A constante preocupação por parte de gestores sobre a condução de projetos promove diversos tipos de discussões acerca do assunto. Com o intuito de tornar tais processos ainda mais ágeis, manuais podem ser consultados de forma a possibilitarem com que o andamento das tarefas flua de modo satisfatório.

Uma das técnicas mais empregadas na atualidade, o Project Management Body of Knowledge, ou simplesmente PMBOK, tem sido utilizada para que os custos e o tempo demandados estejam cada vez mais alinhados com a realidade de cada empresa no segmento onde atua.

Dentre as principais posturas citadas ao longo do PMBOK, pode-se citar que há prioritariamente a integração de dez etapas consideradas imprescindíveis à boa gestão dos projetos ágeis. Com as fases bem estabelecidas, o que se espera é que haja uma delimitação suficientemente clara do papel de cada profissional envolvido, de forma que a equipe atue com maior empenho.

Conheça alguns pontos importantes dessa forma de se gerir projetos ágeis que promoverá diminuições no tempo de entrega e nos custos:

1- Partes Integradas:

Sob esse viés, os projetos são concebidos observando-se cada parte que deve estar articulada com o todo. Em outras palavras, pode-se alegar que o gestor deve possuir um modo holístico de enxergar o trabalho.

Em algumas formas de concepção ligadas à gestão, quem lidera deveria considerar os resultados obtidos somente quando da completa finalização das atividades. Isso, no entanto, tem se modificado na realidade das corporações. Nos dias atuais, todas as fases do processo são apuradas e devidamente classificadas como satisfatórias ou não.

2- Escopo:
Nessa etapa do trabalho ocorre uma espécie de levantamento do que deverá ser feito. É importante, contudo, que todas as tarefas necessárias sejam elencadas, da mesma maneira como as que não deverão figurar ao longo da execução de determinado projeto.

Com isso, estima-se que a equipe consiga vislumbrar com maior clareza onde deverá focar seus maiores esforços.

3- Estabelecimento de prazos:

O tempo é um recurso tão importante quanto escasso na atualidade. Assim sendo, é preciso que se saiba lidar com ele de maneira sensata, já que sua má administração costuma impactar diretamente sobre a lucratividade da empresa.

Organizar datas iniciais e finais de cada atividade, de forma com que a maior parte das tarefas possua uma característica de interdependência, ou seja, algumas devem começar somente após o término de outras, costuma acelerar os processos dentro de um projeto.

4- Lidando com custos:

Tão importante quanto a boa gestão do tempo que será empregado em um dado projeto, saber lidar com os custos pode representar o sucesso ou não do trabalho que deverá ser cumprido.

Nesse aspecto, mais que evitar que o dinheiro escoe, é necessário que se alerte para a questão da qualidade, pois esta não deverá ser sacrificada em detrimento da necessidade de se enxugar os gastos.

5- Atentando para a qualidade:

Uma das formas mais apropriadas de se lidar com o controle de qualidade é justamente padronizando algumas etapas que estarão presentes no processo de execução dos projetos.

Ainda que se viva em uma época onde a palavra inovação tenha ganhado uma aplicação cada vez mais incisiva, padronizar pode ser um meio para o alcance da excelência nas atividades.

6- Gestão de pessoas:
Ainda que uma equipe seja harmoniosa, diversos perfis de personalidade são encontrados, o que é absolutamente normal. Mesmo que os profissionais devam se adequar à filosofia da empresa onde estão inseridos, o gestor deve buscar manter uma postura de compreensão para os diferentes modos de se trabalhar que cada grupo possa vir a ter.

Não é exatamente tarefa das mais fáceis gerenciar diferentes tipos de talento, mas trata-se de algo que pode gerar grande satisfação quando executada com êxito.

7- Aprimorando a comunicação na equipe:

A comunicação costuma ser um fator de grande relevância para quem trabalha com atendimento ao público. Isso, no entanto, deve se estender a todos os profissionais de uma mesma organização, sobretudo quando se busca ganhar tempo e diminuir custos.

Dessa maneira, quando todos os membros de uma empresa conseguem se comunicar de modo direto e sem interferências, o andamento do trabalho se cumpre sem que ocorram distorções ao longo de se curso.

8- Reconhecendo riscos:

Conhecer todos os possíveis riscos que envolvem um determinado projeto é uma maneira de precaver-se quanto a futuros transtornos. Quando se olha para o que pode não dar certo, torna-se mais fácil a elaboração de estratégias com o intuito de se reverter reveses ao logo da execução das tarefas.

Mesmo que pareça perda de tempo, dedicar-se à essa etapa do planejamento costuma impedir com que os custos tornem-se ainda maiores no final de tudo.

9- Elencando aquisições:

Pode ser que em uma determinada empresa haja todo o material necessário para a elaboração de um projeto. Ainda assim, é preciso que se mapeie tudo o que será empregado ao longo do processo. Gerenciar contratos de aquisição é uma das tarefas que podem fazer parte dessa etapa do trabalho.

10- Partes atuantes:

Além da própria equipe de trabalho, outros profissionais poderão fazer parte de um projeto, o que requer atenção sobre eles. Envolvê-los no processo de tomada de decisão, além de uma forma de reconhecer a importância de cada um, costuma tornar o processo ainda mais completo.