Quem trabalha com um kanban sabe que quanto menor a quantidade de tarefas no estágio “Doing” melhor, não é mesmo? E é por isso que hoje eu gostaria de falar com vocês sobre o Work in Progress, também conhecido como WIP.

Preparado para aprender o que é Work in Progress e como garantir a assertividade nos seus projetos ágeis? Então continue lendo:

Afinal, o que é Work in Progress (WIP)?

No Brasil, o termo work in progress (WIP) recebeu algumas traduções, por exemplo, trabalho em progresso, trabalho em andamento e etc.

Na cadeia de suprimentos, o termo Work in Progress é usado para definir um produto semi-acabado. Uma grande quantidade de produtos semiacabados é ruim para uma operação, pois é um custo (da produção até aqui, da mão de obra envolvida, armazenamento e etc.), porém sem possibilidade de lucro.

Pois não é possível comercializar um produto inacabado, não concorda?

Na gestão de projetos ágeis, o Work in Progress são as tarefas em execução, aquelas que estão na coluna Doing, ou “Fazendo” do Kanban. Por isso, é importante limitar o número de tarefas em execução.

Mas por que limitar o WIP?

Caso o WIP não seja limitado, haverá uma grande quantidade de tarefas em Doing, ou seja, em realização. Isso impacta diversos indicadores de desempenho, mas podemos destacar o maior tempo para concluir uma atividade (ou seja, do Backlog ao Done).

Além disso, há um enorme ganho de produtividade e motivação na equipe de projetos que limita o WIP. Isso porque essa forma de trabalho impede multitarefas e o prejuízo da mudança de contexto pode trazer na assertividade do funcionário.

Não há um número mágico sobre qual a quantidade ideal de tarefas em execução. Por isso, para determinar a quantidade máxima de WIP é preciso, por exemplo, analisar a capacidade do time, a complexidade das tarefas no Backlog, o escopo do projeto e vários outros fatores.

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Tenha certeza que uma tarefa só passará para a próxima etapa, ou seja, será dada como encerrada, quando estiver de fato finalizada. Pois só tem uma coisa pior que uma grande quantidade de tarefas em Work in Progress: retrabalho.  

Como controlar o Work in Progress (WIP)?

Existem diversas formas de limitar o Work in Progress dentro da gestão do seu projeto ágil. Uma boa dica é definir uma quantidade máxima de tarefas por pessoa do time, mesmo que trabalhando em conjunto.

Outra forma de limitar o Work in Progress (WIP) e trazer mais controle e assertividade para o seu trabalho é adotar uma ferramenta de gestão de projetos.

O Acelerato, por exemplo, possui uma função exclusiva para limitar o trabalho em progresso (WIP) para assegurar que o projeto sempre manterá o fluxo contínuo. Além disso, é possível impedir que os colaboradores tenham múltiplas atuações, entender o andamento do projeto com gráficos burndown e burnup, além de um módulo exclusivo de atendimento ao cliente.

Conclusão

Espero que tenha ficado claro o que é Work in Progress (WIP) e porque é preciso limitá-lo na sua empresa.

Acredite, focar nas tarefas que estão sendo executadas vai ajudar na qualidade e assertividade do projeto como um todo. Isso gera stakeholders mais satisfeitos, tanto clientes, como os funcionários.

Como é na sua empresa, o WIP é limitado ou livre? Comente abaixo!