Gerir bem um projeto é um desafio e tanto, não é mesmo? Afinal, ser o responsável por transformar as ideias em um produto, é algo que pode acabar tirando o sono do gestor. E, para isso, é necessário que ele conheça algumas funcionalidades essenciais para a gestão de projetos, facilitando sua vida.

Por isso que, tentando ajudar você, gestor de projetos, a tirar suas ideias do papel, criamos esse artigo. Nele, te mostramos 4 funcionalidades essenciais para a Gestão de Projetos e como você se beneficia delas. Confira!

Antes, vamos lembrar o que é a Gestão de Projetos!

Conforme já mencionamos acima, a Gestão de Projetos é a responsável por transformar ideias em um produto.

Por isso que, é necessário ter sempre em mente que, gerenciar um projeto é desenvolver ações assertivas para atingir com qualidade o objetivo dele. E, é necessário sempre garantir o atendimento nos prazos (cronograma) e custos (orçamento).

Afinal, quanto maior for a sua taxa de acerto em prazo e custo, mais competitivo e rentável será o seu negócio e, mais reconhecido você será, como um ótimo gestor. Logo, você, como Gerente de Projetos, se torna cada vez mais importante para a sua empresa. Um projeto é uma tarefa complexa e que envolve vários processos para chegar à sua fase final, não é mesmo?

E, para te ajudar a entender melhor ainda como você pode melhorar a sua gestão, separamos abaixo as 4 Funcionalidades Essenciais para a Gestão de Projetos. Confira elas abaixo!

4 Funcionalidades Essenciais para a Gestão de Projetos

Se acima nós falamos como você se torna cada vez mais importante para a sua empresa, sendo um ótimo gestor de projetos, vamos mostrar abaixo, algumas funcionalidades que certamente irão tornar sua vida um pouco menos difícil nesse ramo. Elas são:

  • O Workflow;
  • Kanban Online;
  • Cumulative Flow Diagram, ou, CFD;
  • Throughput;

Abaixo, vamos entender melhor sobre essas funcionalidades!

O Workflow

Em tradução livre para o português, Workflow quer dizer fluxo de trabalho. Porém, é imprescindível atrelar a expressão a tecnologia da informação. Afinal, o Workflow nada mais é, do que o gerenciamento informatizado dos passos de um ou mais processos que se comunicam com todos os envolvidos.

Sendo assim, é importante definir de maneira clara, quais são os passos que devem ser seguidos com intuito de automatizar os processos do negócio. o Workflow tem grande importância na gestão de pessoas, no processo de produção, atendimento ao cliente, finanças e outros segmentos.

Por isso, é imprescindível que todo o processo seja claro. Logo, a sua automação deve identificar as diferentes atividades do processo, as regras do procedimento e o controle das informações associadas as operações.

Assim é possível gerenciar e agilizar o fluxo, além de aumentar a harmonia no processo.

Kanban Online

Em tempos onde o trabalho remoto é forte no Brasil, um dos grandes aliados no gerenciamento de sua equipe, é o quadro de Kanban Online. Afinal, ele te traz diversos benefícios que o Kanban físico não possui, indo além da mobilidade.

Se o Kanban é uma metodologia para controlar os fluxos de produção em indústrias, no setor de TI, Kanban também é uma ferramenta visual de gestão de fluxo de desenvolvimento, famosa pelos quadros de post-it!

O uso do Kanban Online facilita a vida dos gestores de equipes remotas, por oferecer uma facilidade ao colher os dados de análise de alguns indicadores, como:

  • O Fluxo de Trabalho;
  • Comparar os tempos de alguns ciclos;
  • Qual o seu WIP;
  • Entre outros.

Além disso, o Kanban Online permite que você consiga priorizar melhor as demandas, já atribuindo a tarefa e o responsável por ela. Outro benefício, é o da facilidade de se realizar alterações instantâneas, te oferecendo maios agilidade e fazendo com que você perca menos tempo com as mudanças.

Cumulative Flow Diagram, ou, CFD

O CFD é definido de forma bem simples como um gráfico de acompanhamento do que ocorre no projeto. Com ele, conseguimos rastrear e prever quando serão concluídos os trabalhos. Assim, torna-se possível antecipar a necessidade de mudar o fluxo e/ou os processos internos.

Dessa forma, conseguimos ver com facilidade o seu Work In Progress, a quantidade de trabalho que entra em um comparativo com o que é entregue. Isso nos permite acompanhar o tempo que já foi gasto no projeto e, o escopo total dele.

O seu CFD é construído com base em uma tabela que nos mostra o fluxo de trabalho do sistema. Sendo elas: itens de trabalho a fazer, tarefas em desenvolvimento e, as tarefas que foram entregues.

O Cumulative Flow Diagram é um gráfico simples de se entender. Ele mostra a quantidade de trabalho a fazer, quantas tarefas estão sendo feitas e quantas foram entregues.

Assim, é possível analisar o que influencia nossas entregas, se as demandas novas atrapalham as antigas e, delimitar a quantidade de trabalho em progresso que estamos realizando, sempre de acordo com as entregas do time.

Throughput

De forma bem simples, o throughput ou vazão média é a quantidade de entregas que o seu time consegue realizar ao final de uma sprint ou um período de tempo.

A sua vazão pode ser medida de acordo com a duração da sua sprint ou iteração. Podendo ela ser semanal, quinzenal ou mensal. É interessante notar que, conforme a quantidade de projetos que o seu time for entregando, mais preciso será o seu cálculo de vazão.

Isso acontece porque esses dados nos permitem responder algumas questões que podem aparecer no início de um projeto, como qual o tempo médio para finalizar uma quantidade de demandas, a quantidade de entregas por sprint, seu ritmo de entregas, entr outras.

A vazão de entregas possui um papel fundamental na hora de se estabelecer o gerenciamento do fluxo de trabalho. Afinal, é com ela que se responde duas grandes dúvidas: quando a tarefa será entregue e quantas tarefas poderão ser entregues na data determinada.

Assim, conseguimos otimizar o tempo da nossa equipe, gerando mais valor para o cliente e, consequentemente, melhorando nossas entregas.

Conclusão

Esperao que as 4 Funcionalidades Essenciais para a Gestão de Projetos tenham te ajudado a melhorar como profissional. Afinal, essas ferramentas vieram para facilitar a nossa vida, melhorando nossa tomada de decisão, que passa a ter os dados de nossa equipe como base para ela.

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