas entregas? Espero que elas te auxiliem a melhorar como gestor, influenciando positivamente na qualidade das entregas do seu time.

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