Chave do sucesso da grande maioria de estabelecimentos, a gestão dos projetos é essencial para agilizar os processos e garantir uma melhor fluidez nos níveis organizacionais do seu negócio.
Preparado para entender mais sobre a Gestão dos projetos e entender como ela é fundamental para o crescimento do seu empreendimento? Então continue lendo abaixo!
Antes de entender o que é a Gestão dos Projetos, vamos entender o que é um projeto!
Segundo o PMBOK, a enciclopédia sobre gerenciamento de projetos publicada e revisada pelo Project Management Institute (PMI), um projeto é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo para que seja produzido um produto, serviço ou algum resultado único.
Por ter um começo e fim definidos, um projeto é algo temporário e que possui sempre um escopo bem definido, bem como recursos limitados.
Dessa forma, ele é considerado único, uma vez que um projeto é algo que foge da rotina. Seu início está em seu planejamento completo, passando pela sua execução, até o acompanhamento e finalização. São exemplos de projetos, o desenvolvimento de um software, alguma construção específica, entre outros.
Podemos resumir um projeto, em algo que tenha um objetivo traçado e possível de se completar, com os recursos disponíveis. Além disso, ele possui entregas de valor progressivas, com data para começar e terminar, sendo assim, único.
Vale lembrar que o projeto deve ter um gerenciamento específico, visando sempre apresentar os melhores resultados. Além disso, é sempre importante respeitar os prazos e o orçamento que foi previsto em seu planejamento.
Ok, agora que eu sei o que é um projeto, o que é a Gestão dos Projetos?
Como vimos, um projeto é uma tarefa complexa e que envolve vários processos para chegar à sua fase final. Por isso, para termos o melhor resultado possível, evitando ultrapassar os gastos pré-definidos, temos a figura do Gerente de Projetos. É ele o responsável por realizar toda a gestão. Ou seja, é ele quem realiza todo o planejamento, a distribuição de tarefas, metas e entregas, sempre acompanhando a execução do projeto.
Esse profissional é o responsável por liderar a equipe que vai entregar o melhor resultado possível para a empresa.
Ok, mas eu ainda não entendi muito bem como a Gestão dos Projetos pode me ajudar
É muito simples! Pense na Gestão de Projetos, como a ferramenta que irá auxiliar você a tirar seus projetos do papel.
Sabe aquele projeto de expansão? Ou então aquela obra que você precisa realizar em sua empresa? Com o gerenciamento de projetos, tudo ficará mais palpável de se tirar do papel.
Ou seja, apesar de ser algo que pode ser aplicado de diversas formas ao seu negócio, o gerenciamento de negócios trata de tirar aquela ideia do papel e colocar ela em execução da melhor maneira possível, respeitando sempre o custo e o prazo para sua finalização.
Quais são os benefícios que a Gestão dos Projetos me traz
Como vimos, a gestão de processos exige muita habilidade técnica e gerenciamento. Por isso, realizar esse tipo de trabalho em sua empresa garante algumas vantagens.
Abaixo, listamos alguns dos principais benefícios que essa práticas nos traz:
- Tenha um melhor controle dos processos;
- Cumpra seu cronograma;
- Diminua os riscos;
- Tenha agilidade na tomada de decisões;
- Satisfaça o seu cliente;
- Tenha um time engajado;
Abaixo, vamos falar um pouco mais sobre esses benefícios!
Melhore o controle dos seus processos
Realizar o acompanhamento dos processos de um projeto é algo complexo. Para otimizar isso, a gestão de projetos centraliza todas as informações relacionadas ao projeto.
Para auxiliar nessa tarefa, é importantíssimo contar com um software como o Acelerato. Ele é fundamental para alcançar a excelência na sua entrega. Com o Acelerato, sua equipe de suporte pode criar diretamente demandas para a equipe de desenvolvimento.
Por meio dessa integração é possível gerenciar múltiplos projetos e múltiplas equipes. Dessa forma, é possível priorizar as demandas e saber exatamente o que cada membro da sua equipe está fazendo. O seu time poderá ter controle total sobre o fluxo das tarefas de seu projeto, desde o contato com o cliente até a última release.
