Conforme falamos aqui, a Gestão dos Projetos é a chave do sucesso da maioria das empresas, uma vez que elas são essenciais para agilizar seus processos e fazer com que você tenha maior fluidez nos níveis organizacionais de seu negócio.
E, apesar de ser difícil encontrar algum projeto que não tenha tido nenhuma pequena falha durante sua execução, é possível minimizar a quantidade de ocorrências durante que afetem a entrega final do produto para seus clientes. Por isso, visando ajudar a melhorar sua gestão de projetos, criamos o artigo a seguir. Nele, te mostramos quais são os 7 principais erros que um gestor pode cometer. Confira!
7 Principais erros da Gestão de Projetos
Conforme falamos acima, a Gestão de Projetos é um dos elementos chave para o sucesso de um produto. Por isso que se deve ficar sempre atento aos principais erros que podem ocorrer durante o Gerenciamento de Projetos. Eles são:
- Falta de planejamento;
- Problemas com a comunicação entre a equipe;
- Realizar diversas alterações em seu escopo durante a execução;
- Delegação errada das atividades entre sua equipe;
- Não realizar um levantamentos dos riscos que podem ocorrer durante a execução do projeto;
- Prazos arriscados;
- Dar razão sempre ao cliente;
- Não estar atento aos erros;
E, para te ajudar a entender melhor sobre os sete erros, evitando assim cometer eles novamente, destrinchamos melhor os principais erros da Gestão de Projetos, confira!
Falta de planejamento
Apesar de ser uma premissa básica para iniciar um projeto, a falta de planejamento é um dos principais erros quando falamos sobre a Gestão dos Projetos. Ela normalmente acontece quando não é realizado o mapeamento completo de todos os detalhes desse novo desafio.
Por isso, realize a distribuição das tarefas entre sua equipe, estimativa de custo, tempo de entrega das demandas, todas as etapas do projeto, e, por último, não esqueça de sanar as dúvidas que possam vir a surgir entre seus liderados, pois é importantíssimo para a execução perfeita de seu projeto que todos tenham entendido suas funções.
Além disso, um erro que muitas vezes é cometido, é o de utilizar um planejamento de um projeto passado, para o atual. Porém, precisamos ter em mente que o que serviu para um, não necessariamente é o ideal para o outro, o que pode acabar elevando seus custos e até, colocando em risco o sucesso dele.
Problemas com a comunicação entre a equipe
A comunicação entre líder e equipe é algo primordial e, muitas vezes, por ser falha, pode acarretar diversas falhas que podem ser desastrosas para o bom andamento de seu projeto.
Por isso, invista em melhorar a comunicação entre sua equipe e também com o seu cliente, afinal ele precisa saber o andamento das entregas solicitadas por ele.
E, para que isso ocorra da melhor forma, estabeleça uma maneira de comunicação entre sua equipe e, uma entre cliente e empresa. Entre seus colaboradores, você pode incentivar o uso de um software de gerenciamento de projetos, como o Acelerato, ou então criar uma intranet para compartilhar os assuntos relacionados ao projeto, entre outras coisas. Já com o seu cliente, além de realizar ligações periódicas e apresentações in loco, também vale destacar a importância de utilizar outras formas de comunicação, como os boletins, por exemplo.
Realizar diversas alterações em seu escopo durante a execução
Um projeto com seu planejamento bem feito, normalmente possui poucas alterações em seu escopo até o final. Porém, caso você tenha que ficar alterando a todo momento alguma coisa no seu projeto, vale a pena sentar com seu time e recriar o planejamento.
Afinal, vale mais a pena gastar um pouco mais de tempo refazendo todo o planejamento e evitando alterações durante o trajeto, do que ter que ficar alterando a todo momento o seu projeto, algo que atrapalha muito mais o andamento das entregas.
Delegação errada das atividades entre sua equipe
Conforme falamos mais acima, delegar as atividades entre os colaboradores de sua equipe é fundamental para que seu projeto tenha sucesso. Afinal, é um pouco comum que algumas tarefas dependam da realização de outra para que possa seguir para o desenvolvimento.
