Apontamentos são muito úteis na gestão de projetos, principalmente os ágeis. Por isso, fazer uma boa Gestão de Apontamentos pode ser o que separa o sucesso do fracasso na operação. Que tal aprender como fazer Gestão de Apontamentos? Então continue lendo!
O que é Gestão de Apontamentos?
Gestão de Apontamentos é um recurso usado para controlar gastos efetivos com atividades e entender como estes custos se relacionam com o atendimento ou processo. Há vários cenários que se beneficiam muito desse tipo de controle, seja em gestão de projetos ou mesmo na rotina de uma área de atendimentos. Através da Gestão de Apontamentos, é possível, por exemplo:
- Realizar o controle de horas despendidas para áreas ou clientes atendidos;
- Administrar recursos disponíveis para analistas e equipes externos;
- E muito mais!
Agora, vamos nos aprofundar um pouco nesses cenários:
Realizar o controle de horas despendidas para áreas ou clientes atendidos
Com uma boa Gestão de Apontamentos é possível averiguar a produtividade da equipe e assim identificar gargalos na operação. Seja de clientes com mais necessidades, falhas de processos ou mesmo analistas que estão performando abaixo do esperado, por exemplo.
Administrar recursos disponíveis para analistas externos
É sempre complexo gerenciar os gastos e atividades de funcionários alocados ou que trabalhem externamente. Por isso, com a Gestão de Apontamentos é possível controlar atividades desempenhadas, reembolsos necessários e etc.
Quais as vantagens da Gestão de Apontamentos?
Os usos da Gestão de Apontamentos variam de acordo com o processo e tipo de negócio da empresa. Porém, uma de suas principais vantagens é verificar como o tempo da equipe está sendo consumido. A Gestão de Apontamentos proporciona uma melhor gestão da equipe ao controlar os custos dos serviços prestados e o tempo gasto. Assim, é possível otimizar processos e melhorar os resultados obtidos. Além disso, é possível ter ganho na confiabilidade de informações e até integração com outras áreas da empresa, como cobrança para clientes. Porém, este nível de controle só é possível com uma boa ferramenta.
Como escolher que ferramenta adotar
Uma característica que você deve observar ao escolher uma ferramenta que realize a Gestão de Apontamentos é se ela é em nuvem. A importância disso é permitir que equipes externas registrem suas tarefas e principalmente, que gestores possam acompanhar o andamento de onde estiverem. Além disso, esse tipo de ferramenta costuma ter um custo mais baixo do que as instaladas em um servidor local.
Gestão de Apontamentos e o Acelerato
Um dos pontos fortes do Acelerato é justamente sua funcionalidade de Gestão de Apontamentos. Isso, para gestão de projetos ágeis ou para o atendimento de empresas. No Acelerato, por exemplo, há três formas de fazer a Gestão de Apontamentos: Temporal, Monetário e Quantitativo.
- Temporal: Onde é atribuído ao ticket o valor de horas de atividade que poderá refletir em seu próprio relatório de produtividade, como também ao resumo do próprio cliente. Esse valor de hora ainda poderá ter um custo monetário vinculado à ele.
- Monetário: Onde podemos atribuir ao ticket um valor por aquele serviço, não dependendo se está relacionado a uma quantidade de horas ou quantidade de atividade realizada.
- Quantitativo: Permite através do apontamento quantificar uma atividade ou recurso. Um caso muito comum é o de analistas externos que precisam apontar quantidade de quilômetros (KM) de deslocamento. O Acelerato calcula o valor já cadastrado por KM e o analista precisa apenas inserir a quantidade de deslocamento de cada atendimento.
Mais controle e relatórios
Qualquer tipo de gestão precisa de bons relatórios e isso não seria diferente com a Gestão de Apontamentos. Com o Acelerato, por exemplo, é possível criar relatórios gerenciais que permitem total controle da operação. O que possibilita analisar desde a produtividade da equipe aos contratos estabelecidos com os clientes. As buscas dos relatórios permitem filtrar os resultados por: cliente, categoria e colaborador. Assim, o gestor ganha mais opções para escolher a melhor forma de trabalhar e avaliar os serviços prestados. A funcionalidade de Gestão de Apontamentos proporciona uma melhor gestão da sua equipe, analisando custos dos serviços prestados, tempo gasto e assim possibilitando melhores resultados.
Conclusão
Viu como a funcionalidade Gestão de Apontamentos pode ser o que sua operação precisava? Estes são apenas alguns dos usos e vantagens de adotar a Gestão de Apontamentos na sua empresa. Para saber mais, consulte as funcionalidades do Acelerato ou peça uma demonstração. 