Cumpra seu cronograma
Como sabemos, o cumprimento do cronograma não é algo que depende apenas da equipe que está realizando o trabalho. Imprevistos acontecem e cabe ao gerente de projetos realizar sempre o acompanhamento das informações disponíveis. Dessa forma, é possível minimizar os atrasos e, negociar com antecedência o prazo com o cliente.
Diminua seus riscos
Um bom gestor de projetos é o responsável por separar e coletar a maior quantidade de informações sobre o projeto. Dessa forma, torna-se cada vez mais fácil antecipar os riscos e criar alguma solução preventiva. Isso faz com que isso não se torne um problema real, evitando dores de cabeça desnecessárias.
Tenha agilidade na tomada de decisões
Como a gestão do projeto levanta todas as informações dele, antecipando erros que podem ocorrer, um dos benefícios que ela oferece, é a tomada de decisões mais rápida. Afinal, com todas essas informações mapeadas, fica cada vez mais fácil pensar em alguma solução para algum problema que possa vir a ocorrer.
Tenha clientes satisfeitos
Nada melhor para satisfazer o seu cliente, do que realizar suas entregas no prazo e com qualidade. Basicamente, é isso que garante que o seu cliente ficará satisfeito e recomende seus serviços para conhecidos, gerando mais negócios para você.
Tenha um time engajado
Quem não gosta de trabalhar em um ambiente com o gerenciamento eficiente e que todo mundo sabe o que precisa fazer? Por isso, com o projeto bem definido, é possível melhorar o engajamento dos colaboradores envolvidos nele. Além disso, são eles que “colocam a mão na massa”. Por isso, é importantíssimo passar o máximo de informações possível para eles, explicando o motivo das decisões e envolvendo-os cada vez mais no projeto.
As principais falhas que podem acontecer na gestão dos projetos
Como vimos, gerenciar projetos é uma tarefa difícil e que demanda muita atenção, por conta das várias etapas que um trabalho pode demandar. É comum, contudo, que o líder cometa alguns erros, ainda que acredite ter feito o melhor possível. Conheça as principais falhas e saiba como evitá-las:
Pouca clareza quanto aos objetivos desejados
Um dos problemas que o mundo moderno nos oferece, é a falta de clareza nos objetivos de nossas tarefas. Por isso, é trabalho do gestor de projetos, passar para os profissionais, os objetivos de cada tarefa. Por isso a importância de realizar o planejamento de cada etapa do processo antes da sua execução, alinhando sempre com os colaboradores, quais resultados ela oferece para a empresa.
Falta de engajamento da equipe
Ainda que o líder seja responsável pela tomada de decisões estratégicas, o sucesso de um projeto depende também dos demais colaboradores do grupo de trabalho. Com isso, mais que dar ordens, deve-se motivar os membros da equipe de modo que se empenhem com afinco até que os planos saiam como o esperado.
Ter dificuldade em saber delegar tarefas
Concentrar todas as decisões para si é uma forma de demonstrar à equipe que não se confia em sua capacidade. Além de não se conseguir dar conta de finalizar todas as tarefas, quando não se delega atividades para os outros profissionais, perde-se muito tempo com preocupações que ocupam o lugar de decisões que poderiam ser cruciais à organização. Nesse caso, é importante que haja um desprendimento por parte do gestor que deve confiar mais nas habilidades do grupo que lidera.
Ultrapassar os prazos estabelecidos
Sabe-se que as pessoas podem atrasar, uma vez que imprevistos acabam acontecendo ao longo de suas vidas. O problema reside na reincidência desses atrasos, sobretudo quando a tarefa em questão envolve dinheiro. Dessa maneira, o gestor deve assumir uma postura mais incisiva no momento de esclarecer que deve-se fazer o possível para que todas as tarefas sejam cumpridas dentro do tempo estipulado.
