Processos, seja os voltados para o público interno quanto para o externo, são os pontos-chaves para o funcionamento de um negócio. Assim, o mapeamento de processos é a melhor forma para conhecer, gerir e otimizar as atividades executadas em uma empresa.

Preparado para descobrir o que é mapeamento de processos e como isso é importante para um negócio? Então continue lendo!

Afinal, o que é mapeamento de processos?

Mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que analisa, documenta e busca otimizar os processos empresariais de um negócio.

O Mapeamento de processos está ligado a gestão de operações das empresas, pois identifica o fluxo de trabalho (workflow) para realizar um processo.

Além disso, todas as informações pertinentes para a execução de uma tarefa são descritas no fluxo de trabalho, por exemplo, partes envolvidas e recursos necessários (dados, competências etc.).

Quando uma empresa conhece bem seus processos, é mais fácil promover melhorias de gestão. E, assim, conseguir clientes satisfeitos e vantagens competitivas frente a concorrentes.

Vantagens do mapeamento de processos

Há uma série de vantagens que o mapeamento de processos pode trazer a um negócio. Por exemplo:

  • Maior conhecimento sobre as atividades executadas pelos departamentos;
  • Redução de custos;
  • Ganho de produtividade;
  • Identificar gargalos na produção;
  • Identificar falhas de integração entre sistemas;
  • Definir regras e requisitos mínimos para a execução de um processo;
  • Ajuda a identificar as ações que realmente geram valor para a empresa;
  • Gestão Transparente: Unifica a linguagem adotada nos processos empresariais;
  • Melhora a integração entre departamentos e a comunicação interna;
  • Ajuda gestores a desenvolver pensamento sistêmico, pois identifica como os processos de um setor impactam o restante da empresa e seus resultados;
  • E muito mais!

Antes de mapear processos, você precisa conhecer esses termos:

BPM (Business Process Management) – Em português, gerenciamento de Processos de Negócio, também conhecido como Gestão de Processos.

BPMN™ (Business Process Model & Notation™) – Em português, Modelo e Notação de Processos de Negócio. O BPMN reúne padrões gráficos e símbolos usados em diagramas e modelos de processos.

UML (Unified Modeling Language) – Em português, Linguagem de Modelagem Unificada. A UML é uma outra linguagem de modelagem para representar um sistema de forma padronizada.

Diferença entre política, processo e procedimentos!

Como, de fato, mapear processos?

Existem alguns passos e dados que precisam ser levados em conta ao mapear processos em uma empresa. Porém, esses passos podem variar de acordo com o modelo de negócios da empresa, o nível de maturidade de seus processos e até mesmo com as informações já disponíveis sobre as atividades desempenhadas pelos setores.

Neste artigo, vamos observar os seguintes passos:

  • Determine o objetivo de cada processo;
  • Identifique as entradas e saídas dos processos;
  • Identifique as partes envolvidas;
  • Identifique os recursos necessários;
  • Classifique os processos;
  • Mapeie regras de negócio e Handoffs;
  • Documente os processos;
  • Otimize os processos.

A seguir, vamos nos aprofundar em cada passo para mapear processos.

Determine o objetivo de cada processo

Pode parecer óbvio, mas acredite: muitas empresas mantêm processos simplesmente porque “sempre foi assim”. Por isso, determine o objetivo de cada processo, sua razão de existir e principalmente, o quão relevante ele é para que a empresa alcance seus resultados.

Assim, é possível eliminar processos que não agregam valor ou mesmo elaborar uma ordem de priorização de processos.

Identifique as entradas e saídas dos processos

Podemos conceituar entradas e saídas de processos da seguinte forma:

  • Entradas – Entradas ou “inputs” são os elementos modificados durante o processo.
  • Saídas – Saídas ou “outputs” são o produto do processo, ou seja, o que aquelas atividades, de fato, entregaram.  

Identificar as entradas e saídas ajuda a compreender o objetivo e o nível de performance dos processos observados.

Identifique as partes envolvidas

Em qualquer processo, há diversas partes envolvidas e identificá-las é crucial para a compreensão da relevância e efetividade dele.

As partes envolvidas de um processo correspondem aos stakeholders de um projeto. Em outras palavras, fornecedores, clientes, colaboradores, etc.

Identifique os recursos necessários

É fundamental ter no mapeamento de processos os recursos necessários para a execução de uma atividade, ou seja, o que é preciso realizar na entrada de um processo para obter a saída dele.

Estes componentes podem ser diversos, por exemplo:

  • Competências dos colaboradores envolvidos;
  • Matérias-primas;
  • Maquinários;
  • Ferramentas e sistemas;
  • E muito mais!

Classifique os processos

Lembra quando eu disse que mapear processos ajuda (e muito!) na priorização deles? Pois os processos organizacionais são, geralmente, classificados em três tipos:

  • Processos de gestão ou estratégicos – São os que concentram a estratégia do negócio.
  • Processos de missão – São os que concentram os processos da atividade-fim da empresa, ou seja, suprem as necessidades de clientes.
  • Processos de suporte ou apoio – São os que suprem necessidades internas.

Mapeie regras de negócio e Handoffs

Geralmente, ao avaliar as regras de negócio e os pontos de handoffs, é possível encontrar processos (ou etapas de processos) ineficientes, cujo motivo para existir é pura inércia.

Vamos revisar rapidamente o que é Regras de negócio e Handoff:

Regras de negócio – São regras e restrições sobre atribuições internas no negócio, elas refletem a política e o posicionamento da empresa. Por exemplo, uma empresa tem definido que compras de material de escritório até R$ 500 podem ser feitas por gestores com seus cartões corporativos

Handoff – Segundo o BPM CBOK® (Guide to the Business Process Management Body of Knowledge) um handoff é “qualquer ponto em um processo onde o trabalho ou a informação passa de uma função para a outra”.

Essa ação é uma transferência de responsabilidades entre departamentos diferentes, uma passagem de bastão. Por exemplo, um setor precisa comprar material de escritório e para isso envia um pedido de compras com as necessidades e enviar para o setor de compras.

Documente os processos

Quando se pensa em mapeamento de processos já se imagina um fluxograma das atividades, não é mesmo?

Porém, há diversos tipos de representações gráficas de processos à sua disposição. Por isso, o ideal é começar com uma documentação mais simples, listando as ações em bullets, para assim, quando o processo for totalmente conhecido, montar o fluxograma.

Além disso, nesta etapa já é possível relacionar formas de controle, acompanhamento de performance (KPIs) e começar a identificar oportunidades de melhoria nos processos.

Otimize processos

Com os processos mapeados é possível buscar formas de melhorar o desempenho da empresa, seja eliminando ou otimizando processos.

As informações reunidas nos passos anteriores – como outputs, públicos atingidos e objetivos – são cruciais para essa etapa.

Há inúmeras metodologias voltadas para melhorias de processos organizacionais. Por exemplo:

Depois do processo revisto e otimizado, é necessário documentar sua versão final.

Conclusão

Agora que você sabe o que é mapeamento de processos espero que a importância dessa ferramenta gerencial tenha ficado clara!

Com os processos mapeados, o próximo passo para obter mais ganho de produtividade é automatizar. Por isso, conte com o Acelerato e sua funcionalidade de Workflow por Processo.