Responder ou questionar sobre o tempo que levará para realizar uma tarefa já faz parte da rotina de quem trabalha com projetos. Por isso, conhecer algumas dicas sobre como você consegue diminuir o Lead Time de seus projetos, é fundamental para ter uma resposta certeira para isso.

Porém, se eu busco abaixar o meu Lead Time, como é possível fazer isso de maneira harmônica com meus colaboradores, sem sobrecarregá-los? É para isso que nós criamos esse artigo!

Nele, trouxemos 5 Dicas para você diminuir o Lead Time dos seus projetos, de maneira harmônica e que aumente a produtividade da sua equipe, sem sobrecarregar ela. Confira!

Antes, vamos entender a diferença do Lead Time entre Cliente e Empresa

De forma simples e direta, podemos dizer que o Lead Time, em gestão de Projetos, é o tempo que se leva para entregar uma determinada demanda. Porém, é importante observar que para cliente e empresa, ele possui diferentes perspectivas. 

Na visão do cliente, ele é tratado como o tempo que leva a realização do pedido até o produto chegar em suas casas. Já na visão da empresa é algo um pouco mais complexo, contando o tempo gasto em cada parte do projeto dentro da empresa até que o pedido chegue nas mãos do cliente.

Portanto, é muito importante que você conheça e saiba medir o seu Lead Time para ter uma melhora nos seus projetos. Afinal, conforme ele é reduzido sem afetar a qualidade dos seus serviços ou produtos, seus clientes ficam mais realizados e sua organização passa a ter uma redução de custos.

Por isso é importante conhecer como diminuir o seu Lead Time, assunto que tratamos abaixo!

5 Dicas para você diminuir o Lead Time dos seus Projetos

1) Se planeje para imprevistos

Um dos maiores rivais da produtividade é o improviso. Por isso é importante ter seus processos bem definidos, de maneira que permita que o gestor enxergue tudo de maneira completa e organizada.

Ou seja, ao invés de considerar uma única tarefa de cada vez, considere também o impacto de cada demanda no seu projeto. Por isso, é importante que você esteja preparado para lidar com, por exemplo, demandas inesperadas ou até mesmo com a ausência de algum parceiro, sendo importante ter sempre registrado possíveis parceiros para a sua emergência.

2) Identifique o tempo gasto em cada etapa

Uma coisa que possibilita que você identifique o tempo gasto em cada etapa, é contar com KPIs (indicadores de performance) bem definidos e com duração de cada etapa calculada. Por isso, verifique com atenção o estado do desenvolvimento e confira se existe lentidão em algum ponto que possa interferir outra seção.

Caso isso esteja acontecendo, assegure-se de ter as melhores soluções disponíveis para seus colaboradores. Afinal, muita burocracia pode fazer com que seu time gaste muito tempo e perca a produtividade para concluir tarefas simples, como relatórios e solicitações.

3) Reveja fluxos de trabalho

Uma das coisas que pode ajudar você a diminuir o Lead Time dos seus projetos, é rever, de tempos em tempos, os fluxos de trabalho. Isso considera a quantidade de fatores que podem acabar alterando o andamento do projeto, podendo eles serem internos ou externos, sendo a revisão de fluxos é necessária para a otimização.

No desenvolvimento, por exemplo, é válido revisitar a área de produtos para confirmar a coerência dos processos feitos durante o trabalho. Qualquer impedimento pode atrasar o andamento da produção e impedir o cumprimento do prazo.

4) Usar metodologias ágeis para otimizar o lead time

Uma coisa que aprendemos com o Sistema Toyota de Produção, são os métodos ágeis. E dessa metodologia, destacamos alguns recursos que utilizamos na gestão de projetos, como o Kanban, o Lead Time, entre outros.

É importante destacar que essas práticas vieram como uma maneira de realizar um gerenciamento ágil, aumentando as entregas nas linhas de produção. E, mesmo após mais de 70 anos esses métodos são aplicados atualmente, impactando positivamente o trabalho das organizações.

Por isso, utilizar essas metodologias ágeis como o Scrum e o Kanban podem ajudar a diminuir o lead time dos seus projetos. Isso acontece porque, uma vez que nós possuímos uma visão da percepção das nossas demandas, conseguimos otimizar o tamanho do fluxo de trabalho, aumentando assim, a produtividade da nossa equipe.

5) Usar uma ferramenta para gerenciar o lead time 

E a última dica para diminuir o Lead Time dos seus projetos, é a de contar com um software de Gestão de Projetos, como o Acelerato. Com ele, você consegue gerenciar suas tarefas e ter uma visão completa de todos os fluxos de trabalho. 

Usando o Kanban Online, por exemplo, você consegue saber quais demandas precisam ser feitas, quais estão sendo feitas e quais já estão finalizadas. Dessa forma, é possível acompanhar o progresso das atividades e analisar se os prazos estão sendo respeitados. 

Isso evita possíveis gargalos nas entregas e facilita na busca de soluções adequadas para os problemas que a sua equipe pode vir a ter. 

Além disso, com o Kanban Online, você consegue ter a visão por colaborador do que eles estão fazendo e também do backlog de produção deles. Isso permite que você delegue novas tarefas para quem está com menos tickets a fazer, evitando sobrecarregar um colaborador, por exemplo.

Conclusão

O que achou de conhecer as 5 Dicas para Diminuir o Lead Time dos seus projetos? É importante você notar que todas as dicas que nós trouxemos, se tornam mais efetivas quando você conta com tecnologia, por isso a importância de ter um SaaS como o Acelerato.

Além disso, otimizar o Lead Time dos seus projetos te ajuda na fidelização e satisfação do cliente. Isso acontece porque, uma vez que a sua equipe consegue realizar entregas de melhorias frequentes, por exemplo, o seu consumidor consegue perceber o valor do seu desenvolvimento.

Além disso, ele consegue notar que, suas sugestões de melhorias podem ser atendidas, sendo esse um possível ponto de desempate frente o seu concorrente