Por isso, você deve ser minucioso ao delegar as tarefas do projeto. Além disso, você deve sempre acompanhar de perto se alguém de sua equipe está sobrecarregado, pedindo para que alguém de sua equipe o ajude a finalizar sua tarefa.
E, também é importante analisar como essa questão está interligada com os problemas de comunicação entre sua equipe e a falta de planejamento. Afinal, se um projeto foi mal planejado ou não possui uma comunicação adequada, o gestor não consegue identificar quem está sobrecarregado. Assim, ele não consegue atuar para melhorar o fluxo de trabalho de sua equipe.
Não realizar um levantamentos dos riscos que podem ocorrer durante a execução do projeto
Apesar de ser algo importantíssimo para se mapear durante o planejamento de um projeto, muitas vezes os riscos que podem ocorrer durante sua execução muitas vezes é ignorado. Isso é um problema, porque isso pode trazer diversos prejuízos, tanto financeiros, quanto temporais para o projeto.
Além disso, caso ocorra um problema que não foi mapeado, isso pode acarretar um abalamento da relação entre cliente e empresa. Por isso, é importantíssimo ter esses riscos sempre em vista. Afinal, isso evita que você abale a relação com seu cliente e, minimize os gastos necessários para contornar esses problemas.
Prazos arriscados
O gerente de projeto, por vezes, não possui o conhecimento técnico suficiente para determinar o prazo de execução de uma atividade específica, mas mesmo assim, define o prazo de finalização desta por conta própria e exige da equipe o cumprimento deste prazo. Este erro ganancioso pode custar o trabalho de toda a equipe.
É preciso existir um entendimento entre o líder e os liderados e em conjunto, o gerente de projeto e a equipe, precisam chegar a um denominador comum que atenda o prazo do projeto, não sacrificando os envolvidos e muitos menos interferindo no custo do projeto. Diversos membros pensando na solução de um problema provavelmente obterão a melhor resposta.
Dar razão sempre ao cliente
O gerente do projeto precisa saber dizer não ao cliente porque se ele não o disser, seu projeto, seu trabalho, sua carreira é que estarão em risco. Uma pequena alteração poderá custar o sucesso do projeto. Claro que alterações existem, e algumas vezes são realmente essenciais ao projeto, mas é necessário analisar qual é o verdadeiro impacto disso no projeto e então, se necessário for optar por não realizar a mudança solicitada.
Um outro ponto muito comum entre os clientes é solicitar uma alteração ou a correção de um erro com uma urgência extrema, muitas vezes o cliente não tem a real noção do tamanho do impacto que o seu pedido gera. No caso de erros ele está certo em querer rapidez na correção, mas nem sempre é algo tão simples e rápido de ser feito. O gerente de projeto precisa saber esclarecer a situação para o cliente e mostrar o porquê de a atividade exigir mais tempo.
Não estar atento aos erros
Um erro não pode passar desapercebido pelo gerente de projeto. O Gestor de Projetos precisa estar atento aos erros que sua equipe venha a cometer, e principalmente, precisa mostrar à pessoa que o erro pode prejudicar o projeto como um todo.
Cada erro deve ser tomado como exemplo de como não se fazer algo. O gerente deve passar esse sentimento a equipe toda, obviamente sem expor a pessoa que errou, deve mostrar o quão prejudicial isso pode ser e principalmente evitar que aconteça novamente.
Conclusão
Espero que tenha ficado claro quais são alguns dos problemas enfrentados por gestores de projetos e como eles conseguem contornar eles.
Além disso, vale a pena contar com um software de gestão de projetos em sua empresa. Esse tipo de ferramenta é muito útil para acompanhar o andamento das entregas do seu time e também, monitorar como anda sua produtividade. Dessa forma, você consegue ter o que é importante para analisar se o seu time está sobrecarregado ou desmotivado.
Post atualizado em 03/11/2022
