Fazer a gestão de diversos condomínios é algo trabalhoso e que demanda muita atenção. Por isso, contar com um sistema de atendimento para condomínios acaba sendo primordial para auxiliar as administradoras a realizarem a gestão desses projetos da melhor maneira, ganhando eficiência e agilidade.

Tendo isso em mente, criamos o texto a seguir, para te ajudar a entender melhor como um sistema de atendimento ajuda bastante a sua vida. Confira!

Antes, vamos entender quais funções a administradora é responsável

O papel principal da administradora condominial, é o de realizar a gestão do condomínio, obviamente. Além disso, essas empresas também podem ser as responsáveis pela Gestão de Recursos Humanos, Gestão Financeira, Operacional e até a Assessoria Jurídica dos condomínios. 

Dentre todas essas responsabilidades, como principais funções exercidas pelas administradoras, destacamos:

  • Cumprimento das obrigações fiscais do condomínio;
  • Gerenciamento das contas a pagar;
  • Realizar o pagamento dos colaboradores;
  • Realizar o controle do fundo de reserva do condomínio;
  • Cobrar as taxas de condomínio que estão em atraso;
  • Entre outras funções.

Como vimos acima, as administradoras possuem diversas responsabilidades em um único condomínio. Porém, como sabemos, esse tipo de empresa normalmente é responsável pela administração de diversos condomínios. Isso normalmente acarreta alguns problemas. 

Vamos entender melhor sobre esses problemas e destrinchar como podemos resolvê-los, abaixo!

Principais problemas enfrentados pelas administradoras de condomínios

Como toda empresa prestadora de serviço, as administradoras de condomínios enfrentam alguns problemas que podem sim serem resolvidos utilizando um sistema de atendimento para condomínios. Os principais que destacamos, são:

  • Mau atendimento;
  • Falta de transparência;
  • Pouca comunicação com os clientes;
  • Controle das prioridades das demandas;
  • Entre outros.

Abaixo, vamos entender mais sobre cada um desses problemas e ver como, um sistema de atendimento para condomínios auxilia você a saná-los.

Mau atendimento

Uma das principais reclamações que uma administradora de condomínios recebe, é quanto ao atendimento prestado por eles, para seus clientes.

Para termos uma ideia, esse é um dos maiores índices que temos, quando vamos analisar os tipos de reclamações no Reclame Aqui. Isso se deve a falta de um software especializado para realizar o atendimento dos síndicos e condôminos. 

Além disso, outra medida que auxiliará bastante a melhorar esse índice em sua empresa, é de delegar uma área somente para cuidar desses chamados. Isso oferecerá mais agilidade e também fará com que seu cliente enxergue mais valor em sua solução.

Para que isso dê certo, avise o síndico responsável do novo canal de atendimento e divulgue no quadro de avisos do condomínio também, criando essa conexão maior com os moradores.

Falta de transparência

A falta de transparência é algo que estremece a relação entre contratada e contratante. Por isso, é importantíssimo operar sempre com transparência. 

Uma saída para oferecer isso para seus clientes, é disponibilizar uma área de documentos online. Nela, é possível incluir documentos para a prestação de contas, balancetes, atas de reuniões, contratos de reformas, entre outros arquivos.

Isso faz com que o contratante se sinta aliviado, por ter adquirido os serviços de uma empresa idônea e de transparente.

Pouca comunicação com os clientes

A falta de comunicação também é algo que abala a confiança na relação da administradora de condomínios e o síndico. Para que isso deixe de ser um problema para você, contar com uma base de conhecimento específica para o condomínio contratante, é um diferencial. 

Afinal, você consegue incluir todos os documentos lá, além dos envios de comunicados e das novidades do condomínio. 

Além disso, também é possível transformar esse fórum, em algo totalmente interativo, incentivando a participação dos moradores e do síndico, aumentando sua sinergia e sua percepção de valor.

Controle das prioridades das demandas

Saber como priorizar as demandas, é essencial para calcular seus esforços da melhor maneira e entregar mais valor para seu cliente. 

Afinal, as demandas urgentes precisam de uma resolução quanto antes e, sem um sistema de atendimento para te auxiliar nessa tarefa, ela pode ficar perdida no meio dos e-mails.

Isso causando um desconforto no seu cliente, que terá que solicitar mais de uma vez a resolução do seu problema.

Portanto, podemos afirmar que delimitar as prioridades das demandas é importante para entender quais as melhores medidas que o seu time consegue tomar para diminuir os possíveis conflitos com os clientes e mostrar o seu valor.

Como um sistema de atendimento para condomínios, como o Acelerato, me ajuda no dia a dia

Como vimos acima, o dia a dia de uma administradora de condomínios é bem corrido. Por isso, contar com um sistema de atendimento online, como o Acelerato, é essencial para te dar agilidade e melhorar seus processos.

Além de te ajudar a resolver todos os problemas que falamos acima, temos a possibilidade de te auxiliar a melhorar os processos dentro do condomínio. 

Isso é possível através do Acelerato Audit, o sistema de auditoria que é perfeito para realizar o controle dos serviços prestados pelos funcionários da limpeza, por exemplo.

Um bom exemplo disso, é a possibilidade de realizar a auditoria sanitária. Dessa forma, temos o melhor controle do que foi limpo, as condições de limpeza da quadra, pátio, ambiente social, etc.

Além disso, também é possível utilizar a auditoria, para realizar o controle dos equipamentos do parquinho, por exemplo. Assim, garantimos que eles estejam sempre com a manutenção em dia, diminuindo os riscos de que alguma criança sofra um acidente com o brinquedo.

Conclusão

Legal ver como funciona um Sistema de Atendimento para Condomínios e entender como ele consegue facilitar o dia a dia de sua empresa, não é mesmo? 

Afinal, essa ferramenta permite que você tenha um controle muito melhor de tudo o que acontece em um determinado condomínio, permitindo que você tenha mais facilidade para focar no que é importante. 

E se você gostou do nosso texto sobre o Sistema de Atendimento para Condomínios e quer conhecer mais sobre como o Acelerato auxilia sua empresa com esse desafio,  entre em contato com um de nossos consultores e agende uma demonstração gratuita. 

Afinal, a melhor maneira de melhorar a sua gestão, é contando com tecnologia de ponta para sua empresa!



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