Também conhecido como fluxo de trabalho, o workflow funciona como uma sequência de atividades. Basicamente, uma demanda nova só pode ser executada quando a anterior for finalizada.
É inegável que contar com workflows é essencial para aumentar a produtividade e promover a melhoria contínua do trabalho da sua equipe. E com os checklists isso não é diferente, quando você cria a ordem correta de execução, evita que alguma etapa seja analisada antes da hora.
Por isso que, visando te auxiliar a diminuir as chances de utilizar essa ferramenta de forma incorreta, causando falhas e erros na operação, criamos esse artigo. Nele, te mostramos 3 Coisas que não podem faltar no seu Workflow de Checklists. Confira!
3 Coisas que não podem faltar no seu Workflow de Checklists
Como falamos acima, o workflow não é simplesmente uma concentração de diversas demandas. Ele é considerado um trabalho feito de etapas, seja por meio de uma plataforma ou de ações, e é essa sequência que o torna tão importante.
Por isso que, para te auxiliar a entender a ordem com que os processos devem ser executados, separamos os 3 itens a seguir:
- Cadência de Fluxos;
- Vincular as etapas;
- Modelos de Checklists
Abaixo, vamos entender melhor sobre essas etapas!
Cadência de Fluxos
Uma das funcionalidades essenciais para uma equipe que lida com cadência, é a conclusão de etapas, afinal, se uma delas não for cumprida, o resultado final será impactado, não é mesmo?
Porém, quando trabalhamos com workflow, é possível criar uma sequência de checklists. Certificando que todas as etapas serão realizadas na sequência prevista.
Imagine um processo de recebimento de mercadorias em um supermercado. É preciso seguir todo um fluxo de ingresso, para garantir que as mercadorias recebidas, atendam aos padrões de qualidade do seu negócio.
Fazer tudo isso em um único checklist não é impossível. Porém, quem teria a garantia de que tudo foi feito na ordem certa? Afinal, o profissional não teria acesso à informação da auditoria anterior, podendo deixar passar algum alimento fora da data de validade, ou alguma avaria nas mercadorias.
Vincular as etapas
Com as etapas vinculadas, um checklist só pode ser iniciado quando o encarregado finaliza o anterior. Isso garante que a sequência de aplicação seja respeitada.
Por exemplo, o seu checklist estará bloqueado até que a vistoria seja feita nas mercadorias, pois é uma parte essencial para assegurar uma descarga segura.
Assim, quando a revisão estiver completa, o responsável recebe uma notificação de que a etapa anterior foi concluída. Isso garante a otimização do desempenho de todos envolvidos nesse cadência, já que, os trabalhadores não precisam ficar parados enquanto aguardam o seu momento de inspeção chegar.
Modelos de Checklists
Contar com uma ferramenta de otimização, não apenas agiliza o preenchimento das etapas do fluxo, mas também, fornece condições para uma auditoria mais eficaz.
Ou seja, quando um ticket é aplicado no checklist, mesmo que os agentes estejam trabalhando em locais distintos, os documentos ou fotos que foram anexados anteriormente continuam intactos para que o responsável pela próxima etapa tenha a informação na palma da mão. Otimizando o seu tempo no processo de preenchimento.
Conclusão
Com isso, concluímos que uma execução focada nos detalhes impacta diretamente na rotina e na produtividade das pessoas que compõem sua empresa.
Afinal, quando as demandas são realizadas na cadência certa, com workflows estruturados, os erros diminuem, economizando tempo e aumentando a eficiência da sua operação.
Vendo melhor essas funcionalidades fica mais fácil saber o que não pode faltar no seu Workflow, não é mesmo?
E, que tal conhecer o Acelerato? Ele é a ferramenta ideal para você gerenciar o seu fluxo de checklists!
Por ser um SaaS, o Acelerato depende apenas de um computador ou celular com conexão à internet para funcionar! Além disso, o módulo de execução do Acelerato, com certeza, irá garantir que todas as suas unidades de negócios estejam, sempre em conformidade com os padrões de procedimento e qualidade da empresa.