Não saber impor limites quando necessário
Sugestões devem ser sempre bem recebidas por quem se incumbe da gestão de projetos, mas as principais tomadas de decisão devem ser feitas pelo líder. Há diversas razões para que alguém esteja em uma posição de liderança, sendo o preparo profissional uma delas. Para tanto, no momento de vetar alguma tarefa ou qualquer outra coisa relacionada a determinado projeto, o responsável deve agir da forma que julgar melhor, ainda que seja recebido com certa desaprovação pelos demais.
Não se atentar à política de contenção de gastos
Grandes companhias costumam evitar que o dinheiro da organização escoe por meio de decisões equivocadas ou desnecessárias. Conter gastos é algo imprescindível, sobretudo no atual momento de crise econômica que o mundo atravessa. Deve-se, portanto, estudar a empresa de modo detalhado, de forma que se possa economizar também na execução dos projetos.
Dicas para otimizar a Gestão dos Projetos
Agora que vimos os benefícios e as possíveis falhas que a gestão de projetos nos traz, vamos falar um pouco sobre como otimizá-la. Alguns pontos que destacamos são:
- Esteja em constante desenvolvimento;
- Explore a tecnologia ao máximo;
- Sempre que necessário, seja flexível;
- Reconheça o esforço de seus colaboradores;
- Mensure sempre os resultados obtidos;
- Sempre veja o projeto como um todo;
Abaixo, vamos falar um pouco mais sobre esses pontos!
Esteja em constante desenvolvimento
O mundo muda muito rapidamente, o que influencia nas formas como a gestão deve ser realizada. Para não ficar desatualizado quanto à realidade do mercado, o gestor precisa investir na busca constante por conhecimento. Vale destacar que não é sempre necessário investir muito dinheiro nas atualizações, uma vez que é possível estar por dentro das novidades por meio de materiais gratuitos disponibilizados na internet.
Explore a tecnologia ao máximo
Com os lançamentos tecnológicos, muito pode ser feito pelo companhia onde se atua. O Sistema Acelerato, por exemplo, permite que sua utilização seja feita de qualquer lugar no momento em que se desejar, o que organiza e agiliza os processos, de modo a facilitar o trabalho do líder e de sua equipe.
Sempre que necessário, seja flexível
Saber lidar com pessoas é algo que sempre estará presente na vida de quem trabalha com a liderança de alguma equipe. Para que o trabalho aconteça de maneira harmoniosa e satisfatória, é importante atentar para o fato de que cada um possui uma forma de realizar uma mesma tarefa. Querer imprimir um mesmo jeito de atuação para todos pode ser algo que influenciará no resultado final.
Reconheça o esforço de seus colaboradores
Ainda que o gestor adote uma linha mais rígida de administrar o trabalho que lhe foi designado, é necessário que ele saiba reconhecer quando alguém de sua equipe realizou uma tarefa com brilhantismo, pois isso servirá como estímulo para que os colaboradores continuem dando sempre o máximo de si.
Mensure os resultados obtidos
A avaliação do obejtivos deve ser feita periodicamente, ou seja, antes mesmo da execução do projeto chegar ao fim. Com essa atitude é possível ter uma prévia de como está indo o trabalho planejado, de modo a ser possível que alguns ajustes sejam feitos para que o andamento do processo não comprometa a totalidade das tarefas.
Veja o projeto em sua totalidade
O gestor precisa ter uma visão holística sobre cada etapa dos processos que lidera, pois com isso saberá reconhecer quando algo precisa ser modificado. Essa tarefa de observação poderá até mesmo ser realizada em etapas para que não se torne algo muito exaustivo, mas não deve nunca ser deixada de lado. Dessa forma, alguns riscos serão evitados, ao passo que os pontos positivos de determinado trabalho poderão ser potencializados.
Conclusão
Espero que tenha ficado claro a importância da Gestão de Projetos para as empresas e seus benefícios. Vale lembrar que essa prática otimiza nossos resultados e nos ajuda a entregar cada vez mais valor para o cliente.
Além disso, a Gestão de Projetos é importante por influenciar também na felicidade e satisfação dos colaboradores de sua empresa, que certamente irão render melhor com todas as tarefas distribuídas e com o gerenciamento eficiente.
