Desde o dia 11 de março quando o coronavírus (COVID-19) foi oficialmente declarado pela Organização Mundial da Saúde (OMS) como uma pandemia, empresas do mundo todo vem adotando o home office como forma de trabalho para evitar a proliferação do vírus.

Por ser um processo novo para muitas empresas, muitos líderes sentem dificuldades para gerenciar sua equipe à distância. Engajar os colaboradores já é um desafio diário, afinal, com o trabalho remoto a comunicação é prejudicada e manter um padrão de produtividade se torna mais um empecilho. 

Para que essa modalidade de trabalho funcione o gestor e seus funcionários devem estar alinhados e não devem medir esforços para que o seu dia a dia seja efetivo.

Por isso que, visando te ajudar a tornar essa experiência menos traumática, criamos o texto abaixo. Nesse artigo vamos te ensinar algumas boas práticas para que esse processo seja posto em prática sem perder a produtividade. 

Quer garantir os resultados ao gerenciar sua equipe a distância? Confira as dicas a seguir!

Definir metas claras

Definir metas claras e objetivas já é uma parte muito importante no dia a dia de um gerente. E, para que sua equipe esteja sempre de acordo com tudo que deve ser feito, quando o trabalho é a distância, essa importância dobra. 

Por isso, estabeleça metas individuais e coletivas, assim o profissional consegue definir quais atividades deve priorizar, mantendo o time sempre motivado e produtivo, facilitando na hora do feedback.

Crie uma rotina e planeje sua semana

A falta de planejamento de rotinas de equipes tende a sobrecarregar os gestores, gerando erros durante os processos, retrabalho e perda de produtividade. 

Sem um planejamento duas pessoas do seu time podem estar fazendo a mesma atividade sem saberem. E, quando você deixa claro todas as tarefas que devem ser feitas naquela semana e cria uma rotina, isso fica mais fácil. 

Por isso, se comunicar com seu time é tão importante. Um exemplo, é o de ligar todo dia, pela manhã. Dessa forma, todos sabem o que vão fazer, quais as dúvidas e sugestões que tem. Além disso, essa atividade ajuda a engajar os funcionários, tornando o seu processo muito mais efetivo. 

Usar o Kanban Virtual

O método Kanban de organização consiste em uma metodologia de gestão visual, onde são utilizados post-its para separar cada etapa de um projeto em tarefas que devem ser feitas, que estão sendo executadas e também as concluídas. Ele foi desenvolvido pela Toyota, na década de 40 e, com o passar dos anos, foi se desenvolvendo e hoje podemos contar com o Kanban Virtual. 

Além de todos os benefícios que o Kanban tradicional traz ao seu dia a dia, como controlar a quantidade de trabalho de uma equipe e gerenciar o fluxo de atividades, o Kanban Online vai além. Ele te oferece uma visão geral de todos os seus colaboradores, com métricas precisas sobre, por exemplo, o tempo gasto em uma tarefa. 

Dessa forma, você consegue medir o esforço desempenhado em cada atividade, além de conseguir enxergar as principais dificuldades enfrentadas pelo seu time, ajudando o gestor a gerenciar sua equipe à distância.  Para utilizar essa ferramenta, você só precisa ter acesso à internet, podendo consultar de qualquer lugar, utilizando até mesmo o seu smartphone para isso.

Determinar os meios de comunicação

Com o avanço da tecnologia, hoje em dia existem diversas opções para se comunicar com o seu time. Então, defina um canal e assegure que todos tenham acesso e saibam o que acontecendo no dia a dia do setor e da empresa.

É sempre muito importante estar disponível para seus funcionários caso haja alguma dúvida ou dificuldade. E, ao definir um canal para isso, muito tempo é poupado, tornando a comunicação mais eficiente. Evite utilizar WhatsApp para conversar com seu pessoal, já que pode gerar algumas distrações. Por isso, para te ajudar a ver qual comunicador se encaixa com o seu modelo de negócio,separamos alguns canais legais para você falar com os seus colaboradores.

  • Rocket.chat – Uma plataforma de bate-papo em equipe de código aberto, com acesso disponível via browser, aplicativos para desktop e smartphone.
  • Google Hangouts – Plataforma de comunicação, desenvolvida pelo Google, que inclui mensagens instantâneas e chat de vídeo.
  • Skype – Permite comunicação pela Internet através de conexões de voz e vídeo, de forma gratuita. 

Ter encontros periódicos por videoconferências

Para que a equipe esteja sempre alinhada enquanto trabalha remotamente, as videoconferências fazem a diferença. Por isso, não deixe de separar pelo menos um dia da semana para fazer uma call com seu time. Isso garante que todos lembrem de seus objetivos e possam discutir os principais pontos daquela semana de trabalho, além tirar dúvidas e dar sugestões de melhoria.

Algumas dicas são:

  • Ficar com a câmera ligada: ajuda fortalecer os laços da equipe e manter a concentração;
  • Se a quantidade de pessoas for grande é legal desligar o microfone enquanto o colega está falando para evitar ruídos e interferências;
  • Ter sempre suas dúvidas e sugestões anotadas para não perder tempo pensando ou procurando essas informações, como e-mails.

Acompanhar e avaliar sua equipe

Mais importante do que definir metas é acompanhar se elas estão sendo realizadas. Por isso, confira sempre se seu time está conseguindo bater todas as metas propostas na semana,  fazendo os funcionários adquirirem uma responsabilidade maior. Além disso, peça feedbacks e saiba onde eles mais precisam da sua ajuda, tornando o trabalho remoto mais efetivo.

Ter um sistema online de gestão de projetos pode te ajudar nessa tarefa. Com o Acelerato você otimiza seu tempo de gerenciamento, medindo a produtividade com precisão, criando objetivos, metas e acompanhando a evolução do trabalho. 

Além disso, o Acelerato é 100% na nuvem e sem limite de projetos, permitindo que você consiga gerenciar mais de uma equipe, sem que os times se misturem e cause confusão.

Conclusão 

Ter uma cultura organizacional nesse momento é fundamental para engajar e gerenciar uma equipe à distância, como apresentamos neste artigo. Por isso, mantenha sempre os objetivos e metas claras para que o pessoal esteja sempre produtivo. 

Além disso, nunca se esqueça de deixar os canais de comunicação definidos para que os colaboradores saibam onde te encontrar quando precisar, otimizando tempo. E por último, mas não menos importante, acompanhe e avalie sua equipe, só assim você vai saber se o trabalho está realmente funcionando. E, para realizar isso da melhor maneira, você pode contar com o Acelerato. Caso você ainda não conheça a ferramenta, não perca tempo, acesse agora e faça o seu cadastro de forma totalmente gratuita clicando aqui!