Realizar a gestão dos seus projetos é algo desafiador, não é mesmo? Afinal, ser o responsável por tirar as ideias do papel e transformá-las em realidade, é algo que pode acabar tirando o seu sono. E, para te auxiliar a se preparar melhor para o próximo ano, que tal conhecer algumas dicas para melhorar seus projetos?
Afinal, conseguir se preparar com antecedência, é um dos primeiros passos que você pode ter para melhorar seus projetos. Com a volta do trabalho híbrido e presencial, a dinâmica das empresas está mudando. E pensando em te ajudar nesse desafio, criamos este artigo.
Nele, te damos 9 dicas para melhorar seus projetos no ano que vem. Confira!
Defina seu Workflow e tenha pleno controle dele
De maneira simples, podemos definir o Workflow como a Gestão dos seus Processos.
Logo, é importante definir ele de maneira clara, além de deixar claro quais são os passos que devem ser seguidos com intuito de automatizar os processos do seu projeto.
Vale lembrar que o seu Workflow está diretamente relacionado e tem grande importância na gestão de pessoas, no processo de produção, atendimento ao cliente, finanças e outros segmentos. Por isso, é imprescindível que todo o processo seja claro.
Logo, você deve identificar as diferentes atividades do processo, as regras do procedimento e o controle das informações associadas as suas operações. Sendo assim, é possível gerenciar e agilizar o fluxo, além de aumentar a harmonia no processo.
Tenha Dashboards que te permitam ter uma visão analítica da sua equipe
Nós vivemos na era da informação. E, para gerenciar seus projetos futuramente, nada melhor do que contar com informação para melhorar a tomada de decisão. Isso é importantíssimo para um gestor de equipes à distância.
Por isso que, ter um dashboard com informações como quais tarefas estão em aberto, quais estão fazendo e quais foram feitas, além de contar com informações, como o seu Cumulative Flow Diagram, sua vazão média e quantidade de tickets entregues por tipo, são essenciais para gerir de maneira analítica a sua equipe.
Isso permite que você consiga distribuir as tarefas individualmente entre suas equipes e evite sobrecarregar seus colaboradores.
Dessa forma, você consegue garantir que seus funcionários não façam hora extra, trabalhando apenas o necessário para manter o seu projeto funcionando bem.
Tenha Agilidade na sua Tomada de Decisões
Como a gestão do projeto levanta todas as informações dele, antecipando erros que podem ocorrer, uma das dicas que te damos, é a de ter agilidade na sua tomada de decisões.
Afinal, com todas essas informações mapeadas, fica cada vez mais fácil pensar em alguma solução para algum problema que possa vir a ocorrer.
E, isso é importante para que você consiga, por exemplo, negociar melhores prazos para a entrega do projeto.
Tenha um cronograma que a equipe possa cumprir
Durante o planejamento de futuros projetos, é importante que tanto o gestor quanto a equipe alinhem um cronograma para cumprir todos os prazos estabelecidos previamente por todos, permitindo que a organização não seja prejudicada.
Estipular datas para a conclusão de cada etapa do processo produtivo ajuda com que os colaboradores da empresa aumentem a produtividade com o foco em entregar tudo dentro do prazo estipulado. Lembrando que é fundamental que os gestores acompanhem sempre de perto sua equipe.
Defina bem suas metas
É de responsabilidade do gestor organizar e definir quais serão os principais objetivos de um projeto e até onde a empresa deseja chegar com as estratégias estabelecidas. A partir disso, todos os colaboradores estarão cientes e alinhados e, consequentemente, a produtividade será quase que totalmente voltada para alcançar essas metas.
Além de aumentar a produtividade propondo desafios aos colaboradores, também é interessante que o gestor possa parabenizar as pessoas que participaram do projeto, seja através de alguma premiação ou feedbacks positivos.
Se comunique com sua equipe
Após o longo período de Home Office que presenciamos, algumas empresas estão retomando o trabalho presencial ou híbrido. Consequentemente, o gerenciamento de equipes também muda com essa dinâmica, afinal, o gestor deverá comandar pessoas tanto de perto, quanto de longe.
A transparência entre os profissionais é uma medida importante para que o negócio se desenvolva e possa crescer cada vez mais. O gestor acaba sendo responsável por fazer com que a mensagem chegue para todos. Dependendo da equipe e se ela está presencialmente ou não, cabe ao gestor utilizar alguns canais de comunicação que irão atingir seus objetivos, seja por e-mail, reuniões online ou presenciais.
Além disso, contar com um kanban online também é algo que auxilia muito para o gestor conseguir repassar as tarefas para as equipes, ver quem está com menos demandas e delegar sem sobrecarregar sua equipe o que precisa ser feito durante a sprint.
Outra dica, é a de utilizar os fóruns, que permitem que você compartilhe com sua equipe informações sobre determinado assunto. Dessa forma, todos colaboram e conseguem aprender, incentivando a troca de conhecimento e o aprendizado constante.
Tenha definido a responsabilidade de cada um
Definir metas e objetivos dentro da equipe é importante, como falamos anteriormente. Porém, também se faz necessário que o gestor deixe claro a responsabilidade de cada profissional envolvido no projeto, pois assim, ele irá manter a organização entre os setores e poderá evitar possíveis desentendimentos entre seus colaboradores.
Não adianta o gestor exigir que o projeto saia perfeito com ótimos funcionários se sua equipe não sabe trabalhar unida e com papéis bem definidos.
Saiba gerenciar riscos
Todo projeto dentro de uma empresa possui riscos, seja por aspectos internos ou externos, nunca está livre de consequências negativas. Por isso, é importante ter um gerenciamento de riscos para que a equipe identifique com antecedência e, assim, amenizar a ponto de não se tornar prejudicial.
Em um planejamento de projetos não é diferente. É essencial realizar o monitoramento dos perigos e criar uma matriz para analisar as principais ameaças. Além disso, as empresas precisam investir em estratégias capazes de solucionar os problemas, caso eles venham a acontecer. Eles podem estar relacionados a fatores internos ou externos do negócio.
Acompanhe os resultados
Após todas essas dicas que envolvem definir e organizar um projeto, também devemos pontuar a importância de acompanhar os resultados do planejamento, além de ser uma das tarefas mais importantes do processo, pois, é nesta etapa que o gestor irá acompanhar se os prazos estão sendo cumpridos, se as metas vão ser alcançadas e a execução dos projetos vai ser semelhante ao que foi combinado no planejamento.
Conclusão
Espero que essas dicas para melhorar seus projetos, te ajudem a se preparar para melhorar seus resultados. Por isso, tenha sempre em mente a importância de se comunicar com sua equipe de maneira clara e de ser aberto para discutir as ideias do projeto com eles.
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