Um dos grandes aliados no gerenciamento de sua equipe, é o quadro de Kanban Online. Afinal, ele te traz diversos benefícios que o Kanban físico não possui. Além da mobilidade oferecida por ele, um dos grandes benefícios que essa ferramenta oferece, é a possibilidade de gerenciar equipes que trabalham remotamente.

Por isso, para te ajudar a entender melhor o porquê de você utilizar o kanban online para gerenciar sua equipe, criamos o texto a seguir. Nele, falamos mais sobre o assunto e te mostramos alguns benefícios dessa ferramenta para sua empresa. Confira!

Antes, vamos entender como surgiu o kanban!

O Kanban é um termo japonês, que nasceu na década de 1960 com a empresa Toyota. 

Inicialmente, ele foi utilizado como um sistema de abastecimento e controle dos estoques da fábrica. Afinal, a empresa japonesa criou esse sistema para suprir as demandas de produtos que não estavam dando conta. Portanto, o kanban foi utilizado para equilibrar a produção da empresa.

Porém, com o passar dos anos e a popularização desse sistema de produção, o kanban acabou sendo utilizado, de forma adaptada, em diversos segmentos. 

Desde empresas de desenvolvimento de software, até escritórios de contabilidade utilizam atualmente essa ferramenta. Por isso, devido à crescente demanda do mercado, foram criados softwares de kanban online para facilitar o gerenciamento das equipes.

Agora que você conhece um pouco da história do Kanban, vamos entender sobre o seu funcionamento. 

Como funciona o Kanban!

Como vimos acima, o Kanban foi criado para solucionar primeiramente, um problema que a indústria possuía. Porém, com o passar dos anos, ele foi sendo utilizado por diversos tipos de empresas. Por isso, entender seu funcionamento é sempre importante, afinal, nunca sabemos quando vamos precisar trabalhar com esse sistema, não é mesmo?

Por isso que, para entender bem o seu modo de funcionamento, precisamos começar pelas suas principais funções. Elas são:

  • Equilíbrio dos processos, para garantir que as tarefas serão entregues e não seja necessário correria para finalizar suas entregas;
  • Controlar a quantidade de trabalho de uma equipe, o que evita que seus colaboradores fiquem sobrecarregados e sejam produtivos;
  • Gerenciamento do fluxo de trabalho, fornece uma visão geral para o gestor do que está sendo produzido e sua velocidade;

Legal ver as suas funções, não é mesmo? 

Agora, vamos entender mais da sua estrutura. Afinal, o quadro de Kanban é composto por:

Post-It

Ele normalmente representa a tarefa que precisa ser feita. Por exemplo, em uma equipe de desenvolvimento de softwares, existem diversos post-its. Um deles poderia ser “Analisar BUG X”. 

E, para facilitar a vida dos seus colaboradores, os post-its normalmente são coloridos e definem o responsável por determinada tarefa, seu nível de prioridade e seu tipo. 

Porém, vale lembrar que isso varia de acordo com o que for definido pela sua equipe. 

Etapas da tarefa

Elas mostram em que etapa cada tarefa está. Em uma equipe de desenvolvimento de software, por exemplo, temos algumas etapas. Elas podem ser: A fazer, Fazendo, Testando, Em Aprovação e Aprovada/Concluída.

Isso facilita a gestão da sua equipe, afinal, assim, todos conseguimos ver em qual etapa cada demanda está e é mais fácil de ter um panorama do que já foi feito e está pendente.

E, assim como os post-its, vale lembrar que as tarefas e suas etapas são personalizáveis de acordo com sua equipe. Afinal, somente vocês conhecem o melhor fluxo de trabalho.

Quadro

E por último, vêm a estrutura do seu Kanban, o quadro!

Afinal, é nele que conseguimos organizar as colunas, suas etapas e incluir as informações importantes, como o responsável por cada tarefa, a prioridade das demandas de acordo com a cor, entre outras.

Por isso que destacamos que cada equipe pode personalizar o seu, de acordo com suas demandas. Afinal, os quadros se adequam às suas necessidades e com certeza te ajudarão, e muito, no seu dia a dia.

Porque devo investir em uma ferramenta de Kanban Online?

Como vimos acima, o kanban físico é ótimo para comandar equipes que trabalham no mesmo escritório. Porém, um movimento que cresce no Brasil e no mundo, é o do home office. 

Para termos uma ideia, segundo a Pesquisa Home Office Brasil 2018, o número de empresas que aderiram a essa prática de trabalho no Brasil cresceu em 22%, comparando 2018 com 2017.

Com isso, temos uma dificuldade de gerenciamento utilizando o Kanban físico, afinal, como gerenciar com o quadro, o trabalho de alguém que não está no escritório, não é mesmo? 

