Projetos são essenciais dentro de uma equipe para que a organização e metas sejam mantidas, dessa maneira, quando há necessidade de reorganização dos escopos pode gerar algum transtorno para aqueles que estão gerenciando o projeto. Para que isso seja evitado, é interessante a criação de uma estrutura analítica do projeto ou uma EAP. Neste artigo iremos falar sobre a vantagem de utilizar esta ferramenta.
O que é Estrutura Analítica do Projeto – EAP?
Nada mais é do que um diagrama com o objetivo de organizar o escopo do projeto de maneira visual, com ordem de prioridade e em partes menores, para que se facilite o gerenciamento de entregas. Assim, com a fragmentação de tarefas, o gerente de projetos consegue ter uma visão geral e, possivelmente, terá melhores tomadas de decisões. Ao ser desenvolvida, o gerente estabelece as fases principais e, em seguida, mapeia as tarefas necessárias para atingir os objetivos. Visualmente, a EAP pode ser distribuída de maneira que as partes importantes fiquem acima no diagrama e os desdobramentos das atividades fiquem abaixo logo em seguida.
Existe diferença entre a EAP e o Cronograma?
A resposta é: sim! O cronograma tem como objetivo organizar um projeto a fim de coordenar a gestão de tempo do mesmo, além disso, com ele você pode listar as atividades do projeto, definir datas de início e término, os responsáveis, status de cada atividade etc.
Já a estrutura analítica do projeto não comporta atividades, mas sim, um conjunto delas que são independentes entre si e não devem se repetir ao longo da EAP. Podemos resumir que o cronograma irá indicar o que deve ser feito enquanto a EAP irá indicar como fazer.
Como criar uma EAP?
É de responsabilidade do gerente de projetos definir como será criada a estrutura juntamente com sua equipe a depender de como será orientada, pode-se dizer que existem 4 maneiras de se montar uma EAP:
- Por fases do ciclo de vida do projeto
- Por prioridade de entregas do projeto
- Por subtópicos dentro de um projeto
- Considerando vários aspectos importantes do projeto ao mesmo tempo
Além disso, existem alguns passos importantes para a criação da EAP como:
- Mapeamento de requisitos – eles precisam ser bem esclarecidos para que o trabalho seja realizado e quais pacotes de entregas são necessários para o sucesso do projeto.
- Preparar o termo de abertura e o escopo – este termo de abertura deverá ocorrer antes da elaboração da EAP, pois irá conter informações primárias sobre o projeto, como por exemplo: justificativa, resumo, objetivos, stakeholders, riscos etc.
- Criação da estrutura analítica do projeto – a técnica da decomposição pode ser muito eficaz nesse momento para dividir e subdividir o escopo e suas entregas em partes menores, conhecidos como pacotes de trabalho.
- Validar a EAP com as partes interessadas – os stakeholders precisam estar de acordo com a decomposição feita através de uma reunião feita com o objetivo de discutir, revisar e criar a versão final da estrutura analítica do projeto.
A seguir criamos um diagrama para exemplificar visualmente como funciona um EAP na prática:
Vimos como a importância da Estrutura Analítica do Projeto pode ser uma excelente aliada para organizar melhor os projetos futuros da sua equipe e como ter isso visualmente consegue evitar possíveis problemas e falhas, além disso, este diagrama também pode ajudar na divisão de tarefas entre os funcionários mais clara. Cabe ao gestor de projetos e líderes implementar este sistema de extrema importância na gestão dos projetos.
E aí, o que acha de começar a estruturar melhor seus projetos com a ajuda de um EAP?