Essa é uma dificuldade que o Kanban Online resolve. Afinal, essa ferramenta necessita apenas de acesso à internet para que possa ser acessada de qualquer lugar.

Além disso, esses SaaS possuem alguns dados que são bem mais fáceis de obter, como a análise dos indicadores de fluxo de trabalho, a possibilidade de comparar os tempos de ciclos, entre outras funcionalidades.

Outro funcionalidade do Kanban online que facilita, e muito, a sua vida, é a visão geral da atuação dos seus colaboradores. Dessa forma, fica muito mais fácil analisar o seu CFD e também entender qual é o seu Throughput.

Além disso, ainda separamos cinco benefícios do Kanban Online em relação ao quadro físico. Confira!

Cinco benefícios do Kanban Online em relação ao quadro físico

Visando ajudar você a entender melhor as facilidades do Kanban Online, em relação ao físico, destacamos cinco benefícios dele para sua gestão. Eles são:  

  • Alterações instantâneas;
  • Maior segurança;
  • Maior metrificação dos resultados;
  • Histórico detalhado das tarefas;
  • Facilidade na priorização das demandas e na atribuição da tarefa;

Abaixo, vamos entender melhor sobre elas!

Alterações instantâneas

Mudar o conteúdo dos post-its, alterar seu status, adicionar uma nova tarefa é algo comum da sua gestão, não é mesmo? E, com o Kanban Online, todas essas alterações, comuns de suas rotinas, são notificadas para todos os participantes de um projeto de maneira instantânea. 

Isso te oferece maior agilidade e faz com que você perca menos tempo, afinal, não precisa parar e explicar para todos as suas mudanças, reduzindo reuniões desnecessárias.

Maior segurança

Que gerente de projetos nunca perdeu um cartão? Além disso, existem algumas tarefas que somente o seu time pode saber, uma vez que elas podem conter informações confidenciais. 

Por isso que, um Kanban Online te traz mais segurança. Afinal, para acessá-lo, é preciso ter acesso à ferramenta e permissão de acesso ao quadro. 

Isso te fornece maior segurança e a certeza de que somente os colaboradores que precisam trabalhar naquele projeto estarão vinculados a ele.

Maior metrificação dos resultados

Uma coisa trabalhosa do uso dos kanbans tradicionais, é  a parte de metrificação dos seus resultados. 

O interessante das ferramentas online, é que elas permitem que você tenha as métricas do seu time em qualquer momento, de maneira fácil e rápida.

Dessa forma, analisar qual é o seu CFD, por exemplo, permite que você consiga acompanhar a estabilidade do seu time. Isso faz com que você saiba se seus colaboradores estão sobrecarregados ou não, por exemplo.

Essas e outras métricas, como, por exemplo, o tempo gasto em uma tarefa, são fundamentais para que você consiga medir o esforço utilizado nelas e consiga justificar os investimentos.

Histórico detalhado das tarefas

Ter que documentar tudo o que aconteceu em uma determinada tarefa, depois dela ser concluída, é algo trabalhoso e que com certeza não é preciso. 

Afinal, já deve ter acontecido de você não lembrar de uma ação feita para auxiliar seus resultados. Ou então deixar algum detalhe passar batido.

Um sistema de Kanban Online te ajuda a evitar que isso aconteça. Afinal, com ele, seus colaboradores conseguem documentar os passos feitos durante o andamento da tarefa.

Além disso, esse tipo de ferramenta te ajuda a ter um maior controle das horas gastas em um determinado projeto. Isso te ajuda a ter uma noção do esforço de sua equipe para que ele seja finalizado.

Facilidade na priorização das demandas e na atribuição da tarefa

Com um sistema online de gerenciamento de projetos, fica mais fácil priorizar suas demandas e fazer com que o seu time entenda de maneira mais simples. 

Afinal, não é preciso definir isso por cor, mas sim por prioridade. Além disso, também é possível atribuir as tarefas por usuário. Assim, cada um sabe exatamente o que precisa fazer e qual o limite de entrega para uma determinada ação.

Fora essas facilidades, você também consegue definir um limite de WIP por usuário. Isso faz com que você evite sobrecarregar seus colaboradores, tendo um ambiente de trabalho mais leve.

Conclusão

Legal entender como funciona um sistema de Kanban Online e entender todos os benefícios que ele te oferece, não é mesmo? 

Afinal, essa ferramenta facilita, e muito, o trabalho do seu gestor de equipes, permitindo que você tenha processos melhor elaborados e colaboradores contentes, por não terem uma carga de trabalho muito alta.

E se você gostou do Kanban Online e quer conhecer a nossa ferramenta de Gestão de Projetos, entre em contato com um de nossos consultores e agende uma demonstração gratuita. 

Afinal, a melhor maneira de descobrir todo o potencial de um Kanban Online, é testando ele!



